Adjoint(e) aux événements

Description

En collaboration avec les conseiller(e)s en événements, la personne en support aux événements participera à l’organisation de divers événements corporatifs destinés à nos employés et la force de vente. Tu es reconnu pour ta rigueur, ta minutie et ta mentalité de service? Fais un pas de plus pour ta carrière en joignant iA Groupe financier en tant que adjoint(e) aux événements.

Sous la supervision de la directrice adjointe gestion de la marque, joins-toi à notre équipe chaleureuse, accueillante et compétente. Le mandat consiste à supporter les conseiller(e)s en événements afin de réaliser des événements mémorables.

Plus précisément :

• Effectuer les tâches administratives liées aux événements :
• Créer des événements dans la plateforme technologique événementielle (Aventri);
• Créer des listes d’invités;
• Envoyer les invitations;
• Répondre aux questions des employés via la boîte courriel événementielle;
• Créer et envoyer les sondages post-événements et analyser les résultats.
• Envoyer les certificats de formation;
• Valider les disponibilités et tarifications de fournisseurs : hôtels, transports, artistes, etc.;
• Gérer les réservations des mascottes corporatives;
• Etc.
• Gérer les loges corporatives et les abonnements : distribuer les billets aux lignes d’affaires, assurer un suivi et répondre aux questions, payer les factures.
• Assurer les tâches administratives liées à l’installation corporative :
• Envoyer les invitations et confirmations, répondre aux questions, assurer les tâches administration (immatriculations, assurance, petite caisse, rapport de frais, validation de la carte de crédit, etc.);
• Être proactive et trouver des solutions aux imprévus rencontrés.
• Créer et effectuer le suivi des demandes de production de matériel événementiels dans la plateforme de gestion de projets (JIRA): affiches, gabarit courriel, signalétique, etc.
• Être présente lors de certains événements à Québec et Montréal : montage des salles, accueillir les invités, etc.
• Assurer la gestion de la boutique en ligne :
• Approuver les bons de commandes;
• Collaborer dans la recherche des nouveaux articles promotionnels;
• Assurer le suivi du budget;
• Produire des statistiques mensuellement.
• Produire des statistiques et mettre à jour les indicateurs clés (invités, tx participations, etc.);
• Toutes autres tâches connexes.
  
  

Ton profil ressemble à celui-ci :

• Tu détiens une formation d’ajointe administrative ou une expérience équivalente;
• Tu es reconnu pour ton sens de l’organisation, ton autonomie et ta facilité à gérer et prioriser de plusieurs projets et tâches;
• Tu as une excellente connaissance de Excel;
• Tu as un grand souci des détails et de la qualité;
• Tu as un sixième sens pour détecter les erreurs ou les problèmes;
• Tu es proactif et constamment en mode solution;
• Tu es dynamique et travaillant(e)
• Tu connais PowerPoint et Word;
• Tu dois pouvoir répondre à des courriels en anglais.