Adjointe administrative

Le ou la titulaire de cette fonction assiste la direction dans les tâches administratives, tout en assurant la première ligne de service à la clientèle. Sous la responsabilité du ou de la Gérant(e) CSC, l’Adjoint(te) Administratif(ve) aura comme responsabilités les tâches suivantes :

Volet Réception

• Répondre aux appels téléphoniques et courriels reçus à la réception, en français ou en anglais.
• Satisfaire aux questions qui ne nécessitent pas d’intervenant jusqu’à complétion, ou, dans le cas contraire, les adresser à la bonne personne, dans le bon département, afin d’être pris en charge par ceux-ci, jusqu’à la fin de la requête.
• Travailler de pair avec le (la) Spécialiste Expérience Client en transmettant à son attention, par courriel, toute information pouvant mener à un contentieux ou toute requête spécifique de la clientèle (Ex. : formation, rencontre, plainte).
• Compléter sur le site transactionnel des commandes simples, reçues par courriel, téléphone ou télécopieur.
• Assurer le suivi des boîtes courriels qui lui ont été assignées.
• Transmettre le rapport de paye, après approbation.
  
  

Volet Finance

• Travailler en pleine et entière collaboration avec le département des finances de Victoriaville & Co.
• Effectuer l’envoi, par courriel, des documents de commandes expédiées la journée précédente, pour fin de facturation, au service des compte à recevoir de Victoriaville & Co, selon la procédure établie.
• Saisir et transmettre les informations pour fin de recouvrement aux départements des finances de Victoriaville & Co et suivre leur directive.
• Traiter les paiements reçus, selon les directives émises par le département des finances de Victoriaville & Co
  
  

Volet Interdépartemental

• Assister le département finition et expédition à la production lorsque nécessaire et si possible.
• Assister au suivi des livraisons de commandes avec les services de transport en cas d’absence, d’indisponibilité ou à la demande du ou de la Superviseur(e) Finition Expédition.
• Aider lors de la prise d’inventaire.
• Adresser tout problème interdépartemental au Gérant de Centre.
  
  

Volet Général

• Respecter et appliquer toutes procédures ou normes mises en place par la direction.
• Effectuer des suggestions dans le but d’améliorer son département ou d’appliquer de meilleures pratiques.
• Assister et participer à toutes formations proposées
• Accomplir toutes autres demandes de la direction
• Demeurer respectueux et calme en tout temps.
• Garder son environnement de travail propre, incluant les espaces communs.