Agent(e) d'administration aux déboursés

Milieu de travail

Relevant de la Direction des finances et de la gestion des infrastructures, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (comptes et grands livre) et de la préparation des rapports et états financiers.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente d’administration aux déboursés effectue un ensemble de travaux à caractère comptable reliés au paiement des déboursés de HEC Montréal.

La personne titulaire de cet emploi étudie et vérifie les différents rapports comptables et, le cas échéant, identifie et corrige tout écart constaté. Elle prépare les écritures de journal relatives à diverses transactions. En outre, elle effectue les traites, les transferts bancaires et le processus d’émission des chèques.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Procède à la vérification des relevés des dépenses :

o Valide les relevés des dépenses en respectant la directive à cet effet o S’assure d’obtenir toutes les pièces justificatives reliées aux relevés des dépenses; Au besoin, communique avec différents acteurs afin de valider des informations o Agit à titre d’expert de la directive sur le remboursement des dépenses au sein de son équipe et des membres de l’École o Développe le volet « formation » sur la directive de remboursement des dépenses et veille à la mise-à-jour de celle-ci

Dans le respect des pratiques et des politiques de HEC Montréal, concilie quotidiennement les factures des fournisseurs selon les termes de paiement convenus

Reçoit les notes de crédit et identifie la facture et le bon de commande afférents s’il y a lieu. Saisit les modifications appropriées dans le système de gestion intégré

Traite les demandes de correction relatives aux demandes de paiement ou aux rapports de dépenses en regard des pièces justificatives fournies et complète la documentation afférente (écriture de correction, transfert de dépense)

Vérifie, en regard des ententes établies et des termes convenus, les données de l’ensemble des dossiers fournisseurs créés dans le système de gestion intégré. S’assure que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données

Effectue le traitement des cas complexes ou nécessitant une attention particulière. Consulte les rapports d’anomalies et effectue les mises à jour requises dans le système de gestion intégré

À l’aide du système de gestion intégré, saisit et met à jour les données des comptes à payer (factures, demandes de paiement, rapport de dépenses, etc.) et effectue les entrées de journal appropriées

Vérifie les relevés de comptes (fournisseurs, frais de dédouanement, achats, etc.)

Compile, calcule et vérifie les frais reliés aux services partagées par plusieurs unités (téléphonie, messagerie, fournitures de bureau, etc.) et répartit la dépense aux services concernés par passerelles informatiques; s’assure que toutes les données ont été incluses dans la mise à jour des fichiers


Étudie et vérifie les données des différents rapports comptables relatifs aux comptes du grand livre et autres comptes :

o Identifie et corrige tout écart de manière à pouvoir expliquer les soldes mensuels des comptes o S’assure d’obtenir toute pièce justificative nécessaire

Prépare des écritures de journal appropriées à l’aide du système de gestion intégré et collabore aux écritures de fins de mois et de fin d’années

o Prépare les écritures inter-fonctions, inter-fonds, de ventes internes, de transferts d’imputations, de corrections, d’annulations et d’émission de chèques o Calcule et compile les frais courus et les avances et effectue la contre passation dans l’année suivante

Transmet aux institutions financières les renseignements nécessaires aux traites, aux virements et aux transferts bancaires

o S’assure de l’exactitude des taux de change appliqués o Sur réception des pièces de la banque, saisit les données, prépare les écritures de journal et s’assure des disponibilités budgétaires o Au besoin, émet les chèques manuels et les duplicatas. Prépare et transmet les fichiers relatifs aux chèques et dépôts directs émis par HEC Montréal aux institutions bancaires pour conciliation et paiement o Procède aux annulations de chèques ou aux arrêts de paiement lorsque requis. Avise les personnes concernées

Consulte les rapports d’anomalies budgétaires et veille au respect des délais de paiement

Participe aux activités de son secteur dans le respect des échéanciers fixés (entrée de données, classement et archivage des documents, etc.)

Répond à toute demande d’information relative à son secteur d’activité et effectue toute autre tâche nécessitée par ses fonctions

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail

Profil recherché

Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, option finance ou dans une discipline appropriée et un minimum de deux années d’expérience de travail pertinente

Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite

Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant

Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites

Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies

Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail

Capacité de travailler sous pression et en équipe

Connaissance du milieu universitaire (atout)

Avantages

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d’assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à nos procédures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bon succès dans la suite de ce processus.