Executive Assistant—Hybrid

Bienvenue là où l’humain est au cœur de tout.   

Bienvenue aux gens qui ont une vision d’avenir inspirante et qui sont à la recherche de défis stimulants. Chez nous, vous aurez d’innombrables occasions d’apprendre et de développer des compétences variées en travaillant sur des projets mobilisateurs.  

Nous sommes une firme détenue à 100 % par ses employés et employées et valorisons la fibre collaborative et l’esprit entrepreneurial. Vous aurez la flexibilité de gérer votre travail à votre façon et de façonner votre équilibre entre vie privée et vie professionnelle. 

Chez CIMA+, nous vous accueillons en vous disant​ « Bienvenue chez vous ! ».

L’adjoint ou l’adjointe de direction aura la responsabilité d’assister la direction en développement et stratégie des affaires. L'adjoint ou l'adjointe de direction jouera un rôle clé en tant que bras droit dans la coordination des activités du département, avec une responsabilité directe dans la planification, l'organisation et la prise en charge de la gestion des documents, le contrôle de la qualité, ainsi que la correspondance administrative, en lien avec les initiatives d'électrification des transports. Un esprit curieux et entreprenant sera essentiel à la réussite de ces missions.

Nous offrons un mode de travail hybride flexible vous permettant de travailler de votre domicile et de notre bureau de Montréal.

 Principales responsabilités 

• Planification et coordination : Organiser les réunions, les rendez-vous, et les déplacements, en tenant compte des priorités et des contraintes de temps, tout en veillant à la disponibilité des informations nécessaires. 
• Gestion des rencontres : Coordonner les réunions de divers comités, les suivis clients et partenaires, en préparant les calendriers, en assurant la logistique, et en rédigeant les comptes-rendus. 
• Gestion des communications : Filtrer et gérer les communications entrantes et sortantes, répondre aux demandes appropriées, rediriger et faire le suivi des messages vers les membres concernés. 
• Préparation de documents : Rédiger, réviser et éditer les documents, les rapports, les offres de services, les présentations, et les autres documents requis pour la direction. Organiser et maintenir les dossiers et courriers, mettre à jour les bases de données et les systèmes de gestion de l'information. 
• Gestion de la correspondance et de la documentation : Maintenir une documentation organisée et facilement accessible, en s'assurant de l'exactitude des comptes-rendus de réunions et des décisions prises. 
• Facilitation de la communication : Collaborer avec d'autres départements et parties prenantes pour fluidifier la communication interne et externe. 
• Coordination de projets spéciaux : Gérer les projets spéciaux et les initiatives assignés par la direction, comme développer des articles pour des présentations à des évènements. 

• Diplôme d'études collégiales ou professionnelles (DEC, AEC ou DEP) en administration, communications, techniques bureautiques ou dans un autre domaine pertinent 
• Minimum trois (3) ans d’expérience en administration ou dans un domaine connexe ou l’expérience pertinente en tant qu'adjoint-e administratif-ve, secrétaire de direction et/ou coordonnateur-trice administratif-ve
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit. Le bilinguisme est une exigence pour ce poste afin de communiquer efficacement avec un large éventail de parties prenantes, notamment nos clients, nos partenaires et nos équipes intersectorielles à l’échelle nationale 
• Sens aigu de l’esthétisme dans les communications, souci élevé de la qualité du travail, attention aux détails, capacité à gérer les priorités et la pression 
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et Adobe Pro 

Contacter Marjorie Colon  

#LI-Hybrid 

L’éthique et l’intégrité sont des valeurs fondamentales chez CIMA+. C’est pourquoi nous nous engageons à assurer l’égalité d’accès​
aux ressources et aux opportunités pour les candidat-e-s, quelles que soient leurs identités (race, ethnicité, couleur, religion, sexe, âge, handicap, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, statut socio-économique ou vécu, etc.).​

Conformément aux principes d’équité en matière d’emploi, nous encourageons toutes les candidatures, y compris, mais sans s’y limiter, celles des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées et des minorités visibles. Nous encourageons également​
les candidat-e-s à remplir le formulaire de déclaration volontaire, lors de la demande d’emploi.​

Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande. Votre partenaire d’affaires traitera votre demande. 

Pour en savoir plus, Avantages employé-e-s - CIMA+.