Coordonnateur·trice de bureau

Chez VIA HFR, nous réimaginons le service de transport ferroviaire de passagers pour le compte du gouvernement du Canada ! Notre objectif est de créer un nouveau réseau ferroviaire durable qui circulera plus rapidement, plus souvent et de manière plus fiable entre Toronto et Québec. Le projet TGF est le plus grand projet d'infrastructure du Canada depuis des générations.

Êtes-vous prêt à entreprendre un défi stimulant et percutant? Ne cherchez plus : VIA TGF est à la recherche d'un·e coordonnateur·trice de bureau.

Le rôle

Nous recherchons un·e coordonnateur·trice de bureau pour notre bureau situé à Montréal. Relevant du Directeur, Sécurité, votre rôle est de veiller à l’efficacité et à la fluidité des opérations quotidiennes du bureau, en assurant l’accueil des visiteurs, la gestion des espaces de réunions et des espaces communs, tout en soutenant les équipes dans leurs besoins administratifs. Ce rôle est 5 jours semaine, en présentiel, au bureau.

Les responsabilités

• Accueillir et répondre aux demandes des visiteurs et des clients.
• Gérer le courrier entrant et sortant, y compris d’accueillir des livreurs et effectuer la distribution des colis.
• Assurer la bonne organisation des salles de réunion (réservation, préparation, disposition des équipements, etc.).
• Coordonner la planification des salles de conférence en collaboration avec le personnel de soutien administratif des différentes équipes.
• Aider à l’organisation des activités ou évènements corporatifs et sociaux tout au long de l’année.
• Veiller à la propreté et à l’ordre général des espaces de travail communs, incluant de s’assurer que la cuisine est propre et que la vaisselle ne traîne pas.
• Assurer la coordination des salles de réunion lors des rencontres exécutives ou de la direction, y compris l’organisation des services de traiteur et la commande de repas.
• Assister les différentes équipes avec des tâches administratives variées (préparation de documents, réservations, comptes de dépenses, etc.).
  
  

En soutien à l’équipe des technologies de l’information

• Coordonner les réunions d’équipe.
• Lorsque nécessaire, assister le coordonnateur, TI et des installations à la gestion des stocks de fournitures de bureau, à passer des commandes en fonction des besoins, et à coordonner les services de maintenance de bureau (réparations, nettoyages, etc.).
  
  

Les exigences

• Diplôme d’études professionnelles ou collégiales dans le domaine du secrétariat, de la bureautique, de l’administration, ou tout autre domaine connexe.
• Minimum 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle de réceptionniste, de soutien administration, ou autre rôle similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques, incluant la Suite Microsoft Office.
• Excellentes compétences en service à la clientèle.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler de manière autonome.
• Sens de l'organisation et souci du détail.
• Sens de l’initiative et capacité à faire preuve de discrétion.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale en français et en anglais.
  
  

Pourquoi se joindre à VIA TGF ?

• Des assurances collectives entièrement payées pour vous et votre famille : soins médicaux, dentaires, vie, invalidité, etc.
• Un régime de retraite et des options d’épargne (REER et CELI)
• Des avantages sociaux flexibles : accès à des comptes de mieux-être et de santé pour soutenir votre style de vie
• Des vacances selon votre expérience, disponibles dès l'embauche
• Un programme de primes incitatives
• Travailler en mode hybride flexible
• Un environnement de travail qui encourage l’initiative, l’innovation et les solutions avant-gardistes
• Une occasion unique de façonner l'avenir du transport au Canada
  
  

Nous travaillons à créer des équipes fortes et diversifiées

Chez VIA TGF, nous croyons à la force des équipes diversifiées. Nous aspirons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable où chaque personne peut se développer et s’épanouir. Nous invitons donc toutes les personnes qualifiées, quelques soit leurs identités ou leurs spécificités, à postuler. Vous pouvez en savoir plus sur l'ensemble du projet sur notre site VIA TGF.

N’hésitez pas à nous avisez si vous avez besoin d’ajustements durant le processus de recrutement. Nous ferons notre possible pour vous offrir une expérience équitable et agréable, tout en gardant confidentielles les mesures d’ajustement.

Notez que nous contacterons uniquement les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue.