Adjoint/adjointe de direction

Titre du poste : Adjoint/adjointe de direction

Lieu de travail : Un des bureaux de la SCC (Toronto, Vancouver, Montréal, Victoria, Ottawa, Calgary, Halifax, St John's, Kelowna, Prince George, Hamilton ou Québec).Des informations détaillées sur les emplacements des bureaux peuvent être trouvées en visitant ce lien : https://cancer.ca/fr/contact-us

Modèle de travail : Modèle hybride

Échelle salariale : 4 (52 000 $ - 75 000 $ CAD)

POURQUOI VOUS JOINDRE À LA SOCIÉTÉ CANADIENNE DU CANCER (SCC)?

La Société canadienne du cancer travaille sans relâche afin de sauver et d'améliorer des vies. Nous finançons les plus brillants chercheurs sur le cancer. Nous fournissons un réseau d'aide empreint de compassion à toutes les personnes atteintes de cancer, dans tout le Canada et pour tous les types de cancer. Avec le soutien des personnes touchées, des sympathisants, des donateurs et des bénévoles, nous créons un avenir plus sain. Nous avons tous un rôle à jouer.

Ça prend une société pour agir contre le cancer.

POSSIBILITÉ D'ÊTRE SOI-MÊME

À la SCC, nous valorisons le caractère unique de chacun et chacune, et nous reconnaissons la force qui réside dans les différences. Nous croyons au pouvoir de notre potentiel collectif et nous nous efforçons de créer un milieu de travail plus diversifié, plus inclusif et plus équitable afin de donner à chacun et à chacun les moyens d'agir et de créer des possibilités pour tous. Nous accueillons et encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, lesquelles que soient leur genre, leur âge, leur religion, leur race, leur origine ethnique et leur nationalité, particulièrement les groupes méritant une attention en matière d'équité, comme les personnes autochtones, noires et de couleur, les membres des communautés 2ELGBTQI +, les personnes handicapées, les vétérans et toute personne pouvant contribuer à la diversification de la Société canadienne du cancer. Ensemble, nous unissons et inspire tous les Canadiens pour changer l'avenir du cancer.

APERÇU DE L’EMPLOI

L'adjoint/adjointe de direction, Recherche effectue une série de tâches administratives et de gestion de projet pour faciliter le fonctionnement efficace des programmes et partenariats de recherche des vice-présidents en fournissant un soutien administratif au niveau de la direction. Ce rôle contribue également à l'efficacité et au succès de l'équipe de recherche et du Conseil consultatif sur la recherche (CCR) en fournissant un soutien administratif essentiel.

Ce Que Vous Ferez

• Soutien administratif aux vice-présidents
• Maintenir les horaires des VP, y compris la gestion du calendrier, la réservation de réunions, les voyages et la logistique.
• Envoyer des courriels d'action à la demande, établir la priorité des tâches, demander des réponses et assurer le suivi des livrables à l'aide d'outils technologiques avancés. Effectuer des rappels, des mises à jour du calendrier et d'autres suivis au besoin.
• Envoyer des réponses au nom des vice-présidents comme indiqué.
• Gérer de manière proactive et adéquate le temps des V.-P.
• Anticiper les besoins en matière de soutien et gérer ceux-ci de manière proactive avec la contribution des V.-P.
• Examiner et traiter les demandes de remboursement conformément aux politiques et procédures établies et préparer le rapprochement des cartes de crédit.
• Établir et tenir à jour des dossiers et des documents confidentiels.
• Modifier et rédiger des documents et des présentations à l'aide de Word, Excel et PowerPoint, au besoin.
• Soutien administratif à l'équipe de recherche
• Réunions de l'équipe de recherche (via Teams) : envoyer des invitations, gérer les participants, enregistrer les réunions, prendre des procès-verbaux et gérer les mesures à prendre, le cas échéant.
• Contribuer aux tâches entourant les diverses réunions internes et externes, notamment la planification, la gestion de la logistique, la préparation d'un ordre du jour et l'envoi de documents à examiner à l'avance. Cela comprend également la compilation des présentations, la préparation des notes des réunions et la tenue à jour de la liste des mesures à prendre avec un suivi pour en assurer l'achèvement.
• Identifier les conflits de manière proactive et les signaler aux vice-présidents, si nécessaire.
• Fournir un large éventail d'autres services de soutien administratif, y compris la rédaction et l'édition de la correspondance, la gestion des fichiers et des tableaux de bord numériques, etc.
• Surveiller le budget du service et soutenir les membres de l'équipe avec le codage financier des achats et le traitement des paiements. Coordonner les achats avec les cartes de crédit d'entreprise.
• Travailler avec d'autres membres de l'équipe de recherche pour coordonner les [KD3] événements internes et externes, y compris, mais sans s'y limiter, la réservation des salles/lieux de réunion, les vidéoconférences, les arrangements avec le service de restauration, l'achat de cadeaux et la préparation du matériel de réunion. Apporter son soutien lors des réunions sur place au besoin.
• Contribuer activement à notre culture d’appartenance, de justice, d’égalité, de diversité et d’inclusion en veillant à ce que tous les membres du personnel se sentent représentés et écoutés, quels que soient leur genre, leur âge, leur religion, leur race, leur origine ethnique et leur nationalité.
• Soutien administratif au Conseil consultatif sur la recherche
• Gérer et mettre à jour les coordonnées des membres et les listes de conditions.
• Coordonner le calendrier des réunions et les sondages, gérer la logistique, créer des modèles pour l'ordre du jour, les notes d'information et les procès-verbaux, et envoyer les dossiers des réunions avant celles-ci.
• Planifier et coordonner les événements pour les réunions en personne (environ une par année).
• Soutenir l'équipe de recherche en veillant à ce que les documents de réunion soient préparés dans un format conforme et compilés pour être transmis au moins une semaine avant les réunions.
• Assurer que les présentations et autres documents sont préparés dans un format conforme avant les réunions.
• Prendre des notes détaillées et rédiger le procès-verbal de la réunion qui sera ensuite révisé.
  
  

Qualifications

• Un minimum de trois ans d'expérience pertinente en tant qu'adjoint/adjointe de direction.
• Expérience avérée de collaboration avec des cadres supérieurs et excellence en matière de soutien administratif et de gestion de projets pour ces derniers.
• Maîtrise des outils de collaboration avancés dans MS Teams, OneNote, Zoom et SharePoint.
• Familiarité avec le partage/l'édition/les autorisations de documents en ligne/dans le nuage/SharePoint, etc.
• Compréhension de base de la recherche sur le cancer, un atout.
• Maîtrise avancée de la suite MS Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Expérience dans la constitution d'équipes hybrides; création d'événements sociaux et d'autres moyens de collaborer pour les membres de l'équipe dans des environnements virtuels et en personne.
• Une expérience antérieure en gestion d'événements et/ou en gestion de projets est un atout.
• Études postsecondaires dans n'importe quel domaine d'études pertinent – administration des affaires ou domaine connexe de préférence.
• Excellente attention aux détails et bonne compétence d'analyse.
• Capacité à maintenir la confidentialité des informations sensibles.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite, y compris la capacité d'écrire clairement et succinctement dans une variété de contextes et de styles de communication; capacité à communiquer avec des utilisateurs techniques et non techniques.
• Expérience de travail dans un environnement collaboratif axé sur l'équipe.
• Capacité à prospérer dans un environnement hybride au rythme rapide.
• Technophile avec des compétences supérieures en organisation et en gestion du temps.
• Excellente éthique de travail, capacité à faire preuve de discrétion, à faire preuve d'initiative et à travailler de manière indépendante et en équipe pour accomplir son travail.
• Compétences interpersonnelles exceptionnelles, capacité à établir de solides relations de travail et à interagir avec les parties prenantes internes et externes à tous les niveaux de l'organisme.
  
  

Ce Que Nous Offrons

La SCC offre des occasions significatives de faire une différence dans la vie des personnes au pays atteintes de cancer, de leurs proches aidants, de leurs familles et de leurs communautés. Nous engageons à créer et à favoriser une communauté inclusive pour nos employés en mettant en valeur leurs expériences uniques. Nous valorisons les compétences diverses et encourageons fortement les candidatures de toutes les personnes qualifiées. À la SCC, nous sommes déterminés à favoriser une culture inspirante et favorable qui a rencontré en lumière nos valeurs fondamentales :

COURAGE UNITÉ BIENVEILLANCE RIGUEUR

Vous mettez vos compétences et votre dévouement au profit de la SCC et nous vous offrons en retour d'insatisfaisantes conditions de rémunération, dont un salaire concurrentiel, d'excellents avantages sociaux – qui comprennent le congé parental payé, les congés de maladie payés pour raisons familiales et l'assurance maladie – et une expérience professionnelle enrichissante qui vous permet chaque jour de faire une réelle différence.

Pour Postuler

Les candidats qualifiés sont invités à nous envoyer leur curriculum vitæ, une lettre de présentation et leurs attentes salariales d'ici au 4 novembre 2024.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt à se joindre à notre équipe. Cependant, seules les personnes dont la candidature a été retenue seront contactées pour une entrevue.

Autres Informations

La Société canadienne du cancer souscrit aux principes de l'équité en matière d'emploi et encourage tous les candidats qualifiés à postuler. Conformément à la loi sur l'accessibilité provinciale applicable, des accommodements seront fournis sur demande tout au long du processus de recrutement. Nous voulons que la procédure d'entretien soit pour vous une expérience agréable!

Veuillez noter que, conformément au mandat de la Société canadienne du cancer qui est de servir de modèle et de promouvoir les modes de vie sains, les employés ne peuvent pas fumer dans les locaux de la SCC, à proximité de ceux-ci ni dans le cadre de fonctions liées à la SCC.

En vertu des lois sur la santé et la sécurité au travail, nous devons en tant qu'employeur protéger

nos travailleurs contre les risques pour la santé et la sécurité sur leur lieu de travail. La SCC a mis en place une politique de vaccination obligatoire qui exige que tous les employés travaillant dans l'un de nos lieux de travail physiques soient entièrement vaccinés contre la COVID-19. Tous les employés doivent confirmer leur statut vaccinal au moyen d'un formulaire en ligne sécurisé ou d'une application automatisée. Les accommodements raisonnables et le télétravail seront évalués au cas par cas.

Politique de confidentialité

Nous recueillons vos renseignements personnels au moyen de formulaires, par téléphone ou en personne, afin d'évaluer votre candidature pour le ou les postes pour lesquels vous avez postulé, pour communiquer avec vous au sujet de votre candidature et pour générer des rapports au sujet de celle-ci. Si vous faites partie des personnes sélectionnées pour un poste à la Société canadienne du cancer, les informations que vous avez fournies seront utilisées pour les vérifications préalables à l'embauche et seront ajoutées à votre dossier d'employé/employée. Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des tierces parties, dont des consultants en recrutement, à l'intérieur ou à l'extérieur de votre province ou territoire, ou à l'extérieur du Canada et uniquement pour les fins indiquées ci-dessus, ou comme exigé par la loi. Nous pouvons vous contacter par la poste, par courriel, par téléphone ou par message texte. Vous pouvez exercer votre droit d'accéder à vos renseignements, de demander des modifications, de vous désabonner des communications ou retirer votre consentement en sélectionnant ces options dans le système ADP ou en envoyant un courriel à [email protected] . Pour plus d'informations sur nos pratiques en matière de confidentialité, visitez cancer.ca/politique.

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