Gestionnaire de l'administration

Résumé du poste :
Relevant du directeur adjoint de l’Institut de médecine génomique Victor Phillip Dahdaleh, le/la gestionnaire administratif(tive) est responsable des opérations de l’Institut, incluant la supervision financière, les ressources humaines, les communications, les ressources physiques/bâtiments, et la gestion des subventions. Il/elle participe à divers comités et contribue au soutien administratif des plateformes scientifiques, y compris MAGIC (McGill Applied Genomics Innovation Core) et le C3G (Centre canadien de génomique computationnelle), ainsi qu'à leur direction. Il/elle gère également la logistique des grands événements internationaux, conférences ou symposiums, et supervise directement une équipe de personnel de soutien.

Responsabilités principales :

• Gérer les opérations administratives du bureau de l’Institut de médecine génomique Victor Phillip Dahdaleh.
• Fournir une expertise professionnelle aux membres de l’unité concernant les aspects administratifs, financiers et les projets, en cohérence avec les objectifs et les politiques de l’unité et de l’Université.
• Superviser une équipe de personnel professionnel et administratif, y compris participer au recrutement, à l’intégration des nouveaux employés, et à la gestion de la performance en collaboration avec les RH. Organiser des réunions régulières, fournir du coaching et des formations, et recommander des formations spécifiques si nécessaire.
• Planifier les activités pour assurer le fonctionnement efficace et efficient de l’unité.
• Collaborer avec d’autres équipes administratives intégrées aux centres de l’Institut.
• Planifier, établir et mettre en œuvre les budgets de l’unité, incluant les priorités financières, les objectifs à court terme et la vision stratégique.
• Développer et conseiller sur les stratégies de gestion financière, y compris la gestion des subventions, la budgétisation, le reporting, l’analyse, les prévisions et l’allocation des ressources, en accord avec les priorités de l’Institut.
• Préparer des rapports financiers pour les agences de financement, l’administration universitaire, etc.
• Gérer les fonds de récupération des coûts de l’Institut ainsi que les dépenses liées aux inventaires et au personnel soutenant les mandats des plateformes (MAGIC, C3G, et les plateformes de protéomique et métabolomique).
• Autoriser les dépenses, examiner les comptes, et garantir la conformité avec les politiques budgétaires et procédures financières de l’Université.
• Analyser les états financiers et rapports pour répondre aux exigences de l’Université, de la Faculté et des agences de financement.
• Servir de liaison avec d’autres unités universitaires et organisations externes pour gérer les relations et projets collaboratifs.
• Assister à des réunions et représenter l’unité auprès des dirigeants de l’Institut et de la communauté universitaire.
• Gérer les ressources physiques, y compris l’allocation d’espace, les systèmes de réservation et l’entretien des bâtiments, tout en assurant la conformité avec les règlements universitaires et gouvernementaux.
• Collaborer avec le Bureau de gestion des bâtiments et des infrastructures (BIMO) de la FMHS.
• Travailler étroitement avec le directeur adjoint et le bureau des communications de la FMHS pour maintenir la stratégie de communication de l’Institut et superviser la gestion des sites web.
• Organiser des événements internationaux, conférences et symposiums en supervisant toute la logistique (lieu, traiteur, invitations, conférenciers invités, hébergement et déplacements).
• Travailler avec des membres d’équipes interfonctionnelles, tels que le personnel du Centre d’excellence administrative (AEC) de la FMHS et les membres des plateformes de l’Institut.
• Collaborer avec le directeur associé de l’AEC qui soutient l’École des sciences biomédicales.

Autres compétences et/ou aptitudes :

• Diplôme de premier cycle en administration des affaires, économie, finances, gestion ou un domaine connexe.
• Diplôme de maîtrise considéré comme un atout.
• Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle de leadership, de préférence dans le milieu de l’enseignement supérieur ou des institutions de recherche.
• Capacité démontrée à diriger et développer des équipes dans un environnement complexe et multifacette.
• Solide expertise financière et expérience dans la gestion de budgets, subventions et ressources.
• Compétences en planification stratégique, développement de politiques et gestion opérationnelle.
• Excellentes aptitudes en communication, relations interpersonnelles et liaison.
• Connaissance approfondie des règlements universitaires et processus administratifs.
• Esprit stratégique avec la capacité d’interpréter et d’appliquer efficacement les politiques et directives universitaires.
• Engagement à promouvoir une culture de haute performance, d’amélioration continue et de développement professionnel.
• Bonnes compétences en communication en anglais et en français.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4.

Formation et expérience minimales requises :

Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente

Salaire annuel :

(MPEX – Classe 04) $63,810.00 - $79,760.00 - $95,710.00

Profil d'emploi :

MPEX-ADM2A - Administration générale – Professionnel 2

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Associé(e) aux activités professorales

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

2026-01-26

Date limite pour postuler :

2025-01-26

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].