Spécialiste en procédés administratifs - Direction des services techniques (Réservé aux employés du RSSS)

Conformément aux normes ministérielles en vigueur, cet affichage est réservé aux employés des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec. Selon les restrictions d’embauche en vigueur, seuls les candidats qui respectent ces critères seront contactés.

Sous l’autorité de la direction des services techniques, vous contribuez à la réalisation de la mission, de la vision et des orientations stratégiques de la direction des services techniques. Vous assistez et conseillez le directeur ainsi que la direction adjointe dans l’exercice de leur fonction. Vous agissez a titre de conseiller dans les processus décisionnels qui incombent à la direction ainsi que dans la mise en œuvre des priorités de la direction.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES RESPONSABILITÉS

• À titre de conseiller exécutif, le titulaire coordonne la gestion et le traitement des demandes et des requêtes urgentes et complexes provenant du bureau de la présidente directrice générale, de la direction générale des infrastructures, de la logistique, des équipements et de l’approvisionnements du Ministère de la Santé et des Services Sociaux tout en assurant une cohérence avec les orientations retenues sur les plans administratif, politique et législatif, du respect des échéanciers très serrés et de la mise à contribution efficaces des services de la direction des services techniques;
• Recueille les informations nécessaires afin de participer au processus décisionnel qui incombe à la direction et à la direction adjointe. A ce titre, le titulaire doit clarifier et synthétiser l’information, s’assurer de la qualité des informations et des documents produits et, au besoin, effectuer des rectifications, identifier rapidement les enjeux et les impacts afin d’émettre les recommandations nécessaires;
• Participe activement à la rédaction de documents officiels soumis aux autorités comme les redditions de compte, les fiches d’informations, les communiqués de la direction etc…et ce, en s’assurant du respect du cadre réglementaire en vigueur;
• Coordonne et effectue le suivi ainsi que la rétroaction auprès de la direction des dossiers corporatifs complexes, la gestion des documents officiels et les activités de la direction récurrentes ou ponctuelles nécessitant la présence de la direction adjointe ou du directeur;
• Fournit une expertise et un soutien professionnel de haut niveau au directeur et au directeur adjoint dans la réalisation de mandats complexes ou transversaux de l’organisation;
• Réalise des études et des recherches visant à soutenir les réflexions afin de proposer des solutions novatrices en matière de responsabilité de la direction visant l’amélioration de la performance de la dst et par le fait même améliorer les services offerts à la population;
• Assure, le cas échéant, la coordination de la salle de pilotage, son alimentation et la mise à jour des indicateurs;
• Assure le soutien dans la préparation des documents, la coordination des dossiers et le suivi des rencontres, lors de la tenue de différents comité ou siège la direction adjoint et/ ou le directeur;
• Collabore à l’élaboration d’ententes avec les différents partenaires, assurer le suivi de ces ententes et en réalise le bilan;
• Élabore et mène des consultations auprès des différents gestionnaires de la direction afin d’émettre des rapports, des comptes rendus et des états de situation;
• Standardise l’ensemble des documents officiels de la direction et en assure la diffusion auprès des différentes agentes administratives de la direction ;
• Coordonne les opérations de la direction, établit un calendrier de gestion et identifie les responsables des dossiers.

Processus de sélection : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour un processus de sélection.

• Diplôme universitaire de 1er cycle dans un domaine connexe à l’administration ou un diplôme pertinent à la fonction;
• Détenir une expérience minimale d’un (1) an dans des fonctions équivalentes ou de niveau professionnel;
• Leadership, autonomie, rigueur et jugement;
• Sens et habiletés politiques et aisance à transiger avec des gestionnaires de différents niveaux hiérarchiques;
• Habiletés à réagir rapidement et avec agilité dans des situations imprévues;
• Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle ainsi que pour le travail d’équipe;
• Capacité à favoriser l’expérience client.

Information additionnelle : Il s'agit d'un remplacement à temps complet jusqu'en juillet 2026.