Adjoint ou adjointe de direction auprès du vice-président / de la vice-présidente

REJOIGNEZ-NOUS POUR PERMETTRE LE COMMERCE À TRAVERS LE PLUS GRAND PORT DU CANADA.

L'Administration portuaire Vancouver-Fraser est un organisme fédéral indépendant responsable de la gestion partagée des terres et des eaux qui composent le port de Vancouver, le plus grand port du Canada. Notre mandat, tel que défini dans la Loi maritime du Canada, est de réaliser les objectifs commerciaux du Canada au nom de tous les Canadiens, en assurant la circulation sécuritaire des marchandises via le port de Vancouver tout en protégeant l'environnement et en tenant compte des communautés locales.

En tant qu'organisation ayant un impact significatif sur les communautés et les entreprises partout au Canada, L'Administration portuaire Vancouver-Fraser se consacre à la diversité, à l'inclusion et à la durabilité. Nous nous efforçons de créer un lieu du travail qui reflète la richesse de notre communauté, permettant à tous les employés de réaliser leur plein potentiel.

Ce que vous faites :

• Tenir à jour les calendriers de rendez-vous de la direction pour coordonner les réunions, les rendez-vous et les engagements; excellente compréhension du fonctionnement de l’équipe de direction et capacité, grâce à cette connaissance, de décider quels événements ou réunions au calendrier sont les plus appropriés pour l’allocation du temps de l’équipe de direction.
• Tirer des articles au calendrier à des fins de suivi ou pour donner suite, envoyer des rappels et assurer le suivi.
• Fixer des rendez-vous et organiser des réunions et des fonctions internes et externes, y compris, en veillant entre autres, à la liste suivante de ces activités: réserver des salles et des lieux de réunion, organiser des vidéoconférences, organiser des commandes aux traiteurs, acheter des cadeaux et préparer du matériel de réunion. Préparer et envoyer les invitations, coordonner les réponses et communiquer les détails aux participants; rédiger des procès-verbaux et prendre note des suites à donner lors des réunions et les distribuer aux participants.
• Rédiger des procès-verbaux et noter les suites à donner lors des réunions et les distribuer aux participants.
• Réunir et préparer des rapports, des documents, des mémoires et du matériel de travail pour les réunions.
• Rechercher, rédiger, relire et formater la correspondance, les présentations et les feuilles de calcul, au besoin.
• Fournir une aide générale à tous les membres du personnel et aux visiteurs, filtrer les demandes de renseignements téléphoniques et y répondre; transmettre l’information de manière appropriée au nom de la direction.
• Assurer la liaison avec l’agence de voyage pour déterminer les horaires de vol et les réservations d’hôtel; organiser les rendez-vous et les réunions; préparer les documents de voyage et le matériel approprié.
• Examiner et traiter le courrier tout en assurant un traitement efficace et discret de documents sensibles.
• Préparer et surveiller les budgets des services, y compris la préparation des propositions, des contrats, des bons de commande et le traitement des paiements. Coordonner les achats au moyen d’une carte de crédit d’entreprise.
• Articuler la culture et les valeurs de l'administration portuaire et la vivre sur le plan personnel, donner l’exemple en servant de modèle pour les comportements requis.
• Fournir un secours au sein de l’équipe des adjoints de direction, en assurant le soutien approprié en matière de direction.

Ce que vous apportez :

• Le ou la titulaire du poste devra posséder un certificat en gestion ou autre certificat ou diplôme acceptable.
• Minimum de deux ans d’expérience en tant qu’adjoint / adjointe de haute direction.
• Il ou elle doit avoir une bonne maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Excellente maîtrise en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Grande attention aux détails, très haut niveau de compétence en organisation, capacité à établir des priorités et flexibilité pour effectuer de multiples tâches.
• Capacité de faire montre de jugement, en reconnaissant l’étendue de l’autorité et en protégeant les renseignements confidentiels.
• Personne professionnelle, avec une disposition pour la collaboration et motivation personnelle.
• Excellentes aptitudes en matière de contacts humains, y compris le tact, la diplomatie et capacité de communiquer efficacement avec le personnel et les interlocuteurs externes.
• Capacité de prévoir, comprendre et répondre aux besoins des intervenants internes et externes pour satisfaire les objectifs organisationnels.

Ce que nous offrons :

• Salaires de base compétitifs et un plan de rémunération variable
• Offre d'avantages sociaux généreuse et inclusive, y compris un régime de retraite
• Programme de congés compensatoires
• Vacances payées et congés pour soins personnels
• Possibilités d'apprentissage, de perfectionnement et d’évolution de carrière
• Salle de sport sur place avec service de serviettes dans un monument national au cœur du front de mer de Vancouver
• Lieu de travail convivial, unique et respectueux

Lieu de travail : Vancouver, Canada

Type d'emploi : Exempt, Temps plein, Permanent, Au bureau

Environnement de travail : Conditions de travail normales.

Habilitation de sécurité en matière de transport maritime : Le titulaire ou la titulaire du poste peut être tenu(e) d'obtenir et de conserver une habilitation de sécurité en matière de transport maritime, étant donné que ce poste doit accéder à des zones et des informations restreintes, telles que définies par les règlements en matière de sécurité du transport maritime.

Il s'agit d'un emploi basé au Canada, et tous les employés sont censés maintenir en cours la validité de leur droit légal de travailler au Canada...