Spécialiste en procédés administratifs

-CONCOURS RÉSERVÉ AUX EMPLOYÉES ACTIVES ET EMPLOYÉS ACTIFS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS-

Le CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal est à la recherche d'un spécialiste en procédés administratifs passionné pour assister la directrice générale adjointe (DGA) du Programme de santé physique générale et spécialisée (PSPGS) dans l'exercice de ses fonctions. Si tu cherches un emploi où ta contribution a un réel impact dans le développement du réseau de la santé, le tout dans un environnement stimulant, ce poste est fait pour toi !

le poste relève du chef de service - excellence opérationnelle-

Avec l'arrivée imminente du Dossier de Santé Numérique et pour garantir la continuité des services, nous comptons sur toi pour faire briller la DGA PSPGS grâce à ton enthousiasme, ta bienveillance et ton expertise !

Tes principales responsabilités seront comme suit :

Gestion des courriels et de l’agenda :

• Accède, trie et structure la boîte courriel de la DGA pour en faire un espace fonctionnel.
• Repère les messages prioritaires et urgents, assure les suivis nécessaires, de manière autonome ou avec la DGA selon le contexte.
• Planifie les rencontres avec doigté, dans le respect des paramètres établis.
• Résout les conflits d’horaire, ajuste les disponibilités et libère de l’espace stratégique pour les moments clés : temps de travail, déplacements, etc.

Coordination des rencontres :

• Soutient la DGA dans la préparation et l’animation de ses rencontres de gestion, notamment en rédigeant les ordres du jour, documents, tableaux de suivi etc.
• Participe aux rencontres en tant que soutien administratif et veille à la prise de notes structurée, à la rédaction claire des comptes rendus, et au suivi des décisions prises.
• Coordonne et facilite les rencontres de pilotage de la DGA.

Soutien administratif :

• Rédige et transmet divers documents au nom de la DGA en portant attention à la clarté, à la rigueur et au ton juste.
• Assure les suivis nécessaires liés aux redditions de comptes du CIUSSS, de Santé Québec ou du MSSS.
• Met à jour et organise les documents partagés de la DGA dans les répertoires.
• Gère les documents selon les normes en vigueur, en respectant les politiques et la confidentialité;

Suivi transversal et gestion de dossiers récurrents

• Analyse les demandes qui arrivent, détecte ce qui nécessite une attention immédiate et mobilise les bonnes personnes au bon moment.
• Gère de façon autonome plusieurs suivis internes pour la DGA : feuilles de temps, sondages, calendriers de vacances et de garde, registre de la PDG, etc.
• Agit à titre de pilote pour le répertoire commun : organisation, cohérence et accessibilité.
• Est la référence pour tout ce qui touche aux espaces physiques de la DGA et assure les suivis requis avec la DAI et les directions concernés.
• Accueille les nouveaux employés et gestionnaires et maintient à jour les outils et documents pour que chaque arrivée se fasse dans la clarté et la bienveillance.
• Contribue aux révisions et aux mises en place de procédures de travail plus fluides, plus claires, plus efficaces.
• Fait office de vigie : s’assure que les documents respectent les normes graphiques et que les pratiques internes restent alignées.
• Apporte un soutien à l’organisation d’événements spéciaux (réunions élargies, célébrations, activités d’équipe, etc.).

Ce que nous t'offrons :

• Poste permanent avec perspectives d'évolution
• Horaires flexibles adaptés à tes besoins
• Conciliation vis personnelle / professionnelle
• Programme d'aide aux employés
• Formation continue pour développer tes compétences professionnelles
• 4 semaines de vacances payées + 9.6 jours de congé de maladie
• Assurances collectives complètes + régime de retraire avantageux (RREGOP)
• 13 journées fériés dont 2 mobiles
• Possibilité de travail en mode hybride (selon le service)
• Aménagement de temps de travail
• Intégration dans un milieu de travail engagé dans la transformation numérique et l'innovation en santé.

As-tu le profil recherché ?

• Diplôme de Baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.
• Aptitude supérieure de jugement, de confidentialité, d’organisation du travail et d’initiative
• Habilité pour établir et maintenir de bonnes relations avec différents partenaires

Postule dès maintenant !