Assistant - Corporate Education

About Us

St.Amant supports over 5,000 people in Manitoba with developmental disabilities, autism and acquired brain injury. We are a not-for-profit organization that offers a wide range of supports for adults, children and their families. Our over 2,000 staff follow a person centred approach and adapt to the needs of each person and each family. St.Amant is guided by its core values of Collaboration, Hospitality, Excellence and Respect.

Position Summary And Scope Of Service:

St.Amant’s core values reflect a strong commitment to diversity, equity, and inclusion. St.Amant maintains ongoing commitment to recruiting a diverse and talented workforce which is paramount to supporting the community we serve. Reporting to the Manager, Corporate Education and consistent with the Mission, Values and policies of St.Amant, the Assistant, Corporate Education is a critical role in ensuring the success of St.Amant business and operations. This is a designated bilingual position.

Exemplifying the mission, vision and values of St.Amant, the Assistant, Corporate Education works collaboratively with partnered programs while offering employees and volunteers respectful customer service. The Assistant, Corporate Education provides a broad range of corporate education support services.

St.Amant values and promotes volunteerism in the workplace. Volunteers bring optimism and enthusiasm, create positive energy, share diverse perspectives and are an integral part of the work we do. As such and in keeping with the values of our organization, the incumbent to this role is encouraged to actively support, train, mentor, collaborate and invest in volunteer initiatives.

Qualifications:

Educational:

• Grade XII diploma or certificate
• Post-secondary administrative training with emphasis in computer and office skills
• Computer and/or HR related courses are an asset
• Training in Adult Education theory and practice an asset
• Experience with online/virtual learning platforms and learning management systems an asset
  
  

Professional:

• Two (2) years’ previous experience as an administrative assistant or Learning Management System administrator, preferably working in a service area providing Staff Education and Development
• Experience in adult learning principles is an asset
• Advanced oral proficiency in French is required. French language testing will be a requirement with a minimum B+ grade level in Speaking & Listening. This level implies that the incumbent can understand and communicate in French when required
• Excellent computer capabilities with experience in using Microsoft Office products and applications including Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Outlook and Internet browsers
• Strong computer capabilities in Quadrant, Zoom, Teams, Learning Management Systems and other online/virtual platforms
• Strong organizational, time management and communication skills (written and oral)
• Experience processing data and working with complex reports
• Experience in producing accurate and attractive professional documentation/materials
• Experience in creating and maintaining standard templates and forms
  
  

Personal:

• Ability to work with minimal supervision as well as in collaboration a collaborative team player in a team environment
• Ability to organize and prioritize work according to changing needs and timelines
• Ability to generate ideas to improve work procedures and contribute to an environment that fosters growth, development and innovation
• Ability to establish and maintain positive and productive working relationships with humility and self-awareness
• Ability and willingness to give and receive honest, balanced feedback
• Acts with integrity, respect, and ethical behaviour in all interactions
• Values and commitment to continuous self-growth and professional learning
  
  

Duties And Responsibilities Include, But Are Not Limited To:

Program/Service Support

Consistent with the Mission, Philosophy and Policies of St.Amant, the Assistant, Corporate Education leads a broad range of administrative support activities to support corporate training needs. Quality services are evident when professional communication, timeliness, accuracy, ethical awareness / sensitivity, confidentiality are consistently demonstrated as required by legislation and program/service standards.

Duties Include:

• Responsible for the maintenance of the Learning Management System, including participating in all system-related training and coordinating audits or updates of training information, user profiles, learning plans, and reporting functions
• Responsible for providing access (as required) and one-on-one or group training to colleagues throughout the organization on registration and reporting functions within the Learning Management Systems, Quadrant competency reporting, and indicator data
• Responsible for collecting and reporting on quarterly indicator data as it relates to corporate training
• Responsible for the coordination and scheduling of the corporate training calendar, including scheduling facilitators, venue/mode of training, equipment, catering, etc.
• Coordinates the input, maintenance, auditing, and correction of corporate training records in Learning Management System and Quadrant
• Monitors and maintains registration lists
• Follows up after training by updating Quadrant, issuing certificates, processing paperwork with training suppliers, notifying management of attendance issues, billing, etc.
• Collects, reviews, and acts upon feedback from training participants
• Coordinates communication and advertisement of information on various platforms (e.g., intranet, internet, training calendar, Eventbrite, etc.)
• Ensures corporate training materials adhere to accessibility and branding standards
• Provides administrative supports for the Beyond Limits conference committee, including the coordination of registration lists and payments
• Responsible for maintenance, restocking, and overall coordination of corporate training supplies
• Acts as host for external facilitators when held in-person or online
• Updates Corporate Orientation content to align with organizational changes and advises facilitators of changes
• Coordinates Corporate Orientation follow-ups including tests and attendance, working in collaboration with Human Resources
• Complies with duties as outlined in policy as the Business Records Maintainer for Corporate Education
• Maintains, coordinates and organizes documentation, permissions and records for practicum students throughout the organization
• Prepares and revises various documents and reports, including proofreading and amending material as required/directed
• Converts documents, videos, and information to easily accessible formats for a variety of users
• Responds to public inquiries regarding training or conference events as assigned
  
  

The above information is intended to describe the general nature of this position and is not considered to be a complete statement of duties and responsibilities. Additional duties and responsibilities may be assigned provided they are consistent with the qualifications identified and fall within the parameters of this role.

St.Amant is a bilingual organization. Proficiency in both official languages (French/English) would be considered an asset.

St.Amant supports equitable employment practices and promotes an inclusive workforce representative of the people we support including diverse abilities, backgrounds, cultures, and identities. Applicants can request reasonable accommodations in all aspects of the selection and hiring process.

As a condition of employment, successful candidates will be required to provide a satisfactory Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening, Adult Abuse Registry Check, Child Abuse Registry Check and Prior Contact Check.

As a Condition of Employment, new hires must complete a series of Occupational Health checks. This includes the requirement to confirm immunization or immunity of specific communicable diseases. Successful applicants will also be required to provide proof of COVID-19 vaccination prior to start date.

We offer a competitive salary and a comprehensive benefits package that includes: Health & Dental Plans, Life Insurance Plans, Long Term Disability, Employer Paid-Employee Assistance Plan, and Employer-Matched Pension Plan.

Adjointe, Services généraux d’éducation

Résumé Du Poste Et Étendue Du Service:

Les valeurs fondamentales de St.Amant reflètent un engagement solide à l'égard de la diversité, de l'équité et de l'inclusion. St.Amant cherche constamment à recruter une main-d'œuvre diversifiée et talentueuse qui est essentielle pour soutenir la communauté que nous servons. Relevant du gestionnaire des Services généraux d’éducation, et en accord avec la mission, les valeurs et les politiques de St.Amant, l'adjointe des Services généraux d’éducation exerce un rôle crucial dans le succès des activités de St.Amant. La personne retenue pour ce poste doit être bilingue.

En agissant selon la mission, la vision et les valeurs de St.Amant, l'adjointe des Services généraux d’éducation travaille en collaboration avec les programmes partenaires tout en offrant aux employés ainsi qu’aux bénévoles un service respectueux.

L'adjointe des Services généraux d’éducation fournit divers services de soutien administratif aux services généraux d’éducation.

St.Amant valorise et encourage le bénévolat dans le lieu de travail. Les bénévoles apportent optimisme, enthousiasme, énergie positive et diverses perspectives, et font partie intégrante du travail que nous accomplissons. De ce fait et conformément aux valeurs de notre organisation, nous invitons la personne occupant ce rôle à apporter son soutien, à encadrer, à faire du mentorat, à collaborer et à s'investir dans les initiatives de bénévolat.

Qualifications

Scolaires :

• Diplôme ou certificat de 12e année
• Formation dans le domaine de l’administration, niveau postsecondaire avec des compétences en informatique et en administration
• Des cours suivis en informatique ou ressources humaines est un atout
• Formation théorique et pratique sur l’éducation des adultes est un atout
• Connaissance des plateformes d’apprentissage en ligne/virtuelles ainsi que des systèmes de gestion de l’apprentissage est un atout
  
  

Professionnelles :

• Deux (2) années d’expérience en tant qu’adjointe des services d’administration ou administrateur.trice des systèmes de gestion de l'apprentissage, préférablement dans une zone de services offrant des formations et du perfectionnement du personnel
• Expérience au niveau des principes d’apprentissage chez l’adulte est un atout
• Excellentes compétences informatiques et connaissance des logiciels et applications de MS Office (Word, Publisher, Excel, Outlook, PowerPoint et Access) et maîtrise d'Internet
• Excellentes compétences informatiques avec Quadrant, Zoom, Teams, les systèmes de gestion de l’apprentissage et autres plateformes en ligne/virtuelles
• Excellentes compétences en organisation, gestion du temps et communication (écrite et orale)
• Expérience en traitement des données et rapports complexes
• Expérience en rédaction de documents/contenus professionnels précis et attrayants
• Expérience en création et mise à jour de modèles et formulaires normalisés
• Excellente maîtrise du français obligatoire. Une évaluation sera réalisée pour laquelle un niveau minimum de B+ en expression et compréhension est requis. Ce niveau signifie que le candidat peut comprendre et communiquer en français le cas échéant
  
  

Personnelles :

• Pouvoir travailler avec très peu de supervision et en collaborant avec les autres membres d'une équipe
• Pouvoir organiser le travail selon un ordre de priorité dépendant de l’évolution des besoins et des échéances
• Pouvoir donner des idées pour améliorer les méthodes de travail et contribuer à un environnement qui favorise la croissance, le développement et l'innovation
• Pouvoir établir et entretenir des relations de travail positives et productives avec humilité et conscience de soi
• Pouvoir et vouloir donner et recevoir des commentaires objectifs et honnêtes
• Agir avec intégrité, respect et de manière éthique dans toutes les interactions
• Accorder de l'importance à la croissance personnelle et au perfectionnement professionnel continus, et s'engager à cet égard
  
  

Tâches et responsabilités

Soutien aux programmes et services

Conformément à la mission, aux valeurs et aux politiques de l'organisation, l'adjointe des Services généraux d’éducation mène des activités de soutien administratif variées pour répondre aux besoins de formation en entreprise. La qualité des services se voit lorsqu'on fait régulièrement preuve de communication professionnelle, de rapidité, d'exactitude, de conscience éthique et de confidentialité, comme l'exigent la législation et les normes des programmes et des services.

Exemples De Tâches :

• Entretenir le système de gestion de l’apprentissage, notamment participer à toutes les formations portant sur le système et coordonner les vérifications ou mises à jour liées aux formations, profils d’utilisateur, plans d’apprentissage et fonctions d’élaboration de rapports
• Donner accès (au besoin) et animer les formations individuelles ou en groupe aux collègues dans l’ensemble de l’organisation sur les fonctions d’inscription et d’élaboration des rapports au sein des systèmes de gestion de l’apprentissage, du suivi des compétences Quadrant et des données des indicateurs
• Recueillir et élaborer des rapports sur les données des indicateurs trimestriels en lien avec la formation d’entreprise
• Coordonner et planifier les formations d’entreprise, y compris la planification relative aux animateurs, au lieu et type de formation, au matériel, à la restauration, etc.
• Coordonner la saisie, la tenue, la vérification et la rectification des registres de formation dans le système de gestion de l’apprentissage et Quadrant
• Effectuer un suivi et tenir à jour les listes d’inscription
• Effectuer un suivi après formation en mettant à jour Quadrant, en remettant les certificats, en traitant les dossiers avec les fournisseurs de formation, en informant la direction des problèmes d’assiduité, de facturation, etc.
• Recueillir, prendre connaissance et agir suite aux avis donnés par les personnes ayant participé à la formation
• Coordonner la communication et les informations fournies sur les différentes plateformes (p. ex., intranet, internet, calendrier de formation, Eventbrite, etc.)
• S’assurer que les ressources relatives à la formation sont conformes aux normes en matière d’accessibilité et de marque
• Apporter un soutien administratif au comité de la conférence Beyond Limits, notamment pour la coordination des listes d’inscription et les paiements
• Entretenir, réapprovisionner et assurer la coordination générale des fournitures affectées à la formation d’entreprise
• Agir comme hôte pour les animateurs extérieurs lorsque les formations se déroulent au sein de l’organisation ou en ligne
• Mettre à jour le contenu des Services généraux d’orientation pour refléter les changements organisationnels et informer les animateurs des changements
• Coordonner les suivis des Services généraux d’orientation y compris les épreuves et l’assiduité, en collaboration avec les ressources humaines
• Se conformer aux obligations telles qu’énoncées dans la politique en tant que mainteneur des documents commerciaux
• Tenir à jour, coordonner et organiser la documentation, les autorisations et dossiers pour les stagiaires dans tout l’organisme
• Préparer et réviser divers documents et rapports, notamment corriger et modifier du contenu au besoin / comme indiqué
• Convertir des documents, vidéos et tout autre renseignement en format facilement accessible pour différents types d’utilisateur
• Répondre aux demandes de renseignements du public concernant les formations ou conférences, selon les directives
  
  

St.Amant adopte des pratiques d’emploi équitables et favorise la formation d’un personnel inclusif et représentatif des personnes que nous soutenons, notamment au niveau de la diversité des aptitudes, expériences, cultures et identités. Les candidates et candidats peuvent demander des aménagements raisonnables dans tous les aspects du processus de sélection et d’embauche.

Comme condition d'emploi, les nouvelles recrues doivent se soumettre à une série de vérifications en matière de santé au travail. Elles doivent notamment confirmer leur immunisation ou immunité contre certaines maladies transmissibles. Les candidats retenus doivent également fournir une preuve de vaccination contre la COVID-19 avant la date du début de l'emploi.

La personne retenue doit également se soumettre à une vérification satisfaisante de casier judiciaire (avec filtrage du secteur vulnerable) et des registres concernant les enfants et les adultes victimes de mauvais traitements.

Fidèle à la Politique des services en langue française, St.Amant est engagé à offrir ses services en français et en anglais dans des zones francophones désignées de programmes et de services.