Client Service Administrator

Vialto Partners is a market leader in global mobility services. Our purpose is to ‘Connect the world’. We are unique and the only stand-alone global mobility business. This presents a rare opportunity for our clients, stakeholders and colleagues.

Our teams help companies streamline and effectively manage their global mobility programs in a cost-efficient and compliant manner. Our services focus on providing cross-border compliance and risk assessment for tax, immigration, business travel, rewards and compensation, and remote work.

Working at Vialto Partners is about getting the chance to be part of a global and dynamic team. Globally, Vialto Partners has over 6,500 staff in over 50 countries around the world, and continues to grow. You will work with clients from a range of industries and different geographical locations. We believe in connecting the world and supporting our colleagues to do the same in their careers by undertaking assignments and opportunities globally that broaden their skills and ultimately benefit our clients.

Vialto is unstoppable when we work together in a culture of belonging, where everyone can thrive. We encourage employees to bring their true selves and share their unique talents and expertise to positively impact the communities we serve.

To learn more about what we do, tune in to our podcast On the Move to hear expert insights on issues affecting global mobility, and read about the latest news in the industry. You can also follow us on Linkedin and Instagram.

Job Description

As a Client Service Administrator, you'll work as part of a team of problem solvers, helping to solve complex business issues from strategy to execution.

Responsibilities for this position include but are not limited to:

• Involvement in various client teams, being the primary point of contact, where appropriate.
• Working directly with client contacts and fully understanding the client’s business, policies, procedures and issues and opportunities related to their mobile employees.
• Participation in client meetings and business development activities.
• Responsibility for the engagement administration to allow all staff to focus on the right work.
• Tracking and supporting client deadlines.
• Coordination of payroll, tax notices and compliance season workflow.
• Working with the team to identify opportunities to automate work to reduce hours, share knowledge and ideas.
• Assisting engagement leaders with the billing process.
• Collaborating with other CSA’s nationally to share knowledge, materials and best practices.
  
  

Qualifications

• Experience in customer service
• A strong grasp of technology, including MS office and Google Suite of products
• Effective written and verbal communication skills, ability to communicate and manage expectations with clients
• Demonstrated self-motivation and a desire to take responsibility for personal growth and development
• Ability to work effectively under pressure without compromising professional standards or quality of work
• A demonstrated commitment to valuing differences and working alongside diverse people and Perspectives
• Flexible in terms of work schedule as services all Canadian time zones and overtime is required
  
  

Additional Information

• This is a hybrid role, with an expectation of a minimum of two days/week in the office. Location: Montreal
• We are an equal opportunity employer that does not discriminate on the basis of any legally protected status.
• Please note, AI is used as part of the application process.
  
  

Description de l’entreprise

Vialto Partners est un leader du marché mondial pour les services de mobilité internationale. Notre mission est de ‘’connecter le monde’’. Nous sommes uniques: Vialto est la seule entreprise de mobilité internationale totalement indépendante, offrant ainsi une opportunité unique pour nos clients, parties prenantes et collaborateurs.

Nos équipes aident les entreprises à optimiser et gérer efficacement leurs programmes de mobilité internationale, de manière rentable et conforme aux normes. Nous offrons des services axés sur la conformité transfrontalière et l’évaluation des risques en matière de fiscalité, d’immigration, de voyages d'affaires, de rémunération et de télétravail.

Travailler chez Vialto Partners, c'est avoir l’opportunité de faire partie d’une équipe mondiale et dynamique. À l’échelle internationale, Vialto Partners compte plus de 6 500 employés répartis dans plus de 50 pays, et notre entreprise continue de croître. Vous allez collaborer avec des clients issus de divers secteurs et régions géographiques. Nous croyons qu'il est important de connecter le monde et d'aider nos collègues à faire de même dans leur carrière en entreprenant des missions et des opportunités à l'échelle mondiale qui élargissent leurs compétences tout en contribuant à la satisfaction de nos clients.

Vialto est d’une force incomparable lorsque nous travaillons ensemble, dans une culture d’appartenance où chacun peut s’épanouir. Nous incitons nos employés à rester authentiques et à partager leurs talents et expertises uniques, afin d’avoir un impact positif sur les clients internationaux desservis.

Pour en savoir plus sur nos activités, écoutez notre balado En mouvement pour découvrir les perspectives d’experts sur les enjeux de la mobilité mondiale et rester à jour avec les dernières actualités du secteur. Vous pouvez également nous suivre sur Linkedin et Instagram .

Description de l'emploi

En Tant Qu'administrateur Du Service Client, Vous Travaillerez Au Sein D'une Équipe En Mode Solution, Aidant à Résoudre Des Problèmes Commerciaux Complexes, De La Stratégie à L'exécution. Les Compétences Professionnelles Et Les Responsabilités Pour Ce Rôle Comprennent, Sans S'y Limiter :

• Implication dans diverses équipes clients, en étant le principal point de contact, le cas échéant.
• Travailler directement avec les contacts de nos clients et comprendre pleinement les activités, les politiques, les procédures, les problèmes et les opportunités du client liés à leur programme de mobilité globales et leurs employés
• Participation aux réunions clients et aux activités de développement commercial.
• Responsabilité de l'administration et la gestion répartition de la mission pour permettre à tout le personnel de se concentrer sur le bon travail.
• Suivre et respecter les délais des clients.
• Coordination du workflow de la paie, des avis fiscaux et de la saison de conformité.
• Travailler avec l'équipe pour identifier les opportunités d'automatisation de certaines taches afin de réduire les heures, partager les connaissances et les idées.
• Aider les responsables de mission dans le processus de facturation.
• Collaborer avec d'autres ASC à l'échelle nationale pour partager des connaissances, du matériel et les meilleures pratiques.
  
  

Qualifications

• Expérience dans le domaine du service à la clientèle
• Une solide maîtrise de la technologie, y compris MS Office et la suite de produits Google
• Compétences efficaces en communication écrite et verbale en anglais et en français, capacité à communiquer et à gérer les attentes des clients.
• Motivation personnelle démontrée et désir d'assumer la responsabilité de la croissance et du développement personnels
• Capacité à travailler efficacement sous pression sans compromettre les normes professionnelles ou la qualité du travail
• Capacité à gérer les priorités et un sens développé de l’organisation
• Un engagement démontré à valoriser les différences et à travailler aux côtés de personnes et de perspectives diverses
• Flexibilité en termes d'horaire de travail puisque desservant tous les fuseaux horaires canadiens et des heures supplémentaires seraient requises
  
  

Informations Supplémentaire

• C'est un rôle hybride, avec une exigence d'au moins deux jours par semaine au bureau. Emplacement : Montréal.
• Vous partagez nos valeurs que sont l’excellence, le travail en équipe et l'échange Nous avons hâte que vous nous rejoigniez!
• Nous sommes un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et qui ne pratique aucune discrimination fondée sur un statut protégé par la loi.
• Veuillez noter que l’IA est utilisée dans le cadre du processus de demande d’emploi.