Administrative Assistant/Receptionist

Responsibilities

RÉSUMÉ DU TRAVAIL

Ce poste a comme principale responsabilité d’accomplir de manière efficace des tâches administratives qui exigent une bonne connaissance de la suite MS Office.

Le(la) titulaire du poste doit avoir une facilité à travailler autant en équipe que de façon autonome, avec un minimum de supervision. C’est une personne organisée, méthodique, souriante ayant le souci du service à la clientèle avec pour mandat d’aider l'administration des divers services.

TÂCHES/RESPONSABILITÉS

• Répondre aux appels entrants;
• Assurer l’accueil des visiteurs;
• Effectuer les réquisitions de divers produits à la demande de l’équipe de production et en assurer le suivi; produire divers rapports d’opérations quotidiennes et mensuelles;
• Traiter les correspondances (courrier/courriels);
• Préparer et effectuer la traduction de présentations et formations à l’interne en
  
  

« Power Point », entre autres;

• Établir et maintenir un système de classement efficace;
• Gérer l’approvisionnement et l’inventaire des fournitures de bureau et des articles promotionnels;
• Préparer les documents pour l’envoi postal (poste régulière, prioritaire, envois par messagers) ;
• Effectuer des réservations diverses (avion / hôtel / voiture) lors des déplacements de l’équipe de direction.
• Offrir un soutien administratif aux différents services, principalement aux ressources humaines :
• Effectuer la rédaction des descriptions de tâches ;
• Participer à l’accueil des nouveaux employés ;
• Effectuer des entrevues téléphoniques auprès de candidats potentiels et les convoquer en entrevue ;
• Créer et mettre à jour divers rapports pour le service des ressources humaines ;
• Codifier et assurer le suivi des cartes d’accès et des vignettes de stationnement ;
• Effectuer l’entrée de données de divers documents pour la formation des employés;
• Offrir un support lors de l’organisation d’activités du comité social.
• S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.
• Respecte les valeurs et le code d’éthique de l’entreprise.
• Respecte les programmes d’environnement, de santé et de sécurité de l’entreprise