Responsable du contrôle des documents

Un avenir porteur de sens

Chez Arup, notre dévouement passe par le développement durable et la réalisation de projets socialement utiles et porteurs de sens. Notre objectif, nos valeurs partagées et notre approche collaborative nous distinguent depuis plus de 75 ans et orientent notre mission visant à façonner un monde meilleur.

Nous mettons de l’avant des solutions pour résoudre les problèmes les plus complexes au monde et réalisons ce qui semble insurmontable, avec curiosité et créativité. Notre organisation florissante et en pleine croissance vous offre de nombreuses possibilités de façonner un monde meilleur… ainsi que votre avenir.

Rejoindre Arup

Notre objectif, nos valeurs partagées et notre approche collaborative nous distinguent depuis plus de 75 ans et orientent notre mission visant à façonner un monde meilleur. Chez Arup, vous appartenez à un collectif d’exception qui encourage l’épanouissement de chacun de ses membres. Notre force découle de la façon dont nous respectons, partageons et harmonisons nos multiples expériences, points de vue et idées. En rejoignant notre équipe, vous participerez à la réalisation de projets socialement utiles et porteurs de sens tant pour Arup, votre carrière, nos membres ainsi que les clients et les communautés que nous servons.

Arup cherche un-e responsable du contrôle des documents pour joindre son équipe de Montréal. En tant que membre à part entière de l’équipe de projet, le ou la responsable du contrôle des documents assurera son soutien aux directeurs et aux chargés de projet dans la coordination et la planification de nos divers projets, en veillant au respect de la confidentialité des enjeux critiques. En outre, le candidat sera appelé à faire valoir son expérience en contrôle des documents et en administration de projets.

Le titulaire du poste saura comprendre les besoins quotidiens d’un milieu dynamique et avant-gardiste et jouera un rôle de premier plan afin de façonner et de perpétuer la culture de l’organisation. Chez Arup, vous aurez la chance de travailler avec les ingénieurs et experts parmi les plus chevronnés et prisés au monde. Vous aurez également l’occasion de prendre part à des mandats d’envergure stimulants et de contribuer à la réalisation de projets de qualité qui ont des retombées positives et durables sur la communauté et l’environnement.

Description Du Poste

• Instaurer et maintenir les projets conformément à nos systèmes d’administration et de gestion de la qualité;
• Mettre en place les plateformes de projets et de données, notamment SharePoint, ProjectWise et Aconex;
• Assurer le contrôle des documents et la gestion des registres;
• Élaborer, mettre en œuvre et améliorer les procédures et les meilleures pratiques en matière de gestion des documents pour les différents projets;
• Gérer le flux des documents, le contrôle des versions, les approbations et la distribution des documents à l’aide de divers systèmes ou plateformes de contrôle des documents tels que ProjectWise, SharePoint, Aconex, Procore ou Unifier;
• Assurer le formatage, le codage et l’archivage des documents conformément aux normes et aux protocoles établis;
• Tenir à jour les registres des documents entrants/sortants, des transmissions et de la correspondance pertinente;
• Assurer la gestion des informations/données;
• Soutenir la mise en œuvre du Plan de gestion de l’information ou du Plan de gestion des documents de projet;
• Assurer l’utilisation cohérente des métadonnées, des conventions d’appellation, de la structure des dossiers et des systèmes d’archivage;
• Rendre les informations des projets accessibles aux parties prenantes internes et externes;
• Assurer la conformité des documents avec les politiques et procédures en matière de gouvernance de l'information;
• Produire des rapports sur le statut des documents livrables, les revues en retard et les indicateurs de qualité des données;
• Conserver les historiques d'audit et faciliter la traçabilité des informations et des communications relatives aux décisions clés;
• Assurer la liaison avec les chargés de projets, les équipes techniques, les consultants et les clients afin de coordonner la soumission et la revue des documents;
• Fournir de la formation aux nouveaux membres de l’équipe de projet afin qu’ils se familiarisent avec le processus de contrôle des documents;
• Soutenir les audits et les contrôles d'assurance qualité, selon les besoins;
• Contribuer à l’avancement et au suivi des projets dans le Système de gestion des relations-clients (CRM);
• Préparer la documentation relative aux projets et en assurer la conformité, la correction et la révision;
• Établir les factures et soutenir l’équipe de gestion de projet dans la planification des ressources, le suivi et les rapports pertinents;
• Assurer la coordination des réunions de projet, y compris les aspects suivants : procès-verbaux, actions et suivis pertinents.
  
  
  

Êtes-vous la personne qu’il nous faut ?

• Au moins 5 ans d’expérience en administration de projets dans un cadre assujetti à des délais, préférablement au sein de l’industrie de l’ingénierie, de l’architecture ou de la construction;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Outlook, Excel, PowerPoint et Adobe Acrobat (le candidat sera évalué afin de déterminer son niveau de connaissance de ces programmes);
• Maîtrise du français (grammaire, orthographe, ponctuation, rédaction, révision); bilinguisme, un atout important;
• Capacité à gérer des tâches confidentielles avec tact et diplomatie;
• Attitude proactive, grande motivation; excellentes aptitudes interpersonnelles et forte capacité à communiquer;
• Fortes aptitudes à la résolution de problèmes; pensée stratégique et créative; capacité de prise de décision; grande minutie et sens de l’organisation;
• Capacité à exercer ses fonctions de manière autonome ou en équipe tout en demeurant concentré et productif;
• Sens de l’organisation accru doublé d’une excellente gestion du temps et des priorités;
• Capacité à s’adapter à un environnement au rythme soutenu et volonté d’effectuer des heures supplémentaires, au besoin, afin d’assurer le respect des échéances des projets;
• Diplôme en administration des affaires et titre de professionnel de la gestion de projet (PMP), un atout.
  
  
  

Les candidats intéressés doivent postuler directement sur notre portail d’emploi. Si ce poste ne correspond pas exactement à ce que vous recherchez, nous vous invitons à rejoindre notre Communauté de talents afin de rester informé des opportunités qui pourraient vous convenir et vous permettre de contribuer à notre mission de façonner un monde meilleur.

Nos avantages

Des avantages sociaux concurrentiels – Arup offre un programme d’avantages sociaux généreux et complet destiné aux employés et à leurs familles. Ceux-ci sont couverts à 100% par Arup, à l’exception de l’assurance-vie facultative. Ces avantages vous procurent notamment une protection en matière de soins de santé ainsi que des congés payés favorisant le repos et le ressourcement. Notre Plan global de partage des bénéfices (versés deux fois par année) vous donne la possibilité de participer au succès de l’organisation. À titre d’employé estimé d’Arup, vous pouvez également souscrire à notre régime enregistré d’épargne-retraite collectif (RÉER) – avec contribution équivalente de 5% de l’employeur – vous permettant ainsi d’épargner pour l’avenir.

Formule de travail flexible – Nous croyons que la formule de travail flexible favorise un cadre plus inclusif qui soutient notre engagement envers la diversité et le bien-être de nos membres. Parmi les options proposées, notons l’horaire de travail réaménagé et la possibilité de travailler à distance (télétravail) pendant une portion de votre semaine de travail.

Échelle salariale – La fourchette salariale établie de bonne foi pour ce poste, s’il est occupé à Montréal, est de 74 000 $ à 80 000 $ par année. Cette fourchette est établie en fonction de l’expérience, de l’éducation et des compétences. Les avantages sociaux ne sont pas inclus dans le salaire de base. Les avantages sociaux sont décrits sommairement dans la présente offre d’emploi et seront précisés lors de l’entretien d’embauche. Veuillez prendre note que la fourchette salariale s’appliquant aux candidats qui travaillent à l’extérieur du bureau de Montréal peut varier.

Arup souscrit au principe d’égalité d’accès à l’emploi – Arup accorde à tous les candidats qualifiés un traitement équitable en matière d’emploi sans discrimination fondée sur la race, la couleur, l’ascendance, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, la grossesse, l’état civil, l’âge (sauf dans les cas prévus par la loi), les croyances, la religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique ou nationale, la déficience ou le handicap, l’état de personne graciée, la condition sociale (état matrimonial, situation de famille ou bénéficiaire d’aide sociale) et tout autre motif de distinction illicite défini dans la Loi sur les droits de la personne applicable. Dans le cadre de notre engagement en matière d’égalité d’accès à l’emploi, nous accueillons les candidatures de personnes issues des communautés autochtones.

Arup s'engage à améliorer l'accessibilité pour les personnes handicapées et à veiller à ce que tous ses employés disposent du soutien et des outils nécessaires pour réussir. Nous avons élaboré des politiques en matière de droits de la personne, d'accessibilité et d’accommodement, et nous offrons à l’ensemble de nos employés une formation sur ces questions, soit lors de séances d'orientation, soit de manière continue.

Si Arup vous contacte au sujet d'une offre d'emploi et que vous estimez avoir besoin d'accommodements au cours du processus de sélection, ou si vous avez des questions sur nos politiques en matière de droits de la personne et d'accessibilité, veuillez communiquer avec notre équipe des Ressources humaines, ou écrire à [email protected] ou composer le 646-802-3577 pour nous faire part de la nature de votre demande.