Adjoint.e aux opérations

Type d’emploi : Poste permanent à temps plein, en mode hybride

L’accès au droit et à la justice pour tous·te·s te tient à cœur ?

Tu souhaites que ton travail ait du sens et un impact concret et positif dans la vie des gens ? Tu aimerais travailler dans un milieu créatif et différent ? Tu ressens le besoin de mieux concilier ta vie professionnelle et ta vie personnelle ?

C’est ce que Juripop te propose !

Ce que tu feras

Évoluant au sein de l’équipe des opérations, tu collaboreras étroitement avec la direction des opérations et du bureau de projets ainsi que la direction générale afin de soutenir l’organisation et la coordination des activités administratives. Tu assureras la préparation des rencontres avec le conseil d’administration, suivras les échéances importantes impliquant les conventions d’aide financière, contribueras à la rédaction de la reddition de comptes et veilleras à la bonne circulation de l’information entre les différentes équipes. Tu joueras également un rôle clé dans la rédaction de documents, l’organisation de rencontres et le soutien aux projets stratégiques de l’organisation.

1. Coordination administrative, organisationnelle et philanthropique

· Coordonner les rencontres du conseil d'administration (CA) et des comités du conseil d’administration.

· Coordonner la logistique des réunions (préparation de documents, ordres du jour, procès-verbaux).

· Gérer la réception, le traitement et l'archivage des formulaires administratifs liés à l’organisation

· Assurer le suivi des conventions d’aide financière.

· Coordonner la reddition de comptes aux bailleurs de fonds.

· Assurer la tenue des bonnes pratiques philanthropique liée au statut d’organisme de bienfaisance enregistrée.

2. Coordination de dossiers liés à la gestion budgétaires et aux ressources humaines

· Effectuer le traitement de la paie en collaboration avec les services externes ou internes concernés.

· Gérer les inscriptions et modifications aux assurances collectives pour les employés.

· Coordonner et assurer le suivi des vacances et des congés (saisie, validation, mise à jour des dossiers).

· Préparer et soumettre les formulaires d’impôts liés aux employés

· Suivi des comptes à recevoir et des comptes fournisseurs à payer

· Déposer les chèques et effectuer certaines opérations bancaires et administratives

3. Communication interne et coordination :

· Servir de lien administratif entre la direction, les employé.es et les membres du conseil d’administration

· Préparer, diffuser et assurer le suivi des communications internes importantes.

· Maintenir un niveau de confidentialité élevé sur l’ensemble des dossiers traités.

· Participer à l’amélioration continue des procédures administratives internes.

4. Accompagnement au traitement des demandes de services et aux autres membres de l’équipe administrative

· Prêter main forte à l’agente qui traite les demandes de services (en cas de besoin)

· Aider à la documentation des outils internes pour la simplification de nos processus

À propos de toi

· 1 à 2 années d’expérience dans un poste similaire

· Autonomie, gestion des priorités, résolution de problème et leadership

· Bonne capacité d’autorégulation de soi

· Maîtrise des méthodologies et des outils de gestion de projet

· Intérêt pour les enjeux de justice sociale et le secteur juridique.

Avantages et conditions de travail

· 4 semaines de vacances par année complète, 5 après 5 ans

· 5 congés personnels payés

· 15 journées de congé payées (oui oui, 7 de plus que le minimum légal au Québec !)

· 2 jours de congés additionnels rémunérés entre Noël et Jour de l’an afin de fermer les bureaux pendant cette période.

· Assurance collective payée à 50% par l’employeur, incluant la couverture dentaire

· Programme d’aide aux employé.e.s et à la famille

· Programme de télémédecine pour ta famille et toi

· Horaire estival, on ne travaille pas le vendredi après-midi !

· Travail hybride (présentiel et télétravail), 35 heures par semaine

· De la flexibilité +++

Faites parvenir votre candidature au lien suivant si vous êtes intéressé.e : https://airtable.com/appEXC9vV4faL1Boz/shrP2VhvBJphOETEJ

Nous souscrivons au principe de l’égalité des chances dans l’emploi.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Le poste peut être pourvu à tout moment.