Coordonnateur(rice) aux instances - Gouvernance

Introduction

Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.

Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l’emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.

Travailler chez exo c’est aussi bénéficier d’une foule d’avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d’aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez exo!

Relevant de la Secrétaire générale et directrice Gouvernance, affaires commerciales et conformité, vous assumez différentes responsabilités en lien avec les activités du secrétariat général de l’organisation. Vous contribuez de façon importante à la haute qualité des services offerts par l’équipe du secrétariat général et de la gouvernance aux membres du conseil d’administration, aux dirigeants et employés d’exo.

Responsabilités principales

• En collaboration avec l’équipe du secrétariat général, coordonner, planifier, organiser, et convoquer les réunions du conseil d’administration et de ses comités (les « Instances);
• Responsable de l’application du processus de gestion des Instances et de sa mise à jour ;
• Responsable de recevoir et d’organiser la documentation relative aux instances et de préparer la documentation administrative (projet d’ordre du jour, avis de convocation, etc.);
• Responsable de l'organisation des séances des instances et des réunions préparatoires (incluant la planification annuelle) et de la logistique entourant la tenue d’une instance;
• Responsable de la tenue du registre des procès-verbaux et du suivi des décisions prises par les instances ;
• Agir à titre de personne-ressource auprès des directions exécutives dans le cadre de la gestion des dossiers devant être soumis aux instances ;
• Responsable de l’expédition des communiqués, des courriels, des rappels et de la correspondance aux administrateurs ;
• Responsable de la gestion et de la mise en œuvre des outils de gestion logistique des instances ;
• Effectuer les suivis et les rappels auprès des directions exécutives dans le cadre de la gestion des dossiers devant être soumis aux instances ;
• Responsable de la gestion de la plateforme de partage de fichiers sécurisés Diligent et de la mise en ligne des documents pour les différentes séances des instances et de la mise à jour des bibliothèques électroniques de la plateforme ;
• Assurer les suivis découlant des procès-verbaux des instances ;
• Gérer le processus de rémunération des administrateurs (compilation des présences, complétion des divers tableaux, préparation des lettres de rémunération) ;
• Prendre connaissance des courriels dans la boîte de secrétariat général et les traiter (classer, répondre) ;
• Appuyer l’équipe du secrétariat général et de la gouvernance dans la gestion de toutes autres tâches relatives aux instances et aux administrateurs.
  
  

La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d’être effectuées par le titulaire du poste.

Exigences normales du poste

Scolarité

Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou toute combinaison d’études et d’expériences pertinentes à l’emploi.

Expérience

Minimum de 3 années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.

Compétences et aptitudes

• Faire preuve d’organisation, de débrouillardise et de discrétion ;
• Avoir un grand souci pour les détails et faire preuve de beaucoup de rigueur ;
• Savoir gérer plusieurs dossiers à la fois et avoir le sens des priorités ;
• Efficacité sous pression ;
• Avoir l’esprit d’équipe et la capacité de prendre l’initiative ;
• Sens du client et relations interpersonnelles ;
• Bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ;
• Maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel et PowerPoint), ainsi que de Teams et de l’environnement SharePoint ;
• Connaissance de la plateforme Diligent, constitue un atout.
  
  

Conditions de travail

Emploi régulier à temps plein, soit 37.5 heures par semaine. Accessibilité au mode hybride et à l’aménagement des horaires flexibles.

Siège social, 1001 boulevard Robert-Bourassa, 26e étage, Montréal, Québec, H3B 4L4

Le masculin est utilisé de façon générique afin d’alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des candidatures seront contactées.

Domaine D'activité

Gouvernance et affaires juridiques

Direction Exécutive

Direction générale

Statut D'emploi

Permanent

Horaire De Travail

Temps plein

Type De Lieu De Travail

Hybride