Office Manager

Who are we?

Amaris Consulting est une société indépendante de conseil et de technologies au service des entreprises. Avec plus de 1000 clients dans le monde, nous déployons des solutions pour les plus grands projets depuis plus d'une décennie - tout ceci est rendu possible par une équipe internationale de 7 600 talents répartis sur les 5 continents et dans plus de 60 pays. Nos solutions sont axées sur quatre domaines d'activité différents : Les systèmes d'information et le digital, la télécommunication, les sciences de la vie et l'ingénierie. Nous cherchons à créer et à développer une communauté de talents où tous les membres de notre équipe peuvent réaliser leur plein potentiel. Amaris est votre « stepping stone » pour traverser les rivières du changement, pour relever les défis et pour réaliser tous vos projets avec succès.

Chez Amaris, nous avons à cœur d'offrir à nos candidats la meilleure expérience de recrutement possible. Nous cherchons à mieux connaître et comprendre nos candidats, à les challenger et à leur faire part de nos impressions le plus rapidement possible. Voici à quoi ressemble notre processus de recrutement :

Premier contact : Notre processus commence généralement par une brève conversation virtuelle/téléphonique pour en savoir plus sur vous ! L'objectif ? Apprendre à vous connaître, comprendre vos motivations et veiller à ce que nous vous proposions le poste qui vous correspond le mieux !

Entretiens (en moyenne, le nombre d'entretiens est de 3 – il peut toutefois varier en fonction du niveau d'ancienneté requis pour le poste). Au cours des entretiens, vous rencontrerez les membres de notre équipe : votre futur manager bien sûr, mais aussi d'autres personnes avec lesquelles vous serez amené à travailler. Ces entretiens nous permettront d'en apprendre davantage sur vous, votre expérience et vos compétences, mais aussi sur le poste et ce que l'on attendra de vous. Bien entendu, vous apprendrez également à connaître Amaris : notre culture, notre histoire, nos équipes et vos opportunités de carrière !

Étude de cas: En fonction du poste, vous serez peut-être appelé à passer un test. Il pourra s'agir d'un jeu de rôle, d'une évaluation technique, d'un scénario de résolution de problème, etc.

Comme vous le savez, chaque personne est différente et il en va de même pour chaque rôle dans une entreprise. C'est pourquoi nous devons nous adapter en conséquence, si bien que le processus peut parfois être quelque peu différent pour chacun. Cela dit, nous nous mettons toujours à la place du candidat pour lui offrir la meilleure expérience possible. Nous avons hâte de vous rencontrer !

Job Description

En tant qu’Office Manager, vous jouerez un rôle clé dans la création d’une expérience de travail positive et engageante. Véritable ambassadeur de Mantu, vous veillerez au bon fonctionnement des opérations de bureau, au soutien des collaborateurs et des clients, et incarnerez nos valeurs d’excellence et de service.

Responsabilités principales

• Expérience au bureau
• Offrir un accueil chaleureux et professionnel aux collaborateurs, clients et visiteurs.
• Accompagner les équipes RH lors des processus d’onboarding et d’offboarding.
• Gérer la communication interne, la distribution du courrier et la mise à jour des informations du bureau.
• Planifier et coordonner les événements internes et externes.
• Sécurité, gestion des urgences & protection des données
• Garantir le respect des politiques et standards de protection des données de Mantu.
• Gérer la base de données des accès et assurer le suivi de la sécurité.
• Déclarer et traiter les incidents de sécurité.
• Superviser les systèmes de détection incendie, les activités de maintenance et les exercices d’évacuation.
• Gestion des coûts, services & fournitures
• Assurer la disponibilité des fournitures et services nécessaires au bon fonctionnement du bureau.
• Gérer les relations fournisseurs et évaluer leurs performances.
• Suivre et analyser le P&L et le budget du bureau afin de garantir la maîtrise des coûts.
• Superviser l’inventaire des équipements informatiques (ordinateurs portables, téléphones, etc.).
• Gestion des installations
• Maintenir un environnement de travail propre, sûr et fonctionnel.
• Accompagner les projets d’aménagement et de rénovation des espaces.
• Développement durable
• Mettre en place des initiatives pour réduire les émissions de CO2 et limiter le gaspillage énergétique et matériel.
• Promouvoir les pratiques écoresponsables au bureau.
  
  
  

Profil recherché

Votre parcours

• Diplôme universitaire (Bac+3 minimum).
• Maîtrise du français et de l’anglais.
• Forte motivation à évoluer dans un environnement international et dynamique.
• Maîtrise de Microsoft Excel.
  
  
  

Compétences clés

• Orientation service : sens du service auprès des collaborateurs et des clients.
• Communication : capacité à transmettre des informations de manière claire et professionnelle.
• Adaptabilité : flexibilité et efficacité dans un environnement exigeant.
• Résolution de problèmes : créativité et proactivité face aux défis.
• Empathie : sensibilité aux besoins et au bien-être des autres.
• Organisation : gestion efficace des priorités et des tâches multiples.
• Rigueur : souci du détail et précision dans l’exécution.
  
  
  

Atouts supplémentaires

• Aisance avec les outils digitaux et appétence pour les nouvelles technologies.
• Intérêt pour les applications de l’IA afin d’optimiser l’efficacité et la productivité.
• Compétences en gestion de projets et coordination inter-équipes.
  
  
  

Pourquoi nous choisir

• Une communauté internationale réunissant plus de 110 nationalités différentes
• Un environnement où la confiance est primordiale : 70 % de nos leaders ont commencé leur carrière au premier niveau de responsabilité
• Un système de formation solide avec notre Académie interne et plus de 250 modules disponibles
• Un environnement de travail dynamique qui se retrouve fréquemment lors d'événements internes (afterworks, team buildings, etc.)
  
  
  

Amaris Consulting promeut l’égalité des chances. Nous nous engageons à rassembler des personnes d’horizons divers et à créer un environnement de travail inclusif. À ce titre, nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, quels que soient leur sexe, orientation sexuelle, origine ethnique, croyances, âge, état civil, handicap ou autres caractéristiques.