Adjoint(e) administratif(ive)

Introduction

Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.

Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l’emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.

Travailler chez exo c’est aussi bénéficier d’une foule d’avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d’aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez exo!

Sous la responsabilité du Directeur principal Exploitation autobus et transport adapté, cette personne assure un soutien en matière de tâches administratives pour ce dernier et

Responsabilités principales

• Agir comme personne-ressource pour son unité administrative en s’assurant d’avoir une connaissance des dossiers de son unité ;
• Assurer le suivi de l’agenda et des rencontres du Directeur principal et lui offrir un soutien actif au quotidien ;
• Organiser les réunions, s’assurer d’avoir les ressources matérielles et informationnelles requises, coordonner les invitations, convoquer les participants et y assister si nécessaire ;
• Être responsable de la préparation des documents administratifs, dont les réquisitions de main-d’œuvre, les demandes de formation, les autorisations de congrès-colloques ou toute autre formalité ;
• Sur demande, rédiger, corriger toute correspondance ou document officiel et assurer le contrôle de la qualité des documents préparés par les personnes de son unité en respectant les normes officielles d’exo et en effectuer l’envoi ;
• Assurer un rôle clé dans la gestion des équipes sur l’outil Teams ;
• Assurer un rôle clé dans la gestion des documents de la direction principale pour le dépôt, le classement et la codification dans le système général de classement d’exo (SharePoint) ;
• Préparer et voir au lancement des demandes de biens et services dans SAP, faire la réception de factures et voir au paiement pour les biens et services qui relèvent de sa direction principale ;
• Apporter un support administratif et opérationnel dans les divers dossiers qui concernent sa direction principale et/ou les opérations (uniformes, gestion des accès aux locaux, et autres) ;
• Être responsable du processus lié au mouvement interne de son équipe (arrivée, départ et prolongation) ;
• Être responsable de la conciliation bancaire de la carte de crédit liée à sa direction principale ;
• Prendre connaissance du courrier destiné à son unité et en assurer la remise aux personnes concernées ;
• Vérifier et tenir à jour les inventaires nécessaires aux activités du bureau de la couronne sud (McMasterville) : fournitures de bureau, papeterie, timbreuse, etc.

La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d’être effectuées par le titulaire du poste.

Exigences normales du poste

Scolarité

• Diplôme d'études collégiales en bureautique ou dans un domaine connexe.

Expérience

• Minimum de 5 années d'expérience pertinente.

Compétences et aptitudes

• Posséder de bonnes compétences pour les nouvelles technologies en bureautique ;
• Posséder des aptitudes pour le travail d’équipe, les relations interpersonnelles et avoir un bon sens du jugement ;
• Démontrer un niveau élevé d’autonomie, une excellente maîtrise à gérer plusieurs dossiers à la fois et à établir des priorités ;
• Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français et des règles de traitement des correspondances ;
• Faire preuve d’organisation, d’initiative, de rigueur et de discrétion ;
• Avoir une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office 365 et maîtriser l’application SharePoint à un niveau intermédiaire ;
• Posséder une connaissance du système SAP constitue un atout ;
• Avoir une connaissance de l’anglais constitue un atout.

Conditions de travail

Emploi régulier à temps plein, soit 37.5 heures par semaine

• Siège social, 1001 boulevard Robert-Bourassa, 26e étage, Montréal, Québec, H3B 4L4
• Le titulaire de l'emploi devra se rendre selon une périodicité prévue d'une fois par 2 semaines au Centre administratif et opérationnel de la rive sud (255, boulevard Laurier, bureau 120, McMasterville (Québec) J3G 0B7)

Le masculin est utilisé de façon générique afin d’alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des candidatures seront contactées.