Engagement Support Specialist (Bi-lingual)

Company Description

Vialto Partners is a market leader in global mobility services. Our purpose is to ‘Connect the world’. We are unique and the only stand-alone global mobility business. This presents a rare opportunity for our clients, stakeholders and colleagues.

Our teams help companies streamline and effectively manage their global mobility programs in a cost-efficient and compliant manner. Our services focus on providing cross-border compliance and risk assessment for tax, immigration, business travel, rewards and compensation, and remote work.

Working at Vialto Partners is about getting the chance to be part of a global and dynamic team. Globally, Vialto Partners has over 6,500 staff in over 50 countries around the world and continues to grow. You will work with clients from a range of industries and different geographical locations. We believe in connecting the world and supporting our colleagues to do the same in their careers by undertaking assignments and opportunities globally that broaden their skills and ultimately benefit our clients.

Vialto is unstoppable when we work together in a culture of belonging, where everyone can thrive. We encourage employees to bring their true selves and share their unique talents and expertise to positively impact the communities we serve.

To learn more about what we do, tune in to our podcast On the Move to hear expert insights on issues affecting global mobility, and read about the latest news in the industry. You can also follow us on LinkedIn and Instagram.

Job Description

As a Bilingual Engagement Support Specialist, responsibilities include but are not limited to:

• Act as the first point of contact for Canadian and US tax clients, fronting client queries via email and phone.
• Act as a key liaison between the VVN and the local office to coordinate deadlines and the status of files.
• Schedule consultations with tax staff across Vialto Partner offices
• Triage incoming emails and phone calls from clients; utilize knowledge from training and provided templates to respond to inquiries.
• Escalate inquiries up to the Vialto Partners local office team as required.
• Run reports on the status of services offered to the client, ensure service level agreements are met, monitor and send reminders as required.
• Connect with government agencies and/or foreign offices (i.e. coordinate with foreign offices to obtain copies of foreign tax returns for foreign tax credit purposes, CRA, etc.)
• Supporting other VVN Canada team members with administrative functions such as filing, document assembly, scanning, and photocopying of additional documents, mailing and couriering documents to clients and tax authorities
  
  

Qualifications

What you will bring to this

• Experience in customer service
• Bilingual proficiency in French and English is required.
• A strong grasp of technology, including MS office and Google Suite of products.
• Effective written and verbal communication skills, ability to communicate and manage expectations with clients.
• Demonstrated self-motivation and a desire to take responsibility for personal growth and development.
• Ability to work effectively under pressure without compromising professional standards or quality of work.
• A demonstrated commitment to valuing differences and working alongside diverse people and Perspectives.
• Flexible in terms of work schedule as services all Canadian time zones and overtime is required.
  
  

Additional Information

The Engagement Support team services all Canadian time zones, therefore extended business hours and overtime will be required during peak periods.

Engagement Support team members work on a hybrid schedule, in office when required.

All Roles To Contain The Below EEO Statement

We are an equal opportunity employer that does not discriminate on the basis of any legally protected status.

All Roles To Contain The Below AI Statement

Please note, AI is used as part of the application process.

Description De L’entreprise

Vialto Partners est un chef de file du marché des services de mobilité mondiale. Notre objectif est de « connecter le monde. Nous sommes uniques et la seule entreprise de mobilité mondiale autonome. C’est donc là une occasion rare pour nos clients, parties prenantes et collègues.

Nos équipes aident les entreprises à rationaliser et à gérer efficacement leurs programmes de mobilité mondiale de manière rentable et dans le respect des normes. Nos services se concentrent sur la conformité transfrontalière et l’évaluation des risques en matière de fiscalité, d’immigration, de voyages d’affaires, de récompenses et de rémunération, et de télétravail.

Travailler chez Vialto Partners c’est profiter de la chance de faire partie d’une équipe mondiale et dynamique. À l’échelle mondiale, Vialto Partners emploie plus de 6 500 personnes dans plus de 50 pays. Et l’entreprise continue de se développer. Vous travaillerez avec des clients issus de différents secteurs d’activité et situés dans diverses zones géographiques. Nous croyons qu’il faut connecter le monde et aider nos collègues à faire de même dans leur carrière en acceptant des affectations et des occasions à l’échelle mondiale qui élargissent leurs compétences et, en fin de compte, profitent à nos clients.

Vialto est imparable lorsque nous travaillons ensemble dans une culture d’appartenance où tous peuvent s’épanouir. Nous encourageons les employés à être fidèles à eux-mêmes et à partager leurs talents et leur expertise uniques afin d’avoir un effet positif sur les collectivités que nous servons.

Pour en savoir plus sur ce que nous faisons, écoutez notre balado En mouvement pour connaître les points de vue d’experts sur des questions relatives à la mobilité mondiale et découvrir les plus récentes nouvelles dans le secteur. Vous pouvez également nous suivre sur Linkedin et Instagram .

Description Du Poste

En tant que Spécialiste du soutien à l'engagement bilingue, vos responsabilités incluent, sans s'y limiter :

• Servir de premier point de contact pour les clients fiscaux canadiens et américains, répondre aux demandes des clients par email et téléphone.
• Agir en tant que liaison clé entre VVN (Vialto Value Network) et le bureau local pour coordonner les délais et l'état des dossiers.
• Planifier des consultations avec le personnel fiscal des bureaux de Vialto Partners.
• Trier les emails et appels téléphoniques des clients ; utiliser les connaissances acquises lors de la formation et les modèles fournis pour répondre aux demandes.
• Transmettre les demandes à l'équipe locale de Vialto Partners selon les besoins.
• Établir des rapports sur l'état des services offerts aux clients, s'assurer que les accords de niveau de service sont respectés, surveiller et envoyer des rappels si nécessaire.
• Communiquer avec les agences gouvernementales et/ou les bureaux étrangers (par exemple, coordonner avec les bureaux étrangers pour obtenir des copies de déclarations fiscales étrangères pour les crédits d'impôt étrangers, ARC, etc.).
• Soutenir les autres membres de l'équipe VVN Canada avec des fonctions administratives telles que le classement, l'assemblage de documents, la numérisation et la photocopie de documents supplémentaires, l'envoi par courrier et messagerie des documents aux clients et aux autorités fiscales.
  
  

Pré-requis

Ce que vous apporterez

• Expérience en service à la clientèle.
• Vous maîtrisez le français et l’anglais et savez travailler aussi bien à l’oral qu’à l’écrit dans les deux langues.
• Une solide maîtrise de la technologie, y compris MS Office et Google Suite.
• Compétences efficaces en communication écrite et orale, capacité à communiquer et à gérer les attentes des clients.
• Motivation personnelle démontrée et désir de prendre en charge sa croissance et son développement personnels.
• Capacité à travailler efficacement sous pression sans compromettre les normes professionnelles ou la qualité du travail.
• Un engagement démontré à valoriser les différences et à travailler aux côtés de personnes et de perspectives diverses.
• Flexibilité en termes d'horaire de travail, car les services couvrent tous les fuseaux horaires canadiens et des heures supplémentaires sont requises.
  
  

Informations supplémentaires

L'équipe de soutien à l'engagement dessert tous les fuseaux horaires canadiens, par conséquent des heures de bureau prolongées et des heures supplémentaires seront nécessaires pendant les périodes de pointe.

Les membres de l'équipe de soutien à l'engagement travaillent selon un horaire hybride, en bureau lorsque nécessaire.

Toutes les fonctions doivent inclure la déclaration EEO ci-dessous : Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances qui ne discrimine sur la base d'aucun statut protégé légalement.

Toutes les fonctions doivent inclure la déclaration IA ci-dessous : Veuillez noter que l'IA est utilisée dans le cadre du processus de candidature.