Technicien en administration RH

L’Hôpital Shriners pour enfants ─ Canada offre des soins orthopédiques ultraspécialisés de courte durée aux enfants du Québec, des autres provinces canadiennes, des États-Unis et du monde. Affilié au Réseau universitaire intégré de santé et service sociaux McGill, l’hôpital promeut l’excellence et l’innovation en matière de soins, d’enseignement et de recherche. Travailler au sein de l’Hôpital Shriners pour enfants – Canada, c’est œuvrer dans un environnement de soins centrés sur les patients et la famille où les occasions de se développer professionnellement sont nombreuses. Vous évoluerez dans un milieu innovant, créatif et multidisciplinaire centré sur l’amélioration de la qualité de vie des enfants et de leurs familles.

Grâce à son personnel engagé et dévoué, l’Hôpital Shriners pour enfants – Canada aide les enfants à atteindre leur plein potentiel depuis plus de 90 ans.

Relevant de la directrice des ressources humaines, le technicien en administration est responsable de fournir un soutien clérical et administratif à la directrice de RH. Il exécute divers travaux à caractère administratif en vue d’assurer la réalisation de projets ou la bonne marche des opérations courantes d’une unité administrative. Afin d’accomplir ces travaux, il nécessite des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction. Le titulaire du poste est amené à effectuer des recherches d’informations, d’analyses sommaires, rapports, tableaux de bord en lien avec les besoins de la direction et les demandes du siège social.

Il collabore avec le conseiller SST et effectue le suivi de la documentation des dossiers d’invalidité, code et rédige, prépare et transmet de la correspondance et divers rapports. Il participe au processus de recrutement en s’occupant des affichages et suivis avec les candidats jusqu’à la planification de l’accueil des nouveaux employés. Le technicien en administration est responsable de la saisie des données de la formation et de la production et analyse de rapports de formation, et participe activement à l’organisation et logistique des formations. Il est le responsable du programme de frais de scolarité.

Soutien administratif

• Agit à titre de soutien administratif et de personne-ressource pour la direction
• Est responsable de la gestion de l’emploi du temps de la directrice et de la coordination des diverses réunions, comités et autres activités auxquels cette dernière doit assister
• Prépare les réunions (ordres du jour, documentation, procès-verbaux)
• Reçoit et filtre les courriels et le courrier; fournit des informations, fait des suivis ou redirige tel que requis
• Établit le calendrier des diverses activités du service
• Produit les statistiques mensuelles et les achemine aux divers intervenants
• Rédige diverses correspondances (lettres, notes de service, communiqués, etc.) et se charge de leur envoi
• Traduit documents et correspondances au besoin
• Maintient l’archivage et la conservation des données selon les procédures en vigueur dans l’organisation
• Effectue les commandes de matériel de bureau pour le service et voit à l’approvisionnement des présentoirs
• Soumet les factures à la comptabilité et effectue le suivi nécessaire
  
  
  

Dotation

• Collabore au recrutement des employés
• Est responsable des affichages à l’interne et externe, coordonne des entrevues et fait le suivi avec les candidates
• Assiste à l’organisation et à l’animation de l’accueil des nouveaux employés
  
  
  

Rémunération et avantages sociaux

• Prépare les attestations d’emploi
• Complète les demandes de remboursement des comptes de dépenses et les achemine à la comptabilité
• Active et désactive les comptes EXO / OPUS cie.
  
  
  

Développement des compétences

• Participe au volet logistique des formations internes et externe, en collaboration avec la technicienne en ressources humaines
• Effectue l’entrée des données des formations dans Logibec
• Élabore les rapports de formation pour les gestionnaires et les syndicats
• Responsable du programme des frais de scolarité
  
  
  

Santé et sécurité au travail

• Effectue le suivi de la correspondance des dossiers d’invalidité et d’accident du travail (reçoit et date les documents, prépare et envoie les demandes d’autorisation pour obtenir les notes/dossier médicaux, prépare les lettres de retour progressif et les avis d’absences pour les gestionnaires et la paie, prépare les envois pour le service de messager, etc.)
• Effectue la gestion du tableau d’absence pour le service de la paie
• Prépare les convocations écrites pour les rendez-vous médicaux des employés avec le médecin-conseil ou les médecins experts
• S’assure en tout temps de la confidentialité des dossiers médicaux (mis sous clé dans le classeur)
  
  
  

Human Resources Direction Page 3 of 7

• Fait le codage des invalidités dans les relevés de présence des employés ayant un dossier SST
• S’assure du classement de sa correspondance au bon endroit dans les dossiers médicaux des employés.
• Prépare l’ouverture physique des dossiers médicaux des employés et procède à la fermeture des dossiers lors des départs (démissions, fin de probation, etc.)
• Effectue la prise de notes lors des comités de SST
• Effectue toutes autres tâches connexes
• AEC en support à la gestion des ressources humaines ou adjoint administratif
• Minimum de cinq ans d’expérience, dont un minimum de trois (3) dans un service de ressources humaines acquise au cours des trois (3) dernières années
• Connaissance d’eEspresso de Logibec
• Bon jugement permettant d’établir correctement les priorités dans son travail
• Excellent sens de l’organisation et de la discrétion
• Esprit pratique
• Capacité à travailler en équipe
• Autonomie, initiative et ponctualité
• Excellentes connaissances de la suite Microsoft Office
• Maîtrise du français et de l’anglais écrits et parlés
  
  
  

Salaire 22$ -32$ par heure (35 h/sem.) selon expérience

Vous bénéficierez notamment des mêmes avantages sociaux que ceux du secteur public, dont un régime de retraite (RREGOP), 13 jours fériés par année, 9,6 jours de maladie par année, une assurance collective, 4 semaines de vacances après un an, et un programme d’assistance aux employés. De plus, vous profiterez d’un stationnement gratuit (sur certaines conditions) ou d’une réduction pour l'utilisation des transports en commun (carte Opus), du soutien à la conciliation travail-famille, d’une cafétéria à prix abordable, d’une gym, d’un programme de rabais corporatifs et d’un club social.

• Travail sur place / pas télétravail
  
  
  

Souhaitez-vous travailler avec nous? Soumettez votre candidature maintenant ! Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature est retenue.