Media Finance Operations Coordinator

Media Experts IPG Inc. is looking for additional administrative support for the Media Finance Operations team. We are actively seeking one full-time Media Finance Operations Coordinator who will be responsible for supporting the team with data entry, reporting, reconciliation, and billing of media campaigns. Reporting to the Media Finance Operations Supervisor, this employee’s key responsibilities will include:

Service

Administrative support regarding campaign reconciliation and invoice coding, billing and reporting.

Responsibilities

• Assist with the input of Print / Out-of-Home / Search campaigns
• Resolve campaign debits with the planners that are not in accordance with the media contract/Insertion Order

• Acting as the control for all MPA's (maintain accurate files and act as the central repository for this paperwork).
• Setting up and maintaining fee and/or job dockets.
• Tracking and maintaining intercompany service records (ISRs).
• Liaising with Omaha A/R and collections group and assisting with maintaining client receivables in a clean and current state.
• Liaising with Omaha Shared Services to ensure billings and payables issues are resolved.
• Investigating, fixing and/or following up on discrepancies with vendors and/or appropriate personnel to ensure they get cleared.
• Approving draft billing prior to live billing being issued to the client.
• Utilizing the accounting system to run appropriate time reports as requested.
• Utilizing the accounting system to pull financial updates and billing summaries for client meetings as required;
• Assisting the Operations Director and the overall team as needed on ad-hoc projects and assignments which are within the scope of the role.

Required Skills

• Strong math skills
• Extremely Detailed Oriented
• Enjoys and excels at problem-solving
• Intermediate Proficiency with Microsoft Office suite specifically Excel (minimum Vlookups & Pivot Tables)
• Bilingualism required (French / English)

Media Experts is an equal opportunity employer and we welcome and encourage applications from all interested parties. Accommodations are available, upon request, for those with a disability or medical need during any stage of the recruitment process. We thank all candidates for their interest in Media Experts, however, only those candidates selected for an interview will be contacted.

Media Experts IPG Inc. est à la recherche d'un support administratif supplémentaire pour l'équipe des opérations financières des médias. Nous recherchons activement un (e) Coordinateur(rice) des opérations financières des médias à temps plein qui sera chargé de soutenir l'équipe dans la saisie des données, l'exécution de rapports, la réconciliation et la facturation des campagnes médiatiques. En rapport avec la superviseure des opérations financières des médias, les principales responsabilités de cet employé comprendront:

Service

Support administratif concernant la réconciliation des campagnes et le codage de factures des fournisseurs, la facturation des clients et les rapports financiers.

Responsabilités

• Aider à la saisie des campagnes imprimées, hors domicile et de recherche.
• Résoudre avec les planificateurs les débits des campagnes qui ne sont pas conformes au contrat média/ordre d'insertion
• Agir en tant que contrôle pour tous les Autorisations Achats Médias - AAM (tenir à jour des dossiers précis et agir en tant que dépositaire central de cette paperasse).
• Mettre en place et maintenir des dossiers d'honoraires et/ou de travaux.
• Assurer le suivi et la maintenance des dossiers de service interentreprises (ISR).
• Assurer la liaison avec le groupe des comptes clients et du recouvrement d'Omaha et aider à maintenir les comptes clients dans un état propre et actuel.
• Assurer la liaison avec les services partagés d'Omaha pour veiller à ce que les problèmes de facturation et de créditeurs soient résolus.
• Enquêter sur les anomalies, les corriger et/ou en faire le suivi auprès des fournisseurs et/ou du personnel concerné pour s'assurer qu'elles sont résolues.
• Approuver les brouillons de facturation avant l'émission de la facture réelle au client.
• Utiliser le système comptable pour exécuter les rapports de temps appropriés, comme demandé.
• Utiliser le système comptable pour produire des mises à jour financières et des résumés de facturation pour les réunions avec les clients, selon les besoins ;
• Assister le directeur des opérations et l'ensemble de l'équipe, selon les besoins, dans le cadre de projets et de missions ad hoc qui relèvent de son rôle.

Compétences requises

• Solides compétences en mathématiques
• Extremmement Détaillé
• Aime et excelle dans la résolution de problèmes
• Maîtrise de la suite Microsoft Office spécifiquement Excel (minimum vlookup et pivot table)
• Bilinguisme requise (français / anglais)

Média Experts est un employeur équitable et nous encourageons les demandes de toutes les parties intéressées. Sur demande au cours du processus de recrutement, nous pouvons accommoder les personnes ayant un handicap ou des besoins médicaux. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, cependant seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.