Chargé·e de projets, Production / Project Manager, Production

À PROPOS DU POSTE

Sous la supervision de la Productrice déléguée, la personne attitrée à la position de Chargé·e de projet, production est responsable de la planification, de la supervision et de la gestion de certains projets ponctuels de Studio PHI.

Elle planifie, coordonne, supervise et gère les différentes étapes de production et assure la bonne circulation de l'information entre ceux-ci. Le ou la chargé·e de projet est la personne clé au centre des équipes. Cette personne maîtrise parfaitement tous les éléments de chaque production qui lui est confiée et fait preuve d’une grande rigueur.

RESPONSABILITÉS

Établir les étapes de réalisation des projets et les échéanciers;
S'assurer que les étapes de réalisation d'un projet soient respectées et faites dans le bon ordre;
Organiser les réunions nécessaires à l'avancement des projets, inviter les personnes requises selon les étapes et les nécessités, établir les ordres du jour des réunions et rédiger les comptes rendus;
Contribuer à élaborer les étapes de cheminement du projet et à la mise à jour budgétaire du projet;
Faire les suivis nécessaires avec chacune des équipes et des fournisseurs afin que les budgets, les échéanciers et les paramètres du projet soient respectés;
Identifier, rechercher et contacter les fournisseurs et assurer les suivis de mandats auprès d’eux;
Gérer avec le souci du détail les différentes étapes de la production;
Faire le lien entre les différentes équipes et intervenant·e·s et s'assurer que l'information circule bien;
Identifier les besoins et les ressources nécessaires à la réalisation des projets;
Identifier, évaluer et gérer les risques inhérents au projet;S'occuper de traiter toutes les factures reliées au projet et faire la codification;
Établir les horaires de production et s’assurer qu’elles soient respectées;
Élaborer les budgets détaillés des voyages;
Organiser les voyages des équipes de montage et démontage;
Organiser le post mortem du projet si applicable;
Gestion des cartes de crédit corporatives.

QUALIFICATIONS REQUISES

Exigences académiques minimales : Baccalauréat dans une discipline appropriée.
Années d’expérience minimales : Expérience de 3 à 5 ans comme chargé de projet dans le domaine de l’environnement multimédia (événementiel et/ou permanent),ou autre discipline pertinente.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit pour les collaborations avec l’international;
Forte aptitude à la gestion de projet;
Personne consciencieuse et qui possède le souci du détail;
Sens inné des relations avec le public;
Agile, organisé·e et capable de gérer les demandes avec flexibilité;
Leadership, autonomie, esprit d’équipe, initiative;
Sens aigu des priorités et capacité à exécuter plusieurs tâches de façon simultanée;
Bon esprit d’équipe et approche collaborative;
Capacités démontrées à mener plusieurs projets simultanément, à travailler sous pression et en équipe.
Maîtrise d’xcel;
Connaissance ASANA, slack et suite Google, un atout.
Permis de conduire valide obligatoire.

____________________________

ABOUT THE POSITION

Under the supervision of the Executive Producer, the Production Project Manager is responsible for the planning, oversight, and management of specific ad hoc projects within PHI Studio.

This role involves planning, coordinating, supervising, and managing the various stages of production, and ensuring the smooth flow of information between all stakeholders. The Production Project Manager is a key point of contact within the teams. They have a firm grasp of every element related to the productions they are responsible for and demonstrate strong attention to detail and rigor.

RESPONSIBILITIES

Establish project timelines and phases;
Ensure that all project stages are completed in the correct order and on schedule;
Organize project-related meetings, invite necessary participants, prepare agendas, and draft meeting minutes;
Support project scoping and contribute to budget tracking and updates;
Follow up with each team and supplier to ensure budgets, schedules, and project parameters are respected;
Identify, research, and contact suppliers, and follow up on deliverables and contracts;
Act as a liaison between teams and stakeholders, ensuring smooth communication and information flow;
Manage the projects through the different phases of production;
Identify the needs and resources required for project completion;
Process all invoices related to the project and ensure proper coding;
Develop production schedules and ensure adherence;
Coordinate travel arrangements for setup and teardown teams;
Manage corporate credit cards;

REQUIRED QUALIFICATIONS

Minimum Academic Requirements: Bachelor’s degree in a relevant field
Minimum Years of Experience: 3 to 5 years of experience as a project manager in the multimedia environment field (event-based and/or permanent installations), or another relevant discipline.

SKILLS AND COMPETENCIES

Excellent written and spoken communication in French and English (required for international collaborations);
Strong project management skills;
Detail-oriented and conscientious;
Strong interpersonal skills and public-facing communication;
Agile, organized, and flexible in responding to evolving needs;
Demonstrates autonomy and sound judgment;
Strong sense of priorities and ability to multitask effectively;
Team player with a collaborative mindset;
Able to work under pressure;
Proficient in Excel;
Knowledge of ASANA, Slack, and Google Workspace is an asset;
Driving licence, obligatory.

Pour postuler, rendez-vous sur le site du Grenier aux talents :
https://www.grenier.qc.ca/emplois/86641/chargee-de-projets-production-project-manager-production