Responsable des affaires administratives

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la responsabilité de la directrice générale, la personne responsable des affaires administratives a comme principale tâche de voir à la saine gestion financière de l’organisme en assumant l’ensemble des processus administratifs et des processus comptables. La personne doit assister la direction et les chargé.e.s de projet dans l’exercice de leurs fonctions. Katalizo cherche une personne prête à relever des défis et qui présente de l’ouverture à l’apprentissage le cas échéant.

PRINCIPALE RESPONSABILITÉS

• Participer à l’élaboration du budget annuel global de l’organisation;
• Appuyer les chargé.e.s de projet dans la préparation du volet financier des demandes de subventions (budgets des projets) et réviser les budgets avant de soumettre la demande;
• Réviser les rapports SAGE trimestriels et annuels pour s’assurer de leur intégrité et de leur exactitude;
• Effectuer le suivi du budget global de l’organisation à partir des résultats réels et alerter la direction au besoin.
• Contribuer au suivi budgétaire de projets.
• Gérer le processus de paie incluant:
• préparation des contrat des différents employé.e.s de l’organisation suite aux informations reçus de la direction générale;
• préparation des paies aux deux semaines avec le système de traitement de la paie utilisé par l’organisation (incluant paiement via AccèsD);
• production des déclarations de déductions à la source et remises trimestriellement;
• production des T4, Relevés 1 et déclaration CNESST annuellement;
• préparation des relevés d’emploi au besoin.
• Produire la documentation requise en vertu des programmes gouvernementaux de subventions salariales;
• Traiter les factures (ou autres documents de demandes de paiement) à payer et les transmettre à la personne responsable du paiement après s’être assuré de leur exactitude et qu’elles ont été dûment approuvées;
• Vérifier les relevés bancaires et de cartes de crédit, recueillir les factures, s’assurer qu’elles sont dûment approuvées et les classer dans le dossier approprié;
• Produire les déclarations/rapports pour répondre aux exigences gouvernementales ponctuelles, mensuelles, trimestrielles ou annuelles;
• Produire la déclaration trimestrielle des taxes TPS/TVQ;
• Contribuer au volet financier des rapports de reddition de comptes exigés par les bailleurs de fonds;
• Fournir à la personne responsable de la comptabilité toute la documentation requise pour la tenue de livres incluant les postes comptables et projets auxquels les transactions doivent être imputées;
• Appuyer/Conseiller la Direction et le CA pour toute matière en lien avec la gestion financière et comptable;
• Fournir à la trésorière toute l’information requise pour qu’elle puisse expliquer les résultats financiers au conseil d’administration;
• Participer aux réunions d’équipe pour se tenir informé des activités/projets de l’organisation;
• Gérer les petites caisses ou paiements perçus via des logiciels de paiements lors d’événements;
• Collaborer au processus de vérification comptable s’il y a lieu (audit annuel);
• Soutenir la direction générale pour tout autre type de besoin administratif;

PROFIL DES COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

Katalizo recherche une personne qui pourra développer une vision globale de la dimension administrative de l’organisation tout en assumant des tâches cléricales. Puisque cette personne occupera un poste clé dans l’organisation, un haut niveau d’engagement, d’éthique professionnelle et de collaboration sont attendus

Formation/ Expérience/ Certification

• Diplôme d’études collégiales ou universitaire en administration ou comptabilité;
• Expérience minimale de deux (2) ans dans un rôle similaire.