Adjoint Administratif - Division de l'Environnement et des Affaires Extérieures

Joignez-vous à un organisme qui joue un rôle clé dans l’économie canadienne. Dans l’Administration portuaire Vancouver-Fraser, nous concentrons nos efforts à l’accomplissement de l’incroyable mission de devenir le port le plus écologique au monde.

L’Administration portuaire Vancouver-Fraser est responsable de la gestion du port de Vancouver, qui est le plus grand et le plus diversifié port du Canada. Notre mandat en qualité d’administration portuaire canadienne, selon la définition figurant dans la Loi maritime du Canada, est d’assurer les objectifs d’échanges commerciaux du Canada, en instituant des conditions de sécurité et de responsabilité pour la circulation de marchandises à travers le port de Vancouver.

Nous sommes passionnés par notre mandat et par ce qu’il apporte aux communautés locales, à la région et à notre pays. Cette attitude se manifeste par nos valeurs en matière de collaboration, de poursuite continue d’améliorations, de responsabilité et de réceptivité vis-à-vis de la clientèle.

Faites partie d’une équipe qui crée des initiatives visant à la prospérité économique par des échanges commerciaux, par un environnement sain et par des communautés en plein essor, pour le bénéfice des générations futures de Canadiens. L’Administration portuaire Vancouver Fraser offre une culture d’entreprise exceptionnelle qui comprend de nombreux facteurs « du meilleur des deux mondes ». D’une part, l’administration portuaire est une organisation bien établie qui offre une stabilité d’emploi, un bon équilibre entre le travail et la vie personnelle, un programme de congés compensatoires très concurrentiel et un programme de travail à distance souple. D’autre part, l’administration portuaire est en période de croissance et offre nombre d’occasions de relever des défis intéressants et de travailler sur des projets innovants.

Le candidat idéal est une personne axée sur le service à la clientèle, dotée de compétences exceptionnelles en relations interpersonnelles et en communication. La personne recherchée a une excellente maîtrise de la langue anglaise avec la capacité de communiquer avec tact et positivement avec toutes les parties, à la fois internes et externes. Nous sommes à la recherche d’une personne dotée d’esprit d’équipe et d’excellentes compétences organisationnelles ainsi que de la souplesse nécessaire pour gérer de multiples tâches et des priorités changeantes. L’initiative, la créativité, la capacité de travailler de façon autonome et de produire des résultats exacts et opportuns sont essentielles pour réussir dans ce rôle.

L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative – Division de l’environnement et des affaires extérieures apporte un soutien administratif aux divers services de la division afin d’atteindre les objectifs établis par les services et au niveau de l’organisation. Au besoin, le titulaire du poste exerce d’autres fonctions connexes.

Dans ce rôle, le ou la candidat/e pour le poste assurera les fonctions suivantes :

• Fournir un service client exceptionnel aux parties internes et externes;

• Suivre et entrer la paie du service;

• Préparer les demandes de remboursement des comptes de dépenses, coder les factures aux fins de paiement, faire le suivi des dépenses financières et aider à la préparation des budgets de fonctionnement annuels et mensuels du service, aux rapports sur les écarts et à l’établissement des comptes de régularisation de fin d’exercice;

• Faciliter l’approbation des propositions budgétaires. Organiser et coordonner les réunions et la logistique des événements;

• Préparer la correspondance de base, formater les présentations et gérer les feuilles de calcul, au besoin;

• Inscrire les employés aux conférences et aux cours et effectuer les arrangements concernant les voyages;

• Tenir à jour les systèmes de classement et de suivi du service;

• Coordonner le système de remplacement pour les congés, préparer les documents de formation et de référence et assurer une formation polyvalente pour assurer les besoins administratifs au sein de la division.

La personne retenue pour le poste sera diplômée du secondaire et aura au moins un an et demi d’expérience à titre d’adjoint administratif ou d’adjointe administrative. Les personnes titulaires du poste doivent avoir une excellente maîtrise du clavier (au moins 60 mots par minute), ainsi que de l’informatique relevant de la suite Microsoft Office et d’autres applications connexes. Le titulaire du poste sera une personne motivée qui possède d’excellentes aptitudes organisationnelles, une capacité à établir des priorités et de la souplesse pour mener de multiples tâches.

DURÉE ET HEURES

L’Administration portuaire offre une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels, y compris un programme de congés compensatoires. Durée de la semaine de travail : 37,5 heures.

La santé et la sécurité de nos employés constituent une priorité, et l’Administration portuaire Vancouver Fraser s’est engagée à assurer un milieu de travail sécuritaire. Les vaccins, combinés à d’autres mesures de santé et de sécurité préventives, offrent la meilleure protection possible contre la COVID-19, et les employés de l’administration portuaire doivent donc être entièrement vaccinés contre la COVID-19. Fournir une preuve de vaccination contre la COVID-19 constitue donc pour cette raison une condition d’emploi.

Les candidats peuvent bénéficier de mesures d’aménagement pour cette exigence s’ils sont approuvés pour une exemption juridique; les aménagements concernant la vaccination peuvent être demandés uniquement pour des raisons religieuses et médicales, ou pour d’autres motifs protégés en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Si vous désirez obtenir des aménagements au sujet de l’exigence relative à la vaccination contre la COVID-19, veuillez en faire la demande lors du recrutement.

Cet emploi est un poste basé au Canada, et qui est censé être exécuté de notre bureau de Vancouver.

Nous remercions tous les candidats ou candidates de leur intérêt, mais seules les personnes dont le nom aura été retenu seront contactées.

Nous attirons votre attention sur le fait que cette offre sera ouverte jusqu’à ce que le poste soit comblé.