Agent(e) de soutien administratif, classe I - Annexe E (0,4725 ETC)

L'emploi d’une agente ou d’un agent de soutien administratif, classe I consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Pour connaître les tâches et les attributions caractéristiques de cette classe d'emploi, veuillez consulter le plan de classification du personnel de soutien : https://cpn.gouv.qc.ca/cpnc/negociations/plan-de-classification/personnel-de-soutien/.

De manière plus spécifique, la personne est notamment appelée à exécuter les tâches suivantes :

• Informer, sur une base régulière, les étudiants, enseignants des procédures liées à l’utilisation des services adaptés;
• Recevoir les demandes d'information, les orienter vers les ressources appropriées et, au besoin, enregistrer des rendez-vous avec les professionnels du service;
• Recevoir, enregistrer et vérifier les réservations d'examens ainsi que les copies d'examens; faire les inscriptions au calendrier ainsi que l’attribution des locaux et postes d’examen;
• Effectuer le suivi auprès des enseignants pour la réception et la remise des examens (appels et courriels de rappel) et leur apporter le soutien technique nécessaire au besoin;
• Accueillir les étudiants, vérifier le matériel autorisé et les consignes de l’enseignant, bloquer l’accès à Internet et aux logiciels non permis, au besoin, et s'assurer que les étudiants respectent les consignes tout au long de l'examen;
• Effectuer la gestion et la surveillance des examens, incluant les épreuves uniformes en français en s’assurant que les copies d’examen et les feuilles-réponses soient disponibles et que ces dernières soient transmises à l’enseignant concerné;
• Accompagner les étudiants dans l’utilisation des logiciels Antidote et Word ;
• Accompagner les étudiants pour consulter leurs enseignants pendant les examens, lorsque nécessaire (ou trouver un collègue de travail accompagnateur);
• Enregistrer les examens dans le registre d’examens et conserver les examens en lieu sûr jusqu’à la récupération par les enseignants;
• Mettre à jour et améliorer les formulaires et documents du SAIDE en collaboration avec les professionnelles du service;
• Remplir les autorisations de paiement pour les preneurs de notes;
• Tenir à jour et remettre au responsable la liste des étudiants ayant des besoins particuliers en cas d’urgence;
• Assurer le secrétariat des services adaptés : fiches des plans d’intervention, copie des évaluations, des horaires et des notes de preneurs de notes, édition des rapports annuels et des autres documents;
• Tenir à jour le dossier informatisé de chaque étudiant dans le module SAIDE du logiciel Clara;
• S’assurer que chaque dossier soit complet sur le plan administratif : présence du certificat médical ou de l’évaluation, horaire de cours, contrat d’embauche d’autres ressources requises, signature de l’étudiant, en assurer l’archivage; etc.;
• Procéder à la rédaction des documents lorsqu’il y a embauche de ressources pour certains étudiants bénéficiant de mesures d’aide (preneurs de notes, tuteurs, etc.);
• Faire les réquisitions pour la rémunération des ressources embauchées pour les étudiants;
• Procéder aux demandes de transfert de dossiers;
• Compiler les données statistiques demandées;
• Assister à diverses formations ou journées thématiques.

Exigences : Scolarité :

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

et

Avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Profil recherché :

• Faire preuve de collaboration;
• Être fiable, organisé et efficace;
• Démontrer un haut niveau d'autonomie et de débrouillardise;
• Faire preuve de créativité;
• Capacité à gérer la pression et les imprévus;
• Faire preuve de courtoisie.

Tests requis : Test de français niveau avancé, note de passage établie à 60 %
Test de Word niveau débutant, note de passage établie à 60 %
Test d'Excel niveau débutant, note de passage établie à 60 % Remarques : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant de mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel