Chef(fe) d’équipe, Services administratifs / Team Lead, Administrative Services

Chef(fe) d’équipe, Services administratifs

Nous recherchons un(e) Chef d'équipe expérimenté(e) en services administratifs pour superviser et coordonner une équipe performante de professionnels administratifs. Le/la candidat(e) idéal(e) apportera une solide expérience en tant qu'assistant(e) exécutif(ve), un style de leadership proactif et des compétences organisationnelles exceptionnelles. Ce rôle est essentiel pour soutenir nos équipes d'ingénierie en garantissant l'exécution efficace des fonctions administratives, notamment l'édition et la mise en forme de documents, la préparation de propositions, la réservation de voyages, la gestion des calendriers et le suivi des dépenses.

Votre rôle au sein de l’équipe

Au Sein De L’équipe De Minéraux Et Métaux, Vous Relèverez De La Coordonnatrice, Excellence Opérationnelle Et Gestion De Changements Et Vous Aurez à

• Leadership d’équipe :
• Encadrer, motiver et gérer une équipe de 4 à 5 adjoint(e)s administratifs(ves).
• Répartir les tâches, surveiller la charge de travail et équilibrer les priorités pour respecter les échéanciers.
• Favoriser une culture d’excellence de service, de responsabilité et d’amélioration continue.
• Offrir de la formation, du mentorat et de la rétroaction sur la performance pour soutenir le développement professionnel.
• Servir de point de contact principal pour les enjeux administratifs complexes.
  
  

• Opérations administratives:
• Superviser la préparation et la mise en forme de propositions et de rapports de haute qualité, conformes à l’image de marque.
• Gérer l’organisation de voyages complexes (vols, hébergements, visas, itinéraires) pour des déplacements locaux et internationaux.
• Examiner et assurer le traitement rapide des notes de frais conformément aux politiques de l’entreprise.
• Coordonner et gérer les calendriers des cadres, en priorisant et en résolvant les conflits d’horaire au besoin.
• Développer et maintenir des systèmes de classement efficaces (numériques et physiques) tout en assurant la confidentialité des documents.
  
  

• Amélioration des processus et collaboration :
• Identifier et mettre en œuvre des améliorations aux processus administratifs pour accroître l’efficacité.
• Collaborer avec les consultants, les chefs de projet et les autres départements pour anticiper les besoins administratifs et offrir un soutien proactif.
• Assurer la liaison avec les départements TI, RH et Finance pour résoudre les enjeux administratifs interfonctionnels.
• Contribuer aux initiatives internes, y compris l’intégration des nouveaux employés et le partage des connaissances au sein de l’équipe administrative.
  

Pourquoi choisir AtkinsRéalis comme employeur ?

Parce Que Nous Offrons Notamment

• l’opportunité de travailler sur des projets variés et d’envergure autant à l’interne qu’à l’externe, au Canada et dans le monde entier;
• un milieu de vie stimulant où l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle est important;
• l’accès à une offre de formations diversifiées axées sur le développement et les intérêts de chacun;
• un salaire concurrentiel, des avantages sociaux flexibles, un régime d’actionnariat et un régime de retraite à cotisations déterminées;
• un environnement de travail axé sur la santé et sécurité.
  
  

Le/la Chef(fe) d’équipe, Services administratifs recherché(e)

• 5 années d’expérience ou plus en tant qu’adjoint(e) exécutif(ve), dont au moins 1 à 2 ans en gestion ou coordination d’équipe.
• Expérience confirmée en soutien à des cadres supérieurs dans un environnement dynamique (services professionnels ou conseil).
• Solide compréhension des fonctions administratives : planification de voyages, gestion des dépenses, coordination de calendriers.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); la connaissance d’outils de gestion documentaire ou de projet est un atout.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
• Grande rigueur, sens de la discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles.
• Leadership empathique, capacité à inspirer les autres et à gérer la performance de l’équipe.
  
  

Le défi vous intéresse? N’attendez plus! Faites-nous parvenir votre CV et joignez-vous à nous pour façonner un meilleur avenir pour notre planète et ses habitants.

À propos d’AtkinsRéalis

Issue de l’intégration d’organisations établies de longue date, la première en 1911, AtkinsRéalis est une entreprise mondiale de pointe de services professionnels et de gestion de projet, dédiée à façonner un meilleur avenir pour notre planète et ceux qui l’habitent. Nous créons des solutions durables qui lient individus, données et technologie pour transformer les infrastructures et les systèmes énergétiques du monde. Nous déployons des capacités mondiales à l’échelle locale pour fournir à nos clients des services uniques et complets couvrant tout le cycle de vie d’un actif — consultation, services-conseils et services environnementaux, réseaux intelligents et cybersécurité, conception et ingénierie, approvisionnement, gestion de projet et de construction, exploitation et entretien, mise hors service et capital. Nous offrons l’ampleur et la profondeur de nos capacités dans des secteurs stratégiques clés tels que Services d’ingénierie, Énergie nucléaire, Exploitation et entretien et Capital.

Chez AtkinsRéalis, nous cherchons à embaucher des individus possédant des caractéristiques, parcours et perspectives diversifiées. Nous croyons fermement que le talent de classe mondiale ne fait aucune distinction à l’égard du genre, de l’origine ethnique ou nationale, de l’identité et de l’orientation sexuelle, de l’âge, de la religion ou de la déficience, mais s’enrichit plutôt de ces différences.

AtkinsRéalis se préoccupe de votre confidentialité. AtkinsRéalis et les autres filiales ou entreprises affiliées de AtkinsRéalis (communément désignées « AtkinsRéalis ») sont déterminées à protéger votre confidentialité. Veuillez consulter notre Avis de confidentialité sur notre site Carrières pour en savoir plus sur la façon dont nous recueillons, utilisons et transférons vos données personnelles.

En fournissant vos renseignements personnels à AtkinsRéalis, vous confirmez que vous avez lu notre Avis de confidentialité et que vous l’acceptez.

• Puisque AtkinsRéalis est une entreprise internationale et qu’elle a des bureaux partout à travers le monde où des milliers d’employés s’y situent, et que sa clientèle est internationale et nationale, nous devons être en mesure de fournir des services en français et en anglais. Par conséquent, une bonne connaissance des deux langues est requise en raison de la nature des services professionnels que vous fournirez.
  
  

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Team Lead, Administrative Services

We are seeking an experienced Team Lead, Administrative Services to oversee and coordinate a high-performing team of administrative professionals. The ideal candidate will bring strong executive assistant experience, a proactive leadership style, and exceptional organizational skills. This role is critical to support our engineering teams by ensuring seamless execution of administrative functions, including document editing and formatting, proposal preparation, travel booking, calendar management, and expense reporting.

Your role within the team

Responsibilities

As a member of the Minerals and Metals team, you will report to the Coordinator, Operational Excellence and Change Management and be responsible for:

• Team Leadership & Oversight:
• Lead, mentor, and manage a team of 4–5 administrative assistants.
• Delegate tasks, monitor workloads, and balance priorities across the team to meet project timelines and business needs.
• Foster a culture of service excellence, accountability, and continuous improvement.
• Provide training, coaching, and performance feedback to support professional development.
• Serve as the main point of escalation for complex administrative issues.
  
  

• Administrative Operations:
• Oversee the preparation and formatting of high-quality client proposals and reports, ensuring consistency and brand alignment.
• Supervise complex travel arrangements for local and international trips, including flights, accommodations, visas, and itineraries.
• Review and ensure timely processing of travel and expense claims in compliance with company policy.
• Coordinate and maintain executive calendars, prioritizing and resolving scheduling conflicts as needed.
• Develop and maintain efficient filing systems (digital and physical) and ensure document confidentiality.
  
  

• Process Improvement & Collaboration:
• Identify and implement administrative process improvements to drive efficiency and consistency across the team.
• Collaborate with consultants, project managers, and other departments to anticipate administrative needs and provide proactive support.
• Liaise with IT, HR, and Finance departments to resolve cross-functional administrative issues.
• Contribute to internal initiatives, including onboarding processes and knowledge-sharing tools for administrative staff.
  

Why choose AtkinsRéalis as an employer?

Because We Offer

• The opportunity to work on diverse and large-scale projects, both domestically and internationally.
• A stimulating work environment where work-life balance is valued.
• Access to a wide range of training opportunities focused on individual development and interests.
• Competitive salary, flexible benefits, share ownership plan, and defined contribution pension plan.
• A work environment that prioritizes health and safety.
  
  

Qualifications For The Position

• 5+ years of experience as an Executive Assistant, with at least 1–2 years in a team leadership or coordination role.
• Proven track record supporting multiple senior leaders in a fast-paced, professional services or consulting environment.
• Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); familiarity with documents and project management tools is an asset.
• High attention to detail, discretion, and the ability to manage confidential information.
• Demonstrated ability to lead with empathy, inspire others, and manage performance.
• Strong knowledge of administrative functions, including travel planning, expense management, and calendar coordination.
• Excellent verbal and written communication skills in English and French.
  
  

Are you up for the challenge? Don't wait any longer! Send us your CV and join us in shaping a better future for our planet and its inhabitants.

About AtkinsRéalis

Created by the integration of long-standing organizations dating back to 1911, AtkinsRéalis is a world-leading professional services and project management company dedicated to engineering a better future for our planet and its people. We create sustainable solutions that connect people, data and technology to transform the world's infrastructure and energy systems. We deploy global capabilities locally to our clients and deliver unique end-to-end services across the whole life cycle of an asset including consulting, advisory & environmental services, intelligent networks & cybersecurity, design & engineering, procurement, project & construction management, operations & maintenance, decommissioning and capital. The breadth and depth of our capabilities are delivered to clients in key strategic sectors such as Engineering Services, Nuclear, Operations & Maintenance and Capital.

At AtkinsRéalis, we strive to hire individuals with diverse characteristics, backgrounds, and perspectives. We firmly believe that world-class talent knows no gender, ethnic or national origin, identity or sexual orientation, age, religion, or disability and is instead enriched by these differences.

AtkinsRéalis values your privacy. AtkinsRéalis and its subsidiaries or affiliated companies (collectively referred to as "AtkinsRéalis") are committed to protecting your privacy. Please refer to our Privacy Notice on our Careers site to learn more about how we collect, use, and transfer your personal data.

By providing your personal information to AtkinsRéalis, you confirm that you have read and accepted our Privacy Notice.

• Since AtkinsRéalis is an international organization that has offices all around the world where thousands of employees are located, and its clientele is international and national, we must be able to provide services in French and in English. Therefore, a good knowledge of both languages is required because of the nature of our professional services you will provide.