Adjoint administratif / Commis aux finances

Sommaire des fonctions

Adjoint administratif, adjointe administrative

Lieu de travail : Burnaby, Colombie-Britannique, Toronto, Ontario, Montréal, Québec et, Ottawa, Ontario.

Principales responsabilités

• Traiter et distribuer les demandes administratives en conformité avec les procédures établies et les pratiques connexes afin d'appuyer un ou plusieurs secteurs administratifs, p. ex. les ressources humaines, les finances, l'approvisionnement, la budgétisation, la gestion des documents et de l'information, le soutien de la technologie et du matériel, soutien opérationnel ou d'autres fonctions administratives générales.
• Rédiger de la correspondance administrative courante; saisir au clavier et formater des documents, des rapports, des tableaux et des exposés; générer des rapports administratifs à partir d'informations existantes et facilement accessibles; effectuer un examen de qualité administrative des documents; recueillir et consigner des informations ou des données et en faire le suivi.
• Appuyer la coordination de l'organisation de déplacements, visites, réunions, entrevues, conférences ou d'autres événements; préparer et réunir les informations et les documents connexes et remplir des formulaires (p. ex. formulaires Web, factures, demandes de remboursement, bons de taxi).
• Fixer les rendez-vous, les réunions et les événements des membres de la haute direction et les inscrire dans leur calendrier et en faire le suivi.
• Tenir et mettre à jour les systèmes de suivi, y compris les registres et les feuilles de calcul, base de données et classer les documents et les informations d'un ou de plusieurs secteurs administratifs.
• Agir à titre de point de contact principal pour les demandes administratives ainsi qu'à titre de personne ressource en offrant des conseils sur les procédures et les processus administratifs.
• Recommander des améliorations aux procédures et aux modèles administratifs.
  
  
  
  

Commis aux finances

Lieu de travail : Burnaby, Colombie-Britannique, Toronto, Ontario, et Ottawa, Ontario

Principales responsabilités

• S’acquitter de ses responsabilités en ce qui a trait à la vérification de compte pour veiller à la certification de tous les documents au titre de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
• Administrer et tenir à jour le compte pour éventualités et le système des avances de fonds, ce qui suppose notamment de verser et de recevoir des fonds et surveiller et d’effectuer le rapprochement du compte.
• Assurer la liaison avec les gestionnaires et les employés au sujet des dépenses afin de veiller à ce qu’ils respectent les politiques et les règlements.
• Effectuer le rapprochement des rapports financiers.
• Traiter le paiement des factures dans les délais établis.
• Traiter le paiement des comptes. À cette fin, s’assurer que toutes les modalités des marchés sont respectées et déterminer les codes financiers appropriés pour éviter les pertes financières et les paiements en double.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour donner et obtenir les informations nécessaires pour veiller à l’exactitude des comptes et des transactions financières et pour corriger les anomalies.
  
  
  
  

Études

• Diplôme d’études collégiales et deux années d’expérience*
• Diplômes d’études secondaires et quatre années d’expérience*
  
  
  
  

Vous devez avoir obtenu votre diplôme d’études collégiales dans le domaine d’études exigé pour le poste. Le programme d’études doit provenir d’un établissement d’enseignement agréé reconnu au Canada. Si vous avez complété un programme d’études à l’extérieur du Canada, vous devez obtenir une attestation d’équivalence à vos frais d’un établissement d’enseignement agréé reconnu au Canada.

NOTA : Tout niveau d’études supérieur (études de premier cycle) pourrait être considéré comme de l’expérience.

Expérience

• Expérience dans des fonctions administratives générales.
• Expérience en matière de prestation de services à des clients internes ou externes ainsi qu’au grand public.
• Expérience l’utilisation d’une gamme de logiciels (p. ex. traitement de texte, courriel, base de données et tableur).
  
  
  
  

Compétences

• Adaptabilité / Flexibilité
• Service à la clientèle
• Collaboration
• Sens de l’organisation et capacité d’effectuer plusieurs tâches de front
• Rigueur
  
  
  
  

Atouts

Les qualifications constituant des atouts peuvent renforcer la capacité à exécuter les tâches visées, compte tenu des besoins actuels et futurs de l’organisation, mais ne sont pas strictement nécessaires. Elles peuvent aider à désigner la bonne personne pour le poste dans certaines situations.

Les candidats peuvent également démontrer dans leur demande qu’ils possèdent certains des atouts suivants :

• Expérience dans la saisie de données.
• Expérience dans l’organisation et de la gestion de dossiers (recherche et récupération) ou du cycle de vie de l’information.
• Expérience en lien avec les services liés aux données, comme l’assurance de la qualité et de l’intégrité des données.
• Expérience de travail dans un milieu axé sur la gestion de l’information ou la tenue de dossiers, ce qui suppose aussi l’utilisation de systèmes électroniques de gestion des documents et des dossiers
• Expérience dans la manipulation d’importantes sommes d’argent et de la conciliation quotidienne de caisse.
• 20 kg (45 lb) et de conserver la forme physique nécessaire pour remplir les fonctions du poste.
  
  
  
  

Conditions d'emploi

• L’employé doit posséder et conserver un permis de conduire valide au Canada pour la durée de son emploi. (Burnaby seulement)
  
  
  
  

Remarques

Le SCRS continue d’explorer différentes possibilités, comme le télétravail, mais pour l’heure, la majorité du travail doit être effectué au bureau .

Les personnes qui ont besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de recrutement doivent en informer un représentant des Ressources humaines.

Veuillez visiter Canada.ca pour en savoir plus sur la façon de présenter une candidature de façon optimale : Comment déposer une candidature puissante.

Lien de référence

• Échelle salariale
  
  
  
  

Exigences liées à la sécurité

Les candidats doivent satisfaire aux exigences liées à l’obtention d’une cote de sécurité « très secret approfondi ». Ils seront assujettis à une entrevue de sécurité, à un test polygraphique et à une enquête sur leurs antécédents qui comprend des vérifications financières et de crédit. La consommation de drogues illégales est une infraction criminelle. L’utilisation de drogue est considérée comme un facteur important dans l’évaluation de votre fiabilité et votre admissibilité au cours du processus de sélection. De ce fait, il est important de ne consommer aucune drogue illégale à compter du moment où vous présentez votre candidature.

Autres

Important

Les candidats doivent clairement indiquer comment ils rencontrent chaque critère d’éducation et d’expérience dans leur application au moment où ils postulent, faute de quoi leur candidature ne sera pas retenue pour cette possibilité de carrière.

Le SCRS est un employeur distinct qui n'est pas assujetti à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) . À ce titre, le SCRS a son propre système de classification, de rémunération et processus de dotation. En soi, nous employons un processus de recrutement et une terminologie différente.

Le SCRS est résolu à constituer un effectif véritablement représentatif de la population canadienne qu’il sert, ce qui implique de créer un milieu de travail qui reflète la diversité et l’inclusion. Pour ce faire, il lui est nécessaire d’accroître à tous les niveaux de l’organisation la représentation des groupes visés par l’équité en matière d’emploi, c’est-à-dire les personnes handicapées, les minorités visibles, les peuples autochtones et les femmes, et ce, grâce à l’embauche et à des pratiques de gestion des talents. Le Service veillera également à prendre les mesures d’adaptation adéquates (p. ex. matériel spécialisé ou modifications physiques au milieu de travail) pour que tous les candidats qui possèdent les qualifications requises puissent postuler. À l’appui de la création d’un effectif plus diversifié et qualifié, le Service encourage fortement les personnes qui font partie d’un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi de le déclarer au moment de postuler un poste.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation en lien avec un handicap, veuillez-nous en informer dès le début du processus de sélection. Cette information restera confidentielle.

Au Canada, les bureaux du SCRS sont situés sur diverses terres traditionnelles et ancestrales. Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons tous les peuples autochtones au Canada et leur liens avec ces terres.

Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels . Ils seront conservés dans la banque de données personnelles SR PPU 025.

Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus.

Le masculin a été employé pour alléger le texte.

Postulez