Office Administrator & Facilities Coordinator

Anglais à suivre - English to follow

Lieu : Montréal, QC (en présentiel)

Type de poste : Temps plein (40 heures/semaine)

Taux horaire : 20–23 $/heure (selon l’expérience)

À propos de Haply Robotics

Haply Robotics développe une technologie haptique de pointe qui permet des interactions naturelles et immersives avec les systèmes numériques.

Nous recherchons un administrateur de bureau et coordonnateur des installations fiable et soucieux du détail pour aider à gérer notre bureau sur trois étages, coordonner la logistique et veiller à ce que notre espace de travail fonctionne comme une machine bien huilée.

Description du poste

Ce poste couvre un large éventail de responsabilités, allant de l’entretien des installations et la gestion des stocks à la coordination des expéditions, la tenue de livres de base et le soutien à la réception. Vous jouerez un rôle clé dans la création d’un environnement productif, propre et professionnel pour notre équipe et nos visiteurs.

Responsabilités

Entretien du bureau et fournitures

• Maintenir la propreté et l’ordre sur tous les étages du bureau (principal, sous-sol, 4e étage)
• Réapprovisionner chaque semaine les fournitures de cuisine, de salle de bain et de bureau
• Superviser les déchets et le recyclage, et démonter les boîtes
• Arroser les plantes, remplacer les ampoules et signaler les problèmes d’entretien
• Nettoyer quotidiennement les surfaces communes, les salles de réunion et les robots de démonstration
• Effacer les tableaux blancs et publier des photos sur Slack

Expéditions et livraisons

• Emballer et expédier les colis internes et externes (mardi, jeudi, dernier jour du mois)
• Suivre la procédure d’expédition (SOP) et les directives de qualité
• Recevoir les colis entrants et informer les destinataires via Slack
• Garder la zone de livraison organisée et conforme aux photos de référence

Gestion des courses et des stocks

• Passer les commandes d’épicerie hebdomadaires sur Voila (le lundi pour une livraison le mardi)
• Suivre la liste de commandes prédéfinie et respecter le budget de 210 $ CAD
• Surveiller le stock des articles supplémentaires (ex. : mayonnaise, sacs de recyclage)
• Publier les remplacements ou les problèmes dans le canal #office-handoff

Soutien administratif

• Planifier des réunions et envoyer des invitations de calendrier pour les appels internes et externes
• Fournir un soutien administratif aux chefs de projet et aux gestionnaires
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les besoins du bureau (préapprouvés seulement)
• Tenir des registres clairs des achats et les soumettre mensuellement au service des finances

Comptes fournisseurs et coordination financière

• Recueillir et saisir les factures des fournisseurs dans Odoo avec les bons codes de grand livre
• Générer le rapport des comptes fournisseurs hebdomadaire et faire correspondre les transactions dans les flux bancaires
• Faire le suivi des paiements ou crédits en retard

Réception et présélection des candidats

• Répondre aux appels entrants et filtrer les appels
• Accueillir les visiteurs et assurer une expérience fluide (enregistrement, boissons, accompagnement)
• Effectuer les appels de présélection avec les candidats et mettre à jour les notes dans Odoo
• Informer les gestionnaires d’embauche et planifier les entrevues de suivi

Soutien aux événements et aux déjeuners

• Aider à la préparation du déjeuner au besoin
• Aider à l’installation pour les démonstrations d’équipe ou de clients et les événements spéciaux
• Remplir les bacs à collations et les frigos à boissons tous les jours avant 9 h

Exigences

• Plus d’un an d’expérience en administration de bureau, en logistique ou en gestion des installations
• Excellentes compétences en organisation et en gestion de multiples tâches
• À l’aise avec Google Workspace et les tableurs
• Familiarité avec les procédures d’expédition de base et la coordination des stocks
• Maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit)
• Professionnel, fiable et proactif dans la communication
• Au moins un an d’expérience en tenue de livres ou en comptes fournisseurs

Atouts

• Expérience de travail dans une startup ou un environnement de travail hybride
• Familiarité avec la communication avec les fournisseurs et l’approvisionnement en fournitures
• Expérience dans le soutien aux événements d’équipe ou la gestion des installations dans des espaces à plusieurs étages

Location: Montreal, QC (On-Site)

Job Type: Full-Time (40 hours/week)

Hourly Rate: $20–$23/hour (based on experience)

About Haply Robotics

Haply Robotics builds cutting-edge haptic technology that enables natural, immersive interactions with digital systems. We’re looking for a dependable and detail-oriented Office Administrator & Facilities Coordinator to help manage our three-floor office, coordinate logistics, and ensure our workspace runs like a well-oiled machine.

Job Description

This role covers a broad mix of responsibilities, from facility upkeep and inventory management to shipping coordination, basic bookkeeping, and front-desk support. You’ll play a key part in creating a productive, clean, and professional environment for our team and guests.

Responsibilities

Office Maintenance & Supplies

• Maintain cleanliness and order across all office floors (Main, Basement, 4th)
• Restock kitchen, bathroom, and office supplies weekly
• Oversee garbage/recycling and break down boxes
• Water plants, replace light bulbs, and report maintenance issues
• Clean shared surfaces, boardrooms, and demo robots daily
• Wipe whiteboards and post photos to Slack

Shipping & Deliveries

• Pack and ship internal and external packages (Tues, Thurs, last day of month)
• Follow shipping SOP and quality guidelines
• Receive incoming packages and notify recipients via Slack
• Keep delivery area organized and aligned with reference photos

Grocery & Inventory Management

• Place weekly Voila grocery orders (Monday for Tuesday delivery)
• Follow predefined order list and stay within $210 CAD budget
• Monitor stock of supplemental items (e.g. mayo, recycling bags)
• Post substitutions or issues in #office-handoff channel

Administrative Support

• Book meetings and send calendar invites for internal/external calls
• Provide admin support to project leads and managers
• Liaise with suppliers for office needs (pre-approved only)
• Maintain clear records of purchases and submit monthly to Finance

Accounts Payable & Finance Coordination

• Collect and input vendor invoices in Odoo with proper GL codes
• Run weekly AP report and match transactions in bank feeds
• Follow up on overdue payments or credits

Front Desk & Candidate Screening

• Answer and screen incoming calls
• Greet visitors and ensure smooth guest experience (sign-in, drinks, escort)
• Conduct initial screening calls with candidates and update notes in Odoo
• Notify hiring managers and book follow-up interviews

Event & Lunch Support

• Assist with lunch prep when needed
• Help with setup for team/client demos and special events
• Refill snack bins and drink fridges daily before 9:00 AM

Requirements

• 1+ years of experience in office administration, logistics, or facilities
• Strong organizational and multitasking skills
• Comfortable using Google Workspace and spreadsheets
• Familiar with basic shipping procedures and inventory coordination
• Proficient in English and French (spoken and written)
• Professional, reliable, and proactive in communication
• 1+ Year Bookkeeping or accounts payable experience

Nice-to-Haves

• Experience working in a startup or hybrid work environment
• Familiarity with vendor communications and supply procurement
• Experience supporting team events or managing facilities in multi-floor spaces