Archivist

Annual Salary: $81,119.46 - $98,707.18
Employment Status: Indeterminate Full-time position

Language Requirement: Bilingual (CBC) (definition)
Schedule: 37.50 hours per week (Monday to Friday)
Work Environment: Hybrid (4 days on-site and 1 day off-site per week)
Competition Closing Date: October 23, 2025

SUMMARY OF DUTIES

Central to Ingenium’s mandate, the Archivist is responsible for the development and management of Ingenium’s archival collections within the national collection. The position includes a wide range of archival activities including those related to collections development, description, storage, access, dissemination, preservation, and research. It also involves serving as the ambassador for the archival program and its collections in a variety of contexts. The position reports to the Director, Knowledge and Information Management and supervises staff, volunteers, fellows, and students working as part of the archives team.

EDUCATION

Master’s degree from a recognized university with a specialization in archival studies (preferred) or a specialization in information science, library science, information management (e.g. Master of Archival Studies, Master of Information, Master of Information Studies, Master of Library and Information Science, etc.)

EXPERIENCE

• Experience managing archival program including activities related to collection development, arrangement, digitization, access, reference, reproduction, preservation, and research
• Experience with describing archival collections (specifically preparing and publishing authority records, descriptive records, and item-level descriptions that respect professional standards of archival description)
• Experience with planning and project management in an archives or similar environment
• Experience disseminating information about archives in a variety of formats (for example articles, presentations, reports, social media posts, etc.) to a variety of audiences
• Experience managing staff, volunteers, students, and research fellows

KNOWLEDGE

• Knowledge of descriptive standards including the Rules for Archival Description and the Canadian Archival Accession Information Standard as well as national and international trends in descriptive practices.
• Knowledge of theories and principles of archival science (e.g. respect des fonds [provenance, original order])
• Knowledge of the networks of archival institutions in Canada (to improve research and reference activities as well as avoid competitive or duplicative acquisitions that result in fractured archival record)
• Knowledge of trends in historiography and historical research (in order to provide guidance during research activities)
• Knowledge of metadata standards, schemas, controlled vocabularies, and ontologies to ensure interoperability and continuity in cataloguing and digital preservation (e.g. Canadian Subject Headings, Dublin Core, Preservation Metadata Implementation Strategies [PREMIS], Metadata Encoding and Transmission Standard [METS], Metadata object Description Schema [MODS], Encoded Archival Description [EAD] XML schema, etc.)
• Knowledge of systems used for archival descriptions, cataloguing, storing, and providing access (e.g. Archeion)
• Knowledge of conservation and preservation practices in an archives or similar setting (e.g. library, museum, etc.)
• Knowledge of systems used for library and artifact cataloguing (e.g. eMU, online public access catalogues [OPACs])
• Knowledge and understanding of judicial context of archives in Canada (including the application of legislation related to archives such as copyright, privacy, etc.)
• Knowledge of ethics related to archival science (e.g. privacy, etc.)
• Knowledge of trends and broader initiatives related to archives
• Knowledge of Government of Canada’s heritage mandate as well as organizational strategies, policy instruments, and procedures

COMPETENCIES

• Ability to prioritize workloads, apply time management skills, and meet deadlines.
• Ability to demonstrate interpersonal skills, professionalism, and tact while working with internal and external clients including staff at all levels of the organization, subject matter experts, stakeholders, and members of the public.
• Ability to exercise sound judgement.
• Ability to apply attention to detail.
• Ability to plan, coordinate, execute, and report on programs and projects.
• Ability to communicate clearly both verbally and in writing.
• Ability to manage people.

Security Requirements: Enhanced reliability

Work location: 1865 St. Laurent Blvd. Ottawa ON and 11 Aviation Pkwy Ottawa ON

Union Affiliation: Public Service Alliance of Canada

We wish to thank all applicants for their interest and effort in applying for this position. Only candidates selected for interviews will be contacted.

Ingenium champions the values of diversity and inclusion. We encourage everyone interested in working with us to apply, including people with disabilities, Indigenous, Black and racialized individuals, as well as people from all ethnicities, cultures, sexual orientations, gender identities and gender expressions. Candidates are encouraged to self-identify as members of one or more designated employment equity groups. This is asked in a pre-screening question during the application process.

Ingenium provides accommodations to applicants during all parts of the hiring process, upon request. If contacted to proceed to the selection process, please advise us if you require any accommodation.

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ARCHIVISTE

Salaire annuel : 81 119,46 $ - 98 707,18 $
Statuts d’emploi: Poste à durée indéterminée à temps plein

Exigences linguistiques : bilingue (CBC) (définition)
Horaire : 37,50 heures par semaine (du lundi au vendredi)

Environnement de travail : hybride (4 jours sur site et 1 jour hors site par semaine)
Date limite du concours : le 23 octobre, 2025

SOMMAIRE DES FONCTIONS

Au cœur du mandat d'Ingenium, l'archiviste est responsable du développement et de la gestion des collections d'archives d'Ingenium au sein de la collection nationale. Le poste comprend un large éventail d'activités archivistiques, notamment celles liées au développement, à la description, au stockage, à l'accès, à la diffusion, à la préservation et à la recherche des collections. Il implique également de jouer le rôle d'ambassadeur du programme d'archivage et de ses collections dans divers contextes.Le titulaire du poste relève du directeur de la gestion des connaissances et de l'information et supervise le personnel, les bénévoles, les boursiers et les étudiants qui travaillent au sein de l'équipe des archives.

ÉDUCATION

Maîtrise d'une université reconnue avec une spécialisation en archivistique (de préférence) ou une spécialisation en sciences de l'information, en bibliothéconomie, en gestion de l'information (par exemple, maîtrise en archivistique, maîtrise en information, maîtrise en sciences de l'information, maîtrise en bibliothéconomie et sciences de l'information, etc.).

EXPÉRIENCE

• Expérience dans la gestion d'un programme d'archivage, y compris les activités liées au développement, à l'organisation, à la numérisation, à l'accès, à la consultation, à la reproduction, à la préservation et à la recherche de collections
• Expérience dans la description de collections d'archives (en particulier la préparation et la publication de notices d'autorité, de notices descriptives et de descriptions au niveau des documents respectant les normes professionnelles de description archivistique)
• Expérience en matière de planification et de gestion de projets dans un environnement d'archives ou similaire
• Expérience dans la diffusion d'informations sur les archives sous divers formats (par exemple, articles, présentations, rapports, publications sur les réseaux sociaux, etc.) à divers publics
• Expérience dans la gestion du personnel, des bénévoles, des étudiants et des chercheurs.

CONNAISSANCES

• Connaissance des normes descriptives, notamment les Règles pour la description archivistique et la Norme canadienne d'information sur les acquisitions archivistiques, ainsi que des tendances nationales et internationales en matière de pratiques descriptives.
• Connaissance des théories et des principes de l'archivistique (p. ex. le respect des fonds [provenance, ordre original]).
• Connaissance des réseaux d'institutions d'archivage au Canada (afin d'améliorer les activités de recherche et de référence et d'éviter les acquisitions concurrentielles ou redondantes qui entraînent une fragmentation des documents d'archives).
• Connaissance des tendances en matière d'historiographie et de recherche historique (afin de fournir des conseils pendant les activités de recherche)
• Connaissance des normes relatives aux métadonnées, des schémas, des vocabulaires contrôlés et des ontologies afin d'assurer l'interopérabilité et la continuité dans le catalogage et la préservation numérique (p. ex. vedettes-matières canadiennes, Dublin Core, stratégies de mise en œuvre des métadonnées de préservation [PREMIS], norme d'encodage et de transmission des métadonnées [METS], schéma de description des objets métadonnées [MODS], schéma XML de description archivistique encodée [EAD], etc.)
• Connaissance des systèmes utilisés pour la description, le catalogage, le stockage et l'accès aux archives (par exemple, Archeion)
• Connaissance des pratiques de conservation et de préservation dans un centre d'archives ou un milieu similaire (p. ex. bibliothèque, musée, etc.)
• Connaissance des systèmes utilisés pour le catalogage des bibliothèques et des artefacts (p. ex. eMU, catalogues en ligne accessibles au public [OPAC])
• Connaissance et compréhension du contexte judiciaire des archives au Canada (y compris l'application de la législation relative aux archives, comme le droit d'auteur, la protection de la vie privée, etc.)
• Connaissance de l'éthique liée à l'archivistique (p. ex. confidentialité, etc.)
• Connaissance des tendances et des initiatives générales liées aux archives
• Connaissance du mandat du gouvernement du Canada en matière de patrimoine ainsi que des stratégies organisationnelles, des instruments politiques et des procédures

COMPÉTENCES

• Capacité à hiérarchiser les tâches, à gérer son temps et à respecter les délais.
• Capacité à faire preuve de compétences interpersonnelles, de professionnalisme et de tact dans le cadre de collaborations avec des clients internes et externes, notamment des collaborateurs à tous les niveaux de l'organisation, des experts en la matière, des parties prenantes et des membres du public.
• Capacité à faire preuve de bon sens.
• Capacité à prêter attention aux détails.
• Capacité à planifier, coordonner, exécuter et rendre compte de programmes et de projets.
• Capacité à communiquer clairement à l'oral comme à l'écrit.
• Capacité à gérer des équipes.

Exigence de sécurité: Fiabilité approfondie

Lieu de travail: 1865 Blvd St. Laurent, Ottawa ON et 11 Aviation Pkwy Ottawa ON

Affiliation syndicale : Alliance de la fonction publique du Canada

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

Ingenium promeut les principes de la diversité et de l’inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.

Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi dans les questions d’auto-identification.

Ingenium offre à l’appliquant, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.

Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $81,119.46-$98,707.18 per year

Benefits:

• Dental care
• Extended health care
• On-site parking
• Paid time off

Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON