Agent d'information

Type d’emploi : Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

Famille d’emplois : Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir : 1

Faculté/Service - Département : Student Affairs, Client Relations, Student and Campus Support

Campus : Campus principal

Affiliation syndicale : PSUO

Date d’affichage : January 09, 2025

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE: January 20, 2025

Heures par semaine : 35

Classe salariale : SSUO Grade 06

Échelle salariale : $51,908.00 - $65,566.00

À propos des affaires étudiantes : Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore ! Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste:

Effectuer une variété d'activités administratives et de service à la clientèle de première ligne, y compris la fourniture d'informations aux clients de l'université sur les services de résidence et d'hôtellerie, les services hors campus et autres hébergements, afin d'assurer une expérience de service à la clientèle de haute qualité conforme au mandat et aux objectifs opérationnels des services de logement (HS). Il s'agit notamment de transmettre les demandes d'information aux secteurs appropriés, de maintenir la communication avec les étudiants et les autres parties prenantes, d'articuler les informations concernant les politiques et les lignes directrices du SH, et de contrôler et de mettre à jour les documents, les informations et les dossiers.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• En tant que contact de première ligne pour les étudiants résidents et les clients de l'hôtel, le titulaire du poste assure un niveau élevé de service à la clientèle en fournissant des informations rapides et précises en personne, par téléphone ou par courrier électronique, en répondant directement aux demandes ou en les transmettant au service ou à l'individu approprié.
• Il fournit une assistance et un soutien aux étudiants et aux invités en ce qui concerne les questions d'hébergement, telles que le remplacement des clés perdues, les plaintes concernant le bruit, le non-fonctionnement des équipements et la propreté des chambres, et assure une résolution rapide des problèmes conformément à l'objectif de HS de fournir un service à la clientèle exceptionnel. Le cas échéant, le titulaire du poste coordonnera ses efforts avec les services d'entretien et des installations afin de contribuer à la résolution des problèmes.
• Complète la fonction de sécurité de première ligne en étant vigilant quant aux allées et venues des étudiants et des invités. Il surveille les caméras et signale tout problème à la personne appropriée.
• Assumer les fonctions de réception pour les clients de l'hôtel, en s'occupant de l'enregistrement et du départ, en aidant à retenir les bagages et en répondant à diverses demandes de renseignements. Il joue le rôle de concierge en fournissant des informations sur la ville et ses diverses attractions.
• Effectuer des tâches supplémentaires en fonction des besoins, par exemple fournir des informations aux étudiants résidents potentiels et communiquer les décisions au responsable du logement.
• Maintenir et mettre à jour les dossiers et les documents relatifs au SH afin de fournir des informations et de la documentation précises et opportunes aux parties prenantes, ainsi qu'à des fins d'établissement de rapports.
• Gérer les demandes d'information reçues par des tiers pour des étudiants ou des employés et les transmettre à l'autorité compétente.
• Veiller à ce que les questions, les plaintes et les interactions soient documentées avec précision sur les formulaires appropriés afin que les informations puissent être facilement accessibles et suivies.
• Soutenir le directeur du bureau et des congrès en effectuant diverses tâches administratives telles que la programmation, la rédaction des procès-verbaux des réunions, la formation, la fourniture d'un soutien continu et la gestion du courrier entrant et sortant.
• Effectuer les fonctions quotidiennes de rapprochement et d'équilibrage des recettes hôtelières.

Ce que vous apportez :

• Diplôme d'études secondaires.
• Minimum d'un an d'expérience pertinente dans le domaine du service à la clientèle.
• Bilinguisme (oral et écrit).
• Connaissance de la loi canadienne sur les droits de la personne et des lois et règlements applicables aux services de la vie en résidence.
• Connaissance des principes de gestion des dossiers.
• La connaissance des services offerts par le service de la vie en résidence et les services connexes de l'université est un atout.
• Connaissance des principes de protection des personnes et des biens, ainsi que de la gestion des risques et des situations d'urgence.
• Expérience dans l'interprétation, l'explication et l'application des règlements et des méthodes.
• Connaissance des systèmes et logiciels informatiques tels que Windows, le traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données, le courrier électronique et l'internet.
• Solides compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles, notamment patience, discrétion, empathie et capacité d'écoute. Doit être capable d'adapter son approche en fonction du public visé.
• Capacité d'organisation et précision
• Capacité à communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit.
• Capacité à évaluer les situations de conflit afin de déterminer la ligne de conduite appropriée.
• Capacité à travailler en équipe et sous pression.
• Capacité à travailler en dehors des heures normales de travail aux heures de pointe (soirs, week-ends) et à faire des heures supplémentaires selon le calendrier établi par le SH.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :

• Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
• Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise.
• Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
• Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi.