Agent(e) de soutien administratif classe I

Soutien administratif Direction : Direction des finances et des entreprises autofinancées Service : Finances Nom du supérieur immédiat : Caroline Chagnon Entrée en fonction prévue : Un cégep ouvert d'esprit Le cégep du Vieux Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature Description : Au sein d’une équipe dynamique de 14 personnes, vous collaborerez à soutenir la mission éducative du Cégep du Vieux Montréal, à travers différentes tâches et réalisations de nature financière et administrative. Possédant des expertises diversifiées qui leur permettent de mener à bien les divers mandats sous leurs responsabilités, les membres de l’équipe des finances sont toutes et tous passionnés par l’idée de mettre en commun leur créativité, expérience et leur motivation pour répondre aux besoins de la communauté du Cégep et aux diverses demandes gouvernementales.

NATURE DU TRAVAIL
Sous la responsabilité de la directrice adjointe, le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs et de contrôle préalables au paiement des fournisseurs du Collège.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Vérifie la conformité des factures électroniques et papiers et s’assure de les faire approuver ;
• Corrobore les éléments des factures avec les bons de commande et les bons de réception ;
• Enregistre les factures à payer en utilisant un logiciel comptable (Clara Finances) et concilie les états de comptes des fournisseurs au système ;
• Enregistre les factures du fonds d’immobilisation en tenant compte des items, des projets et des apparentés, le cas échéant ;
• S’assure que le Collège bénéficie des escomptes offerts par les fournisseurs, le cas échéant ;
• Agit à titre d’agent de liaison entre les différents services du Cégep en vue d’élaborer et proposer des pistes de solutions aux problématiques relatives aux comptes à payer ;
• Contribue à l’élaboration de procédures relatives au contrôle des dépenses et veille à leur application, notamment celle sur le remboursement des frais de déplacement du Collège ;
• Offre un soutien aux autres départements et services du Collège quant aux procédures relatives aux comptes à payer ;
• Identifie et veille à la déclaration distincte au système des dépenses relatives aux honoraires et aux contrats de services, nécessaires à la reddition de compte exigée en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics ;
• Vérifie les réquisitions de paiement, s’assure de leur approbation et enregistre les transactions ;
• Répond aux fournisseurs au niveau des factures reçues et des paiements émis, et, à l’occasion, peut transiger avec des fournisseurs anglophones ;
• Effectue différentes requêtes à partir du module des comptes à payer ;
• Effectue l’appariement des paiements avec les pièces justificatives et assure le classement des différents documents ;
• Cueille le courrier, l’estampille et le distribue dans le service ;
• Peut être appelé à répondre aux questions concernant le stationnement au besoin ;
• Utilise les logiciels de la Suite Office (Excel, Outlook, etc.) ;
• Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et détenir (1) année d’expérience pertinente, notamment le paiement de fournisseurs.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

• Excellent sens de l’organisation et de la gestion de temps;
• Rigueur et précision;
• Microsoft : Word de base et Excel de niveau intermédiaire.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Possibilité de télétravail en formule hybride;
• Environnement de travail stimulant et possibilités d’avancement;
• Nombre avantageux de jours de vacances;
• Des pratiques basées sur le bien-être (activités sociales, sportives, programme d'aide aux employés).

Tests requis : Le Collège se réserve le droit de faire passer aux candidates et candidats un test de français écrit et de connaissances des logiciels de la suite office de Microsoft (Word et Excel) Statut de l'emploi : Régulier temps complet Durée de l'emploi prévue : Lieu de travail : Cégep du Vieux Montréal, 255, rue Ontario Est, Montréal, H2X 1X6 Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 Date début de l'affichage : 2025-10-09 Date et heure de fin de l'affichage externe : 2025-10-23 17:00 Échelle salariale : de 24,99 $ à 27,95 $ Nom du titulaire : Nom du prédécesseur : Katherine Aubin Remarques : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue