Réceptionniste, Fonds Dynamique (contrat de 6 mois) - Montréal QC

DFJ

Numéro de la demande: 231992

Fonds Dynamique est une filiale en propriété exclusive de La Banque de Nouvelle-Écosse, dont le siège social se trouve à Toronto. Dynamique a vu le jour en 1957 lors de la formation d’un petit club d’investissement. Faisant œuvre de pionnière, Fonds Dynamique fournissait déjà au grand public des conseils professionnels. Devenue l’une des sociétés de gestion de patrimoine les plus réputées au Canada, elle propose aujourd’hui une vaste gamme de produits et services donnant accès aux principaux secteurs, régions, catégories d’actif et méthodes de placement. Elle offre des fonds à capital fixe et variable, des produits assortis d’avantages fiscaux, des programmes à honoraires ainsi que des solutions personnalisées destinées aux investisseurs bien nantis.

En tant que premier point de contact, le rôle de réceptionniste est très visible. Il est donc essentiel qu’il ou elle possède de solides compétences en communication verbale et écrite. Une image professionnelle et un bon comportement sont requis pour ce poste en première ligne. Le ou la candidate retenu(e) sera bien organisé(e), doté(e) d’excellentes compétences en gestion du temps, ainsi que d’une bonne connaissance des systèmes informatiques liés à la Banque.

Ce poste est-il fait pour vous ? Dans ce rôle, vous devrez :

• Servir tous les clients (incluant les appels téléphoniques) et répondre à leurs besoins ou les rediriger vers la personne appropriée, pour leur garantir une réponse dans un délai raisonnable.
• Recevoir, trier et classer le courrier par ordre de priorité, en tenant compte des mesures à prendre et des dates d’échéance, afin de garantir la rapidité des réponses et de la prise de mesures.
• Effectuer les tâches quotidiennes liées à la salle de courrier et s’assurer que tous les documents ou livraisons parviennent correctement à nos employés internes.
• Accepter les colis et organiser le service de messagerie afin d’assurer la distribution en temps opportun des colis et des documents.
• Gérer la réception et le traitement des envois et des livraisons du siège social.
• Coordonner les salles de réunion et les conférences téléphoniques en veillant à ce que les mesures à prendre et les produits livrables soient abordés.
• Coordonner toute communication interne à l’intention du personnel, y compris la mise à jour des documents internes, incluant les listes téléphoniques.
• Organiser et maintenir divers systèmes de classement pour suivre et stocker les données et la documentation et permettre de retrouver facilement l’information.
• Bien gérer l’inventaire du matériel et des fournitures de bureau et veiller à ce que les commandes soient effectuées en temps voulu.
• Distribuer le matériel et les fournitures de bureau et veiller à ce que toutes les zones d’entreposage soient correctement approvisionnées.
• Participer aux activités liées à la sécurité et aux responsabilités des détenteurs de clés, notamment la production de cartes d’accès et l’ouverture et la fermeture du bureau et coopérer avec la sécurité de l’immeuble.
• Payer les factures au travers notre système de facturation informatique
• S’occuper de la restauration et des dîners d’affaires, selon les besoins.
• Organiser des événements spéciaux, selon les besoins.
• Communiquer avec les fournisseurs d’équipement de bureau pour assurer l’entretien du matériel, selon les besoins; incluant le fournisseur de la machine à café.
• Participer à des projets spéciaux et à d’autres fonctions administratives, selon les besoins

Possédez-vous les compétences qui vous permettront de réussir dans ce rôle ? - Nous serions ravis de travailler avec vous si vous avez :

• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle.
• Excellente capacité à résoudre des problèmes.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.
• Grande capacité d’organisation et aptitude avérée à gérer de multiples priorités et échéances.
• Communication efficace et capacité à développer de bonnes relations de travail à tous les échelons de la Banque et avec les clients.
• Autonomie et capacité à effectuer des tâches avec un minimum d’instructions

Conditions de travail

• Le travail se fait dans un bureau standard.
• lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h

Conformément à une évaluation des besoins linguistiques menée par la Banque Scotia, le candidat retenu doit pouvoir communiquer en anglais et en français, car il servira une clientèle anglophone.

Emplacement(s): Canada : Québec : Montreal

Nous valorisons les compétences uniques que chaque employé apporte à la Banque et nous nous engageons à offrir un environnement inclusif et accessible pour tous. Nous communiquerons directement avec les personnes retenues pour une entrevue. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement et de sélection, veuillez nous en informer. Nous travaillerons avec vous pour que votre expérience de recrutement soit la plus satisfaisante possible.