Adjoint·e administratif·ve

Relevant de la directrice générale, la titulaire du poste est responsable de la gestion administrative de l’Association québécoise du lymphœdème (AQL). Elle gère les adhésions, les dons et les achats à la Boutique de l’Espoir, gère les envois du matériel AQL, réalise la tenue de livres mensuelle et celle de la fin d’exercice, et appuie administrativement la directrice générale dans toutes ses tâches. L’adjointe administrative joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’organisation.

RESPONSABILITÉS

GESTION DES ADHÉSIONS, DES DONS ET DES ACHATS À LA BOUTIQUE DE L’ESPOIR

Recevoir les formulaires (adhésions, dons et achats), valider l’exactitude des données, les traiter dans DonorPerfect, Constant Contact et Quickbooks, contrôler les paiements, émettre les reçus, préparer les trousses de membres ou les articles achetés, expédier le tout ;
Émettre les rapports mensuels, en les validant pour la tenue de livres ;
Relancer les membres échus, contrôler les renouvellement (ou annulation) ; traiter dans DonorPerfect, Constant Contact ; supervision de l’opération relance des adhésions avec la bénévole ;
Tenir des statistiques mensuelles sur les adhésions et les dons.

GESTION DES ENVOIS DU MATÉRIEL AQL

Tenir l’inventaire du matériel imprimé, des objets promotionnels, des articles en vente à la Boutique de l’Espoir ;
Gérer les réimpressions, les renouvellements d’achats ;
Produire le bon de commande annuel ;
Recevoir les formulaires de commandes, valider l’exactitude des données ;
Préparer les colis, expédier ;
Ajouter les coordonnées des demandeurs dans Constant Contact ;
Tenir des statistiques mensuelles sur les commandes de matériel.

TENUE DE LIVRES MENSUELLE ET DE FIN D’ANNÉE

Recevoir les factures, en contrôler l’exactitude, les payer (Interac ou Visa), les traiter dans Quickbooks ;
Gérer les dépôts de chèques ;
Facturer les clients (membres corporatifs) ; suivre l’état des paiements ; relancer les retardataires ;
Produire (ou obtenir) les rapports mensuels : DonorPerfect, Paypal, CanaDon, GlobalMerchant, Scotia, Visa ;
Déposer mensuellement les pièces justificatives sur le Drive de la firme de comptabilité ;
Préparer et envoyer le courriel mensuel explicatif à l’intention de la firme de comptabilité ; répondre aux questions de la firme de comptabilité ;
Payer les DAS mensuellement ;
Recevoir les états financiers de la firme de comptabilité, les valider ; les partager avec la direction générale ;
À l’approche de la fin de l’exercice financier, collaborer avec l’auditeur afin de réaliser la mission d’examen, en lui fournissant les informations et les rapports requis ;
Archiver tous les documents relatifs à la tenue de livres mensuelle et de fin d’année.

APPUI ADMINISTRATIF DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE

Suivis des demandes internes et externes : vigie des boîtes de courriels ;
Support administratif pour l’organisation (incluant la préparation des sondages SurveyMonkey), la tenue et le post-mortem des groupes de soutien et d’éducation ; compiler les réponses des sondages ; compiler les statistiques de participation ;
Support administratif pour l’organisation et la participation à des événements stratégiques ou sectoriels ; logistique ; occasionnellement, participation ; post-mortem ;
Support administratif pour l’organisation des réunions du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale annuelle ;
Support administratif pour la gestion des commanditaires ; facturation ;
Support administratif pour la réalisation et l’envoi du Bottin du Lymphœdème ;
Support administratif pour la gestion des documents dont l’archivage dans l’espace virtuel ;
Support administratif pour la gestion de l’agenda et les déplacements de la directrice générale (réservations d’hôtel) ;

EXIGENCES

PROFIL RECHERCHÉ

Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience relié au poste ;
Expérience dans des fonctions similaires, dont deux (2) ans en support administratif dans un environnement OBNL et expérience de travail auprès d’un conseil d’administration ;
Compétences en comptabilité, incluant élaboration et suivi des budgets ;
Connaissance de la suite Office365, des logiciels DonorPerfect, Constant Contact, Quickbooks et SurveyMonkey ;
Axé sur le service et la satisfaction de la clientèle (membres, non-membres) et des partenaires ;
Capacité à gérer plusieurs projets simultanément ;
Autonomie et capacité d’adaptation face aux défis.
Familiarité avec des approches et méthodes de travail actuelles telles que le télétravail, la culture participative, la gestion de projets, les réseaux sociaux et autres ;
Excellente maîtrise du français écrit et oral ; connaissance fonctionnelle de l’anglais, bilinguisme un atout ;
Connaissance du lymphœdème et du secteur de la santé québécois et des réseaux associatifs un atout.

COMPÉTENCES CLÉS

Sens de l’organisation et gestion du temps
Discrétion, polyvalence et rigueur
Esprit d’initiative, jugement et capacité d’innovation dans la recherche de solutions.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Contrat de travail à durée indéterminée) ; entrée en poste dès que possible ;
Télétravail (territoire de la Communauté métropolitaine de Montréal) et gestion flexible des horaires ;
Travail 5 jours/semaine
Déplacements occasionnels (permis de conduire valide) ;
Échelle salariale selon expérience entre 30 000 $ et 40 000 $.

Pour postuler, rendez-vous sur le site du Grenier aux talents :
https://www.grenier.qc.ca/emplois/87062/adjointe-administratifve