Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative

Entreprise: GCL

Service: Relations avec les membres

Langue: L’anglais est exigé et le français est un atout.

Catégories d’emplois: Temporaire à temps plein (10 mois)

Modéle de travail: Hybride

L’opportunité:

Nous sommes une coopérative canadienne de services financiers de premier plan engagée à promouvoir activement une société durable et résiliente, et notre équipe est essentielle au succès de cette stratégie. C’est pourquoi nos gens sont notre priorité. Nous offrons une culture d’entreprise vivante et des occasions de perfectionnement qui permettent à notre équipe d’exploiter tout son potentiel et de concrétiser notre raison d’être. Et le meilleur : vous travaillerez avec des personnes qui se soucient vraiment de vous, de notre clientèle et de nos collectivités.

En tant que coordonnateur administratif ou coordinatrice administrative, vous assumerez la responsabilité des tâches administratives et de la coordination des projets à l’échelle du service avec l’équipe des relations avec les membres et du développement des affaires coopératives. Les tâches varieront et concerneront les communications avec les parties prenantes internes et externes, le développement et la mise en œuvre de projets/événements, ainsi que le soutien à la vice-présidence associée (VPA) et à la vice-présidence (VP) au besoin.

Comment vous créez un impact (Vos responsabilités) :

• Assurer la coordination de projets concernant plusieurs initiatives et programmes; préparer le contenu relatif aux programmes pour différentes parties prenantes.
• Fournir une aide à la coordination des événements spéciaux et réunions, notamment les rassemblements régionaux, les assemblées générales annuelles, le Sommet sur l’expérience membre, les salons professionnels et les congrès de vente.
• Effectuer des tâches administratives pour Salesforce à l’échelle du service et de l’entreprise.
• Aider à passer en revue les commandites et les partenariats, y compris les demandes de chèque et les suivis; participer au processus budgétaire et surveiller les budgets.
• Effectuer d’autres tâches administratives régulières telles que l’organisation des réunions avec les parties prenantes internes et externes, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des points en suspens, l’organisation des déplacements, la création et la modification de présentations PowerPoint, le traitement des dépenses et des factures, le suivi de plusieurs boîtes de courriels partagées et le transfert des messages, ainsi que le soutien administratif aux VPA et VP au besoin.
• Gérer les stocks, notamment les documents marketing et promotionnels ainsi que les cadeaux, incluant l’approvisionnement, l’assemblage et la distribution des cadeaux.
• Gérer les bases de données (collecte, vérification des renseignements, production de rapports); participer à la conception et à la distribution des rapports.
• Gérer les mises à jour, notamment celles de la page du service et des relations avec les membres sur le site intranet de l’entreprise.
• Surveiller plusieurs boîtes de réception, répondre aux demandes d’aide et de renseignements afin de maintenir un service à la clientèle de niveau supérieur et renforcer notre lien de confiance et notre réputation.
• Assumer la responsabilité du traitement des factures et des comptes de frais, sous réserve d’avoir obtenu les autorisations nécessaires.
  
  

Comment vous brillez (Pour que votre candidature soit retenue) :

• Vous stimulez le changement et l’amélioration continue en vue de dépasser les attentes de la clientèle.
• Vous faites appel à votre esprit critique afin de cerner les problèmes et de proposer des solutions de façon proactive.
• Vos solides compétences en communication vous permettent de transmettre clairement les messages.
• Vous faites preuve d’un bon esprit d’équipe et vous partagez vos connaissances afin de soutenir vos pairs.
  
  

Pour joindre notre équipe :

• Vous possédez 3 à 5 années d’expérience dans un domaine pertinent.
• Vous êtes titulaire d’un diplôme collégial ou universitaire en affaires, en communications, en administration, en finances ou dans un domaine connexe.
• Vous possédez une expérience en matière de technologies et de logiciels liés aux communications, aux présentations, aux bases de données, aux produits accessibles sur le Web et aux réunions audiovisuelles et virtuelles.
• Vous avez démontré votre excellence en service à la clientèle et vos compétences en recherche.
• Vous avez une connaissance de base du modèle coopératif et de l’industrie de l’assurance.
  
  

À savoir (À quoi devez-vous vous attendre) :

• Vous aurez à vous déplacer occasionnellement.
• Tâches répétitives liées aux transactions qui exigent de la précision.
• Respecter strictement le caractère confidentiel des renseignements personnels sur les employés et employées et d’autres documents sensibles ou exclusifs.
• La personne titulaire du poste pourrait être appelée à faire des heures de travail prolongées.
• À titre de leader, vous veillerez au respect des normes rigoureuses de confidentialité quant aux questions sensibles et aux renseignements personnels des employés.
  
  

Comment vous en bénéficiez :

• Occasions de formation et de perfectionnement vous permettant de bâtir votre carrière.
• Horaire de travail flexible et congés rémunérés pour subvenir à vos besoins et à ceux de votre famille.
• Approche globale à l’égard de votre bien-être, programmes de santé physique et mentale et culture solidaire en milieu de travail.
• Occasions de bénévolat pour redonner à votre collectivité.