Secrétaire administrative

L’emploi de secrétaire administrative consiste à accomplir les diverses tâches d’un secrétariat plus particulièrement les fonctions les plus complexes de collaboration auprès d’une ou de plusieurs personnes.

Pour connaître les tâches et les attributions caractéristiques de cette classe d'emploi, veuillez consulter le plan de classification du personnel de soutien : https://cpn.gouv.qc.ca/cpnc/negociations/plan-de-classification/personnel-de-soutien/.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes :

Service des affaires étudiantes :

• Assurer des communications dynamiques, claires et efficaces à l’intention des étudiants et en effectuer les suivis appropriés;
• Accueillir, informer, orienter et référer les étudiants et les comités étudiants qui s’adressent au service des affaires étudiantes;
• Appliquer les procédures prévues en cas de manquement au code de vie (Règlement no 7) impliquant des étudiants;
• Gérer l’agenda de la direction adjointe et assurer le suivi des rendez-vous et des engagements;
• Offrir un soutien administratif à la direction adjointe ainsi qu’aux équipes relevant de son secteur;
• Assurer le suivi des communications (MIO, courriels, message teams, appels téléphoniques) du service des affaires étudiantes et des services connexes en l’absence des personnes responsables;
• Effectuer les suivis administratifs liés aux dossiers des différents secteurs du service;
• Collaborer à la rédaction des bilans, des plans de travail et autres documents de planification du service;
• Organiser les réunions de service et de comités : transmettre les convocations, rédiger les ordres du jour et les comptes-rendus et en assurer les suivis;
• Produire et gérer divers formulaires, sondages et listes liés à l’organisation, la planification et le suivi des services ou des activités (SPEC, tirage, etc)
• Assurer le classement, l’archivage et la rédaction de documents administratifs;
• Réviser les documents du service pour en assurer la qualité linguistique et la mise en page;
• Gérer les demandes administratives ( DMA) les réquisitions, les factures, les budgets et les demandes MAOB du service et des équipes concernées;
• Accueillir les nouveaux employés et gérer leurs dossiers administratifs ( réquisition des personnel, fiche accueil-moi, fiche mobilité etc);
• Recevoir et diffuser l’information destinée aux étudiants, notamment les offres de logement et d’emploi, via le portail Omnivox;
• Promouvoir les activités, services, événements à l’aide d’outils spécialisé tel CANVA;
• Participer à l’organisation logistique d’activités institutionnelles (journée Repères, remise des diplômes etc.);
• Assurer la mise à jour du dossier postvention, conformément aux recommandations de la personne responsable.

Exigences : Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente,

et

Avoir une (4) année d'expérience pertinente.

Compétences et qualités recherchées :

• Connaissance des règlements institutionnels et des enjeux liés à la vie étudiante.
• Excellentes capacités d’analyse, de jugement et de discrétion.
• Sens de l’écoute, diplomatie et capacité à gérer des situations sensibles.
• Maîtrise du français écrit et oral.
• Capacité à travailler en collaboration avec divers intervenants.

Tests requis : Test de français niveau avancé : note de passage établie à 70 %
Test d'Excel niveau débutant : note de passage établie à 60 %
Test de Word niveau débutant : note de passage établie à 60 % Remarques : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant de mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel