EVENT COORDINATOR

Qui est MSC? Derrière chacun de nos conteneurs, nos 800 porte-conteneurs, naviguant sur plus de 200 routes commerciales, vous trouverez également une compagnie avec des gens qui aiment ce qu'ils font et l'entreprise pour laquelle ils travaillent.

En travaillant chez MSC, vous faites partie d'une organisation en constante évolution. Les employés ne facilitent pas seulement le transport maritime, ils aspirent et atteignent une croissance professionnelle.

Le ou la coordinateur(-trice) d’événements fournit à l’équipe de l’accueil des conseils et un soutien pour l’organisation de réunions, de conférences et d’événements tout au long de l’année pour les partenaires internes et externes, afin que ces rassemblements soient toujours bien organisés, rentables et mémorables. Ce poste exige un état d’esprit créatif, axé sur les affaires, et des relations durables avec les fournisseurs. 

Key Accountabilities

• Travaille en coordination avec la gestion des édifices pour assurer le bon fonctionnement de toutes les installations des édifices, assure le fonctionnement efficace quotidien des espaces de bureau, y compris les salons du personnel, les déménagements des bureaux des services, les salles de réunion, l’entretien des édifices, les livraisons et le stockage. (Ce qui recoupe les événements organisés en interne)
• Compile et organise avec exactitude des données provenant de différentes sources, en veillant à ce que toutes les mesures soient à jour et formatées correctement dans les tableurs Excel en vue de leur examen par la direction.
• Applique des formules, des tableaux croisés dynamiques, des recherches à l’aide de la fonction RECHERCHEV et une mise en forme conditionnelle afin d’analyser les données et de créer des rapports complets au soutien des processus décisionnels au sein de l’organisation.
• Vérifie et compare régulièrement les renseignements dans les rapports Excel avec les données sources, en corrigeant rapidement les irrégularités afin de maintenir le plus haut degré d’exactitude et de fiabilité dans tous les rapports.
• Accomplit des tâches supplémentaires attribuées par la direction pour répondre aux besoins administratifs. 
• Planifie les événements de A à Z (entreprises/clients/collecte de fonds/réceptions privées, etc.)
• Trouve les lieux, planifie le fichier maître, le budget alloué, le thème, les participants, assure le suivi des RSVP, le suivi des dates limites, les paiements à effectuer, les visites des lieux, la création de plans de salle/des aménagements.
• Prend en charge la communication avec nos fournisseurs locaux (coordination, confirmation des détails, méthodes de paiement, etc.)
• Connaît les méthodes de suivi des performances pour les événements et est capable de créer des rapports pour apporter des améliorations à la coordination d’événements ultérieurs.
• Recherche les fournisseurs et les sélectionne en fonction de leur créativité, de leur qualité et de leur coût.
• Réserve les lieux, organise les invités, rédige, conclut les contrats et assure la logistique du jour J.
• Élabore le contenu du matériel événementiel et collabore avec le graphiste pour le produire.
• Engage le personnel nécessaire pour toutes les fonctions d’un événement (ex. : inscription, installation, restauration, besoins audiovisuels).
• Gère l’administration quotidienne des événements et des programmes, y compris la passation des commandes, l’examen des offres d’emploi, le suivi des fournisseurs, la participation des participants, le décompte des inscriptions et la résolution des problèmes.

Tous les employés de MSC Canada doivent adhérer aux valeurs de MSC et faire preuve d’une véritable approche client dans toutes leurs interactions avec leurs collègues et les clients. 

• Diplôme d’études collégiales ou certificat dans un domaine connexe, un atout.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler sous pression.
• Capacité à respecter les délais.
• Compétences non techniques telles que l’empathie, l’écoute active, la pensée critique, la résolution de problèmes
• Compétences exceptionnelles démontrées en matière de relations interpersonnelles, de gestion du temps et de résolution de problèmes.  
• Excellent sens de l’organisation et souci du détail.  
• Capacité de prendre des initiatives de façon autonome et de travailler en équipe.   
• Disponibilité pour travailler occasionnellement les soirs et les fins de semaine.  
• Permis de conduire et, de préférence, possession d’un véhicule.   
• Expérience en matière d’organisation d’événements souhaitée.
• Maîtrise de MS Office.
• Bilinguisme (anglais et français) est une exigence.
• Maîtrise de Photoshop/Illustrator, un atout.

Une équipe formidable, composée de gens qui travaillent dur et qui veillent les uns sur les autres, tout simplement.

Voici quelques-uns des avantages que nous offrons :

• Couverture flexible des soins de santé et des soins dentaires (pour tous les postes permanents à temps plein).
• Cotisations REER de contrepartie versées par l’entreprise, qui correspondent à une partie des cotisations de l’employé (pour tous les postes permanents à temps plein).
• Programmes de formation sur mesure pour le perfectionnement des employés.
• Possibilités en matière de mentorat, de leadership et de soutien.
• Programme de recommandation d’employés.
• Engagement au sein de la communauté.
• Salle d’entraînement.
• Programme de santé et de mieux-être.

Postulez dès maintenant!

MSC Canada est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi; nous encourageons toutes les personnes intéressées à postuler. Des accommodements peuvent être accordés, sur demande, pour les personnes ayant un handicap ou un besoin médical particulier, et ce, à n’importe quel stade du processus de recrutement. Nous remercions tous les candidats pour l’intérêt qu’ils portent à MSC Canada. Veuillez toutefois noter que nous communiquerons uniquement avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.