Adjoint(e) administratif(ve) bilingue, Unité des communications

Division et section : Unité des communications

Lieu de travail : 483, rue Bay, Toronto

Type de poste et heures de travail : Temps plein, permanent, 36,25 heures par semaine (travail en mode hybride, sous réserve des besoins opérationnels)

Rémunération : 58 846 $ – 73 557 $

Affiliation : Section locale 343 du Syndicat canadien des employées et employés professionnels et de bureau (SEPB)

Nombre de postes : 1

Période d’affichage : Ce poste sera affiché jusqu'à ce qu'il soit pourvu

Le poste

L’Ombudsman est un officier indépendant et impartial de l’Assemblée législative de l’Ontario, nommé par toutes les parties, et dont le rôle est de s’assurer que le gouvernement provincial et la fonction publique ontarienne servent la population d’une façon équitable, responsable, transparente et respectueuse de ses droits. Le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario traite les plaintes sur les décisions et mesures administratives de plus de 1 000 organismes de la fonction publique et du gouvernement de l’Ontario, et concernant les services en français et les services fournis dans le secteur de la protection de l’enfance.

L’adjoint(e) administratif(ve) fournit un soutien administratif bilingue (en anglais et en français) au(à la) directeur(trice), aux gestionnaires et aux autres membres du personnel des communications ainsi qu’à d’autres unités du Bureau, et assure la suppléance du(de la) réceptionniste.

Responsabilités

• Préparer et traiter les documents conformément aux normes d’Ombudsman Ontario.
• Trier, emballer et distribuer du matériel imprimé et d’autres documents d’information.
• Organiser le transport et l’hébergement pour le personnel, selon les besoins.
• Tenir à jour les systèmes de classement et les listes de diffusion.
• Gérer, surveiller et organiser l’inventaire des fournitures de bureau, ranger et commander les articles.
• Participer à l’organisation des activités de sensibilisation visant à faire connaître Ombudsman Ontario et son travail, notamment en préparant et en emballant des brochures et d’autres documents à distribuer lors d’événements de sensibilisation.
• Traiter les rapports financiers et les dépenses, y compris le rapprochement des factures.
• Établir et tenir des calendriers sur demande, notamment fixer les dates de réunions, gérer les invitations et préparer les documents de réunion.
• Rédiger les lettres et la correspondance standard, classer les documents électroniques et distribuer au personnel le courrier et la documentation.
• Relire et réviser des documents en anglais et en français.
• Répondre aux demandes de renseignements externes en donnant de l’information sur Ombudsman Ontario sous la forme de rapports, de brochures, etc.
• Assurer la suppléance du(de la) réceptionniste, y compris la prise en charge régulière de la ligne téléphonique et du bureau de la réception, et fournir un soutien administratif général pour d’autres unités, selon les besoins.
• Participer à la coordination d’événements internes et externes, selon les besoins.
• Remplir les autres tâches administratives, responsabilités et projets assignés.
  
  
  

Connaissances et expérience

• Au moins deux ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) dans une organisation similaire.
• Expérience pratique avec des bases de données et des listes de diffusion.
• Connaissance pratique de la rédaction et du formatage de la correspondance dans Word (y compris la fusion de courriers), et maîtrise des outils permettant de créer ou de mettre à jour des feuilles de calcul, des bases de données et des présentations.
• Connaissance de logiciels de collaboration comme SharePoint, Microsoft Teams et d’autres outils de gestion des réunions et de partage de calendrier.
• Connaissance manifeste des processus de rapprochement des données financières de base (factures, dépenses, états financiers, etc.).
• Compréhension du fonctionnement des organismes gouvernementaux et du secteur public ainsi que leurs processus administratifs.
  
  
  

Aptitudes et compétences requises

• Souci du détail, et compétences supérieures à la moyenne en relecture et en révision.
• Capacité à ordonnancer les tâches et à en mener plusieurs de front.
• Capacité à travailler seul(e) et en équipe, et solides aptitudes en relations interpersonnelles.
• Excellent jugement et bonne compréhension des pratiques pour traiter les renseignements confidentiels et délicats.
• Pensée analytique, solide raisonnement et capacité à résoudre les problèmes, dans le but d’identifier et de corriger les problèmes proactivement.
• Tact et diplomatie pour pouvoir répondre à toutes les demandes de renseignements de manière professionnelle et efficace.
• Sens de la fierté et de la responsabilité à l’égard du travail accompli, et volonté constante de s’améliorer.
• Solides aptitudes en communication écrite et orale, en anglais et en français.