Operations Manager/Gestionnaire des operations

Job Title

Operations Manager/Gestionnaire des operations

Job Description Summary

We are seeking a dynamic and experienced Operations Manager to oversee and manage the day-to-day operations of our commercial services in Montreal. This role is pivotal in ensuring the seamless delivery of administrative and operational support across the local office. The ideal candidate will be a strategic thinker and hands-on leader, responsible for managing operations staff, optimizing office functions and driving operational excellence in collaboration with the Managing Principal and other key stakeholders. As an operations leader, this individual will ensure there is sufficient support and act as a steward for operational excellence initiatives.

In addition to local responsibilities, this role will dedicate approximately 20% of their time to supporting the activities for the Toronto office.

Nous sommes à la recherche d’un Gestionnaire des opérations dynamique et expérimenté pour superviser et gérer les opérations quotidiennes de nos services commerciaux à Montréal. Ce rôle est essentiel pour assurer la prestation fluide du soutien administratif et opérationnel au sein du bureau local.

Un penseur stratégique et un leader actif, le ou la candidat(e) idéal(e) sera responsable de la gestion de l’équipe des opérations, de l’optimisation des fonctions du bureau et de la promotion de l’excellence opérationnelle, en collaboration avec le Directeur général (Managing Principal) et autres intervenants clés.

En tant que responsable des opérations, cette personne assurera que les ressources de soutien soient suffisantes et agira en tant que responsable des initiatives d'excellence opérationnelle.

Parallèlement à ses responsabilités locales, ce rôle consacrera environ 20 % de son temps à soutenir les activités du bureau de Toronto.

Job Description

Key Responsibilities

Key Responsibilities Include But Not Limited To

• Partner closely with the local Managing Principal to manage all operational aspects of the business within a given market
• Creatively solve problems to ensure the market’s office operates in an efficient and effective manner
• Work with HR to hire, onboard, and evaluate administrative and office operations support staff
• Provide formal leadership, mentoring and supervision to the administrative and office operations support staff
• Oversee and manage the purchasing and maintenance of office supplies/equipment, mail room operations, office technology implementation, upgrades, support, facilities, telecommunications, emergency preparedness, and business continuity planning
• Solicit and negotiate vendor bids, contracts, and pricing
• Coordinate and distribute work between Broker support and Administrators if roles exist within local offices
• Work with Managing Principal, FP&A and Regional Director of Operations to draft and finalize budget (revenue and expenses)
• Help promote culture of compliance within office for fee-earners and support staff to routinely update CRM system
• Solicit input from service line, fee-earners and market leads at pre-budget meetings regarding recent wins, pipeline activity, anticipated recruiting and attrition, capital spend, etc.
• Work with Managing Principal and Regional Director of Operations to follow up with fee-earners, staff, Project Coordinators, as needed, to update monthly pipeline information
• Maintain tracking of expenses related to deals, using Commissions Accounting and CRM Systems
• Track expense budgets for all deals and escalate concerns to Managing Principal and Regional Director of Operations, as needed
• Review and approve all expense reports and determine if expenses are appropriate and in policy in Expense system
• Review business case for necessity of expenditure
• Performs other related duties as required or requested
  
  

Requirements

• Bachelor Degree in Business, Finance, Real Estate or related discipline.
• 5+ years of experience in operations or commercial real estate or administration with at least 3 years of people management experience.
• Bilingual proficiency in English and French is required.
• Proficiency in Microsoft Office Suite, Workday, knowledge of Salesforce and budgeting tools is a plus.
• Ability to analyze and interpret P&L statements and financial data.
• Demonstrated success in process improvement and operational efficiency.
• Excellent interpersonal communication, leadership and relationship building skills.
• Excellent written, verbal and presentation communication abilities.
• Strong organizational and project management skills.
• Conflict resolution and executive communication experience.
  
  

Office location: 1500-999, boul. de Maisonneuve O, Montreal, H3A 3L4 (at Peel Metro)

Cushman & Wakefield is committed to employment equity. Our goal is to provide a diverse, inclusive and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need to receive the job offer in an alternative format or access any other accommodation during the hiring process, please submit your request by email to [email protected]. Please include job title and location when contacting us.

Responsabilités principales

Les Principales Responsabilités Sont Notamment Les Suivantes

• Collaborer étroitement avec le Directeur général local pour gérer tous les aspects opérationnels de l’entreprise dans le marché concerné
• Résoudre de manière créative les problèmes afin d’assurer une gestion efficace et efficiente du bureau
• Travailler avec les resources humaines pour recruter, intégrer et évaluer le personnel de soutien administratif et des opérations
• Offrir une direction soutenue, du mentorat et une supervision au personnel de soutien administratif et opérationnel
• Superviser et gérer l’achat et l’entretien des fournitures/biens d’équipement, les opérations de la salle de courrier, la mise en œuvre et le soutien technologique, les télécommunications, la préparation aux situations d'urgence et la planification de la continuité des activités
• Solliciter et négocier des soumissions, contrats et tarifs auprès des fournisseurs
• Coordonner et répartir le travail entre les équipes de soutien aux courtiers et les administrateurs dans les bureaux locaux
• Travailler avec le Directeur général, l’équipe, Planification et analyse financières, et le Directeur régional des opérations pour élaborer et finaliser le budget (revenus et dépenses).
• Favoriser une culture de conformité au sein du bureau afin que les professionnels et le personnel de soutien mettent régulièrement à jour le système CRM
• Solliciter les contributions des lignes de service, des professionnels et des responsables de marché lors des réunions prébudgétaires concernant les gains récents, les activités en cours, les prévisions de recrutement et d’attrition, les dépenses en capital, etc.
• Collaborer avec le Directeur Général et le Directeur Régional des Opérations pour assurer le suivi auprès des professionnels, du personnel et des coordinateurs de projets, au besoin, afin de mettre à jour les informations mensuelles sur le pipeline
• Assurer le suivi des dépenses liées aux transactions, en utilisant les systèmes de comptabilité des commissions et le CRM
• Suivre les budgets de dépenses pour toutes les transactions et signaler toute préoccupation au Directeur Général et au Directeur Régional des Opérations, au besoin
• Examiner et approuver tous les rapports de dépenses et déterminer si les dépenses sont appropriées et conformes à la politique dans le système de gestion des dépenses
• Analyser la justification commerciale de chaque dépense
• Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins ou les demandes
  
  

Exigences

• Baccalauréat en administration des affaires, finance, immobilier ou dans un domaine connexe.
• Plus de 5 ans d’expérience en opérations, en immobilier commercial ou en administration, dont au moins 3 ans en gestion d’équipe.
• Maîtrise bilingue du français et de l’anglais exigée.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, Workday ; la connaissance de Salesforce et des outils budgétaires est un atout.
• Capacité à analyser et interpréter les états financiers (P&L) et les données financières.
• Succès démontré dans l’amélioration des processus et l’efficacité opérationnelle.
• Excellentes compétences en communication interpersonnelle, en leadership et en développement de relations.
• Excellentes aptitudes en communication écrite, verbale et de présentation.
• Fortes compétences en organisation et en gestion de projets.
• Expérience en résolution de conflits et en communication avec des cadres exécutifs.
  
  

Lieu de travail : 1500-999, boul. de Maisonneuve Ouest, Montréal, H3A 3L4 (station de métro Peel)

Cushman & Wakefield s'engage en faveur de l'équité en matière d'emploi. Notre objectif est d'offrir un environnement de travail diversifié, inclusif et sans obstacles.

Si vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez recevoir l’offre d’emploi dans un format alternatif ou accéder à d'autres mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, veuillez soumettre votre demande par courriel à [email protected]. Veuillez inclure le titre du poste et le lieu dans votre message.

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Cushman & Wakefield s’engage à respecter l’équité en matière d’emploi. Notre objectif est d’offrir un milieu de travail diversifié, inclusif et exempt d’obstacles. Si vous êtes une personne handicapée et que vous avez besoin de recevoir l’offre d’emploi dans un autre format ou d’accéder à toute autre mesure d’adaptation au cours du processus d’embauche, veuillez soumettre votre demande par courriel à [email protected]. Veuillez mentionner le titre de poste et le lieu de travail au moment de communiquer avec nous.

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