Chef, Relations externes - Manager, External Relations

Description

Sous la supervision du vice-président, Communications et relations externes, la personne en poste agit en étroite collaboration avec la direction Communications et la haute direction, ainsi qu’avec l’ensemble des directions de l’Administration portuaire de Montréal. Elle est responsable de développer des contenus et des stratégies de relations avec les parties prenantes, notamment auprès des divers paliers de gouvernement et des partenaires associatifs actifs dans le Grand Montréal, ailleurs au Québec et à l’échelle canadienne.

Dans le respect de la planification stratégique de l’organisation, elle joue un rôle-conseil stratégique auprès de la haute direction relativement aux projets clés, et contribue activement à l’élaboration des contenus et des messages à véhiculer. Elle participe aux activités liées aux relations avec les élus gouvernementaux, en étroite coordination avec la haute direction, et assure la réalisation de diverses communications ciblées en lien avec les politiques publiques, les programmes gouvernementaux et les priorités de l’APM.

Par ailleurs, elle développe des relations de confiance fondées sur une compréhension mutuelle des enjeux avec les parties prenantes clés et veille à maintenir des échanges proactifs avec les interlocuteurs gouvernementaux et associatifs. Elle est également appelée à coordonner l’accueil de délégations nationales et internationales dans le cadre de visites protocolaires, contribuant ainsi au rayonnement de l’organisation dans ses milieux d’affaires et institutionnels.

Veille stratégique et analyse

• Assure une veille active de l’actualité politique et gouvernementale aux niveaux municipal, provincial et fédéral (conseils municipaux, Assemblée nationale du Québec, Chambre des communes, Sénat, fils de presse, médias sociaux, etc.).
• Identifie les renseignements pertinents pour les objectifs de l’APM et les transmet de façon structurée sous forme de comptes rendus, d’analyses ou de recommandations.
• Participe à des événements publics ou sectoriels afin de recueillir des informations utiles aux stratégies d’affaires publiques de l’organisation.
  
  

Relations avec les décideurs publics et partenaires associatifs

• Établit, développe et maintien des relations de confiance avec les décideurs gouvernementaux et les partenaires associatifs dans le Grand Montréal, au Québec et au Canada.
• Identifie les personnes-ressources stratégiques pertinentes pour l’APM.
• Coordonne des rencontres, des suivis et des échanges réguliers avec les élus, les fonctionnaires, les leaders communautaires et les représentants d’organisations.
• Fournit en temps opportun des informations pertinentes sur les activités et priorités de l’APM.
• Tient à jour les outils de suivi des parties prenantes.
  
  

Stratégie, positionnement et contenus

• Recommande des stratégies de relations avec les parties prenantes en lien avec les activités courantes et les projets majeurs de l’APM.
• Soutient la mise en œuvre de ces stratégies et utilise les moyens à sa disposition pour en assurer l’implantation.
• Collabore avec les équipes internes à la rédaction de mémoires, notes de position, discours, sommaires et autres documents stratégiques.
• Contribue à la préparation des contenus pour les rencontres et événements ciblant des publics politiques ou associatifs (PowerPoint, argumentaires, notes de service).
• Participe à l’élaboration des positions de l’APM sur des enjeux spécifiques, en assure la formulation et la diffusion.
• Collabore à la rédaction de discours, mémoires et présentations pour la présidente-directrice générale ou d’autres membres de la haute direction.
  
  

Visites, protocoles et rayonnement

• Coordonne, en collaboration avec la direction des communications, les visites protocolaires ou institutionnelles du Port (délégations politiques, partenaires, missions internationales, etc.).
• Prépare les contenus, documents de briefing et éléments de langage associés à ces activités.
• Soutient l’organisation des événements de l’APM destinés aux décideurs publics et aux partenaires stratégiques.
  
  

Gestion d’enjeux

• Collabore à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies de gestion d’enjeux.
• Participe aux travaux de la cellule de communication responsable de la gestion d’enjeux et de crise, selon les besoins.
  
  

Suivi, amélioration continue et autres tâches

• Élabore et maintient un processus structuré de suivi des rencontres et des engagements, à l’aide d’un système ou outil approprié.
• Participe à l’amélioration continue des processus relevant de ses fonctions ou de son service.
• Accomplit toute autre tâche connexe en soutien aux objectifs de l’APM.
  
  

Qualifications

• Diplôme universitaire dans le domaine des communications et des sciences politiques ou dans une discipline connexe.
• Minimum 10 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire.
• Maîtrise d’Office 365
• Intérêt pour les politiques publiques, notamment dans le domaine du transport et du développement économique
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, en français et en anglais.
• Grande force en rédaction et production de contenus de nature diverse.
• Bonne capacité de travail, grande flexibilité, probité professionnelle et volonté de prendre des initiatives.
• Jugement sûr à l’égard des enjeux et des personnes.
• Habiletés au-dessus de la moyenne : tact, diplomatie, capacité de persuasion et force relationnelle.
• Capacité de représenter l’organisation auprès de diverses instances, lors de réunions et des événements organisés à l’extérieur.
• Grande vélocité dans le travail, tant pour les tâches demandant détail et précision que pour celles de niveau plus stratégique.
  
  

Description

Under the supervision of the Vice-President, Communications and External Relations, the incumbent works closely with the Communications Department and senior management, as well as with all departments of the Montreal Port Authority. He or she is responsible for developing content and strategies for stakeholder relations, particularly with the various levels of government and associative partners active in Greater Montreal, elsewhere in Quebec and across Canada. In line with the organization's strategic planning, she acts as a strategic advisor to senior management on key projects, and actively contributes to the development of content and messages.

She participates in activities related to relations with elected government officials, in close coordination with senior management, and ensures the realization of various targeted communications related to public policies, government programs and APM priorities.

In addition, she develops relationships of trust with key stakeholders, based on a mutual understanding of the issues at stake, and maintains proactive exchanges with government and association contacts. She is also called upon to coordinate the hosting of national and international delegations as part of protocol visits, thus contributing to the organization's influence in its business and institutional circles.

Strategic watch and analysis

• Actively monitors political and government news at municipal, provincial and federal levels (municipal councils, Quebec National Assembly, House of Commons, Senate, newswires, social media, etc.).
• Identifies information relevant to APM's objectives and conveys it in a structured manner in the form of reports, analyses or recommendations.
• Participates in public or sectoral events to gather information useful to the organization's public affairs strategies.
  
  

Relations with public decision-makers and associative partners

• Establishes, develops and maintains relationships of trust with government decision-makers and associative partners in Greater Montreal, Quebec and Canada.
• Identifies relevant strategic contacts for APM.
• Coordinates regular meetings, follow-ups and exchanges with elected officials, civil servants, community leaders and organization representatives.
• Provides timely and relevant information on APM activities and priorities.
• Maintains stakeholder monitoring tools.
• Strategy, positioning and content
• Recommends stakeholder relations strategies for APM's current activities and major projects.
• Supports the implementation of these strategies and uses the means at his or her disposal to ensure their implementation.
• Collaborates with internal teams in the drafting of briefs, position papers, speeches, summaries and other strategic documents.
• Contributes to the preparation of content for meetings and events targeting political or associative audiences (PowerPoint, arguments, memos).
• Participates in the development of APM positions on specific issues, ensuring their formulation and dissemination.
• Collaborates in drafting speeches, briefs and presentations for the President and CEO or other members of senior management.
• Visits, protocols and outreach
• Coordinates, in collaboration with the Communications department, the Port's protocol or institutional visits (political delegations, partners, international missions, etc.).
• Prepares content, briefing documents and language elements associated with these activities.
• Supports the organization of APM events aimed at public decision-makers and strategic partners.
• Issues management
• Collaborates in the development and implementation of issue management strategies.
• Participates in the work of the communications unit responsible for issues and crisis management, as required.
  
  

Monotoring, continuous improvement and other tasks

• Develops and maintains a structured process for tracking meetings and commitments, using an appropriate system or tool.
• Participates in the continuous improvement of processes related to his/her functions or department.
• Performs any other related tasks in support of APM objectives.
  
  

Qualifications

• University degree in communications, political science or related discipline.
• Minimum 10 years' relevant experience in a similar position.
• Proficiency with Office 365
• Interest in public policy, particularly in the fields of transportation and economic development
• Excellent oral and written communication skills, in French and English.
• Strong writing and content production skills.
• Good work capacity, high flexibility, professional integrity and willingness to take initiative.
• Sound judgment regarding issues and people.
• Above-average skills: tact, diplomacy, persuasiveness and interpersonal skills.
• Ability to represent the organization in various forums, meetings and external events.
• High work speed, both for tasks requiring detail and precision and for those of a more strategic nature.