HR Coordinator

Role & Responsibilities

Job Summary

We are seeking a highly motivated Human Resources Generalist to join our team. The ideal candidate will bring solid HR experience, strong bilingual communication skills (English & French), and proven expertise in Workday. This role requires a strong understanding of Quebec employment laws and regulations to ensure compliance and support our employees effectively and a strong understanding of labor relations in a unionized environment. This role will perform a variety of support functions providing service to the organization on a national level. The duties include management of day-to-day administration related to employee data, training, performance management, recruitment, benefits and policy interpretation.This is a 16-month contract role.

This position reports directly to the Senior Director of Human Resources.

Job Responsibilities

• Serve as the first point of contact for employee inquiries, ensuring timely, professional, and accurate responses in both English and French.
• Administer and maintain employee data in Workday, including onboarding, changes, and terminations.
• Support HR programs such as performance management, employee engagement, and training initiatives.
• Advise managers and employees on HR policies, procedures, and Quebec-specific employment standards.
• Assist with employee relations matters, investigations, and conflict resolution.
• Prepare HR reports and analytics using Workday and other tools.
• Ensure compliance with all federal, provincial, but more specifically Quebec labor laws, including CNESST requirements.
• Contribute to continuous improvement of HR processes and practices.
• Ensure all activities are conducted in accordance with health, safety, quality and environmental management systems as well as corporate and local policies;
• Performs role in a manner that is reflective of Brenntag’s Core Values, within regulatory requirements and company policies, programs and expectations;
• Coordinates routine HR activities including: process approvals, onboarding, exit interviews, standard reporting and all related HR documentation;
• Assists with other HR administrative matters such as HR metrics, employment verification letters, HRIS troubleshooting and administration;
• Supports the HR team through active participation in ad hoc meetings, training and other project assignments;
• Ensures employee file and sign-off requirements are accurate and up-to-date;
• Responds to general employee HR inquiries and other routine requests, and elevates matters as required;
• Reponsible to ensure all new hire paperwork is sent, received and filed correctly;
• Assists with administration related to benefits and pension including Workers Compensation forms, annual medicals, benefit and pension enrollment, changes and terminations, follow up on items relating to employee leaves etc.;
• Participates in the continuous improvement intiatives of processes, systems and orientation, offering insight and ideas on how to continuously utilize best practices and documentation to elevate HR value proposition;
• Coordinates various events, meetings and training;
• Completes other tasks and special projects as required.
  
  

Education & Experience

• Minimum 2-5 years of progressive HR experience, preferably in a generalist role
• Post Secondary Education in Human Resources, Business Administration or equivalent is preferred
• Must be bilingual – fluent in English and French both written and spoken
• Hands-on experience with Workday HRIS (required).
• Experience with Dayforce, preferred
• Strong computer skills in the use of Microsoft Suites (Excel, Word, and PowerPoint)
• Strong knowledge of Quebec employment laws and related HR practices.
• Previous experience in a unionized environment preferred
• CHRP designation or working towards it is considered an asset.
• Excellent communications skills, verbal and written
• Highly organized and possesses effective time management skills
• Excellent interpersonal skills and ability to build relationships at all levels of the organization
• Experience working in a matrix organization preferred
• Ability to work in a fast-paced environment
• Ability to handle sensitive information with discretion and professionalism.
  
  

Our Offer

Objective: Present the main benefits and incentives for this role.

Guidelines: Highlight fair salary, bonuses, and other financial incentives if applicable. Mention also non-monetary benefits like health insurance, retirement plans, and flexible working hours. Emphasize any unique company perks or cultural aspects:

• Competitive and fair salary
• Comprehensive health insurance
• Retirement savings plan
• Flexible working hours and remote work options
• Professional development opportunities
  
  

Brenntag provides equal employment opportunities to qualified applicants and employees of all backgrounds and identities to create a workplace where difference is valued because it forms a resilient and more innovative organization. We do not discriminate on the basis of age, disability, gender identity, sexual orientation, ethnicity, race, religion or belief, parental and family status, or any other protected characteristic. We welcome applications from women, men and non-binary candidates of all ethnicities and socio-economic backgrounds.

If you are applying for a role located in the province of Quebec, proficiency in both spoken and written French and English is required. Brenntag is an international company, and this position may involve working closely with colleagues, teams, or partners outside of Quebec.

We offer employment accommodation across the recruitment process and all aspects of employment consistent with the requirements of Applicable Law's Human Rights Code. Let us know if you require a disability-related accommodation.

Collection of Information

Your personal information is being collected and will be used to determine your qualifications for employment with Brenntag Canada Inc. This collection of personal information is necessary to the proper administration of the application process. Please do not provide more personal information than what is asked of you. For example, do not include your social insurance number, photograph, or banking information, etc. with your application. We strongly encourage you not to provide us with information beyond that which is requested in the job posting. If you have any questions about the collection, use, disclosure, or retention of your personal information, please contact us.

RÔLE et RESPONSABILITÉS

RÉSUMÉ DU POSTE

Nous cherchons un généraliste des ressources humaines hautement motivé qui se joindra à notre équipe. Le candidat idéal arrivera avec une solide expérience des RH, de grandes habiletés pour la communication, tant en français qu’en anglais, et une expertise reconnue dans Workday. Ce poste exige une grande compréhension des lois et de la réglementation relatives à l’emploi au Québec afin d’assurer la conformité et le soutien efficaces aux employés et d’avoir une bonne compréhension des relations de travail dans un environnement syndiqué. Ce poste traite d’une variété de fonctions de soutien offrant des services à l’organisation au niveau national. Les tâches comprennent la gestion de l'administration au quotidien des données des employés, de la formation, de la gestion du rendement, du recrutement, des avantages sociaux et de l’interprétation des politiques. Ceci est un contract à temps- plein pour 16 mois.

Ce poste relève directement de la directrice principale des ressources humaines.

RESPONSABILITÉS

• Agir comme premier point de contact pour les demandes des employés, s’assurer de donner des réponses professionnelles, exactes et en temps opportun en français ou en anglais.
• Administrer et garder à jour les données des employés dans Workday, ce qui inclut l’accueil, les changements et la fin de l’emploi.
• Soutenir les programmes des RH comme la gestion du rendement, l’engagement des employés et les initiatives de formation.
• Informer les directeurs et les employés des politiques, des procédures et des normes spécifiques au Québec des RH.
• Aider les employés avec les questions de relations, d’enquêtes et de résolutions de conflits.
• Préparer les rapports et les analyses des RH à l’aide de Workday et d’autres outils.
• S’assurer de la conformité aux lois du travail fédérales et provinciales, et plus précisément à celles du Québec dont les exigences de la CNESST.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus et des pratiques des RH.
• S’assurer que toutes les activités sont faites conformément aux systèmes de gestion en environnement, santé et sécurité, et qualité ainsi que des politiques d’entreprise et locales.
• Occuper son poste dans le reflet des valeurs principales de Brenntag, selon les exigences réglementaires, et les politiques, les programmes et les attentes de la société.
• Coordonner les activités routinières des RH, ce qui inclut l’approbation des processus, l’accueil, les entrevues de fin d’emploi, les rapports standard et toute la documentation en lien avec les RH.
• Aider aux autres tâches administratives des RH comme les paramètres des RH, les lettres de vérification d’emploi, la résolution de problèmes et de l’administration du SIRH.
• Soutenir l’équipe des RH grâce à une participation active aux rencontres ad hoc, à la formation et à l’assignation d’autres projets.
• S’assurer que les dossiers des employés et les exigences en termes d’inscription sont exacts et à jour.
• Répondre aux demandes générales des employés en matière de RH et aux autres demandes de routine. Faire part des sujets à l’échelon supérieur, s’il y a lieu.
• S’assurer que la documentation pour les nouvelles embauches est envoyée, reçue et classée correctement.
• Aider à l’administration des avantages sociaux et de la retraite, ce qui inclut les formulaires de rémunération des employés, les examens médicaux annuels et l’inscription au régime de retraite, les changements et la fin de l’emploi, le suivi pour les employés qui quittent la société, etc.
• Participer aux initiatives d’amélioration continue des processus, des systèmes et d’orientation, commenter et apporter de nouvelles idées sur les pratiques d’excellence et la documentation pour améliorer la proposition de valeur des RH.
• Coordonner différents événements, rencontres et formations.
• Compléter d’autres tâches et projets spéciaux, s’il y a lieu.
  
  

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE

• Expérience minimale progressive de deux à cinq ans en RH, de préférence à titre de généraliste.
• Formation postsecondaire de préférence en ressources humaines, en administration commerciale ou dans un domaine connexe.
• Bilinguisme, français, anglais, exigé. La personne doit pouvoir s’exprimer couramment en français et en anglais à l’oral et à l’écrit.
• Expérience pratique de SIRH Workday (exigence).
• Expérience de Dayforce, de préférence.
• Avoir de grandes habiletés en informatique pour l’utilisation de Microsoft Suites (Excel, Word et PowerPoint).
• Avoir une solide connaissance des lois du travail du Québec et des pratiques des RH.
• Avoir préférablement de l’expérience dans un environnement syndiqué.
• Avoir le titre de CRHA, ou travailler à son obtention, est un atout.
• Posséder d’excellentes habiletés pour la communication verbale et écrite.
• Être très bien organisé et avoir de très bonnes habiletés pour la gestion de temps.
• Avoir d’excellentes habiletés interpersonnelles et pour le développement de relations à tous les niveaux de l’organisation.
• Avoir préférablement de l’expérience de travail au sein d’une organisation matricielle.
• Être en mesure de travailler dans un environnement qui bouge rapidement.
• Être capable de traiter des renseignements sensibles avec discrétion et professionnalisme.
  
  

NOTRE OFFRE

Nous voulons créer un environnement où les meilleurs veulent travailler, et peuvent faire de leur passion leur travail et réaliser leur plein potentiel.

• Développement individuel, formation en milieu de travail et programmes de développement conçus pour aider les employés à faire avancer leur carrière.
• Rémunération et incitatifs concurrentiels.
• Programmes santé et dentaire payés par la société (sauf pour les invalidités de longue durée).
• Régime de retraite à cotisation déterminée avec une équivalence à 100 % de la part de l’employeur jusqu’à concurrence de 6 %.
• PAEF (programme d’aide aux employés et à leur famille).
• Trois semaines de vacances pour débuter.
• Heures de travail variables.
• Subvention pour le gymnase et les activités de bien-être.
• Remboursement des droits de scolarité.
  
  

BRENNTAG

Brenntag est le chef de file de la distribution des ingrédients et des produits chimiques. L’entreprise joue un rôle central en faisant le lien entre les clients et les fournisseurs de l’industrie chimique. Ayant son siège social à Essen (Allemagne), Brenntag compte plus de 17 000 employés à travers le monde et exploite un réseau de quelque 700 installations dans 78 pays. En 2021, Brenntag a eu des ventes de 14,4 milliards EUR. Les deux divisions mondiales, Brenntag, produits essentiels et Brenntag, produits spécialisés, offrent une gamme d’ingrédients et de produits industriels et spécialisés ainsi que des applications sur mesure, le marketing et des solutions pour la chaîne d’approvisionnement, du soutien technique et pour les formulations, un savoir-faire réglementaire complet et des solutions numériques pour de très nombreuses industries. Dans le domaine de la durabilité, Brenntag poursuit des objectifs spécifiques et elle s’engage à avoir des solutions durables dans son propre secteur et pour les industries qu’elle dessert. Les actions de Brenntag se trouvent à la bourse de Francfort depuis 2010, initialement au MDAX et, depuis septembre 2021 au DAX. De plus, les actions de Brenntag SE apparaissent sur la liste DAX 50 ESG et la cible DAX ESG. Pour de plus amples renseignements, visitez www.brenntag.com.

Si vous postulez pour un poste situé dans la province de Québec, la maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requis. Brenntag est une entreprise internationale, et ce poste pourrait nécessiter une collaboration avec des collègues, des équipes ou des partenaires basés hors du Québec.

Brenntag Canada Inc. s’engage à développer une force de travail reflétant les communautés qu’elle dessert et à faire la promotion d’un environnement de travail diversifié, inclusif, accessible, fondé sur le mérite, respectueux et équitable. Brenntag Canada Inc. offre l’égalité des chances à l’emploi aux postulants et aux employés qualifiés sans égard à la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, les croyances, le sexe, l’orientation sexuelle, le registre des infractions, l’âge, la situation matrimoniale, la situation familiale, la religion, l’identité de genre, le statut d’ancien combattant protégé, l’invalidité et tout autre statut protégé par la loi canadienne, provinciale ou locale.

Nous offrons des accommodements durant le processus de recrutement et tous les aspects de l’emploi de manière cohérente avec la loi en vigueur du Code des droits de la personne. N’hésitez pas à nous le faire savoir si vous avez besoin d’accommodements.

Cueillette des renseignements

Vos renseignements personnels sont recueillis et ils seront utilisés pour établir vos qualifications à l’emploi au sein de Brenntag Canada Inc. Cette cueillette des renseignements personnels est nécessaire à l’administration adéquate du traitement de la demande d’emploi. Veuillez ne pas fournir plus de renseignements personnels que ce qui est demandé. Ainsi, n’incluez pas votre numéro d’assurance sociale, de photos ni de renseignements bancaires avec votre demande d’emploi. Nous vous encourageons fortement à ne pas fournir plus de renseignements que ce qui est demandé dans l’affichage du poste. Si vous avez des questions sur la cueillette, l’utilisation, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous.

Brenntag TA Team