Accounts Administrator / Administrative Support

Date: 14 hours ago

City: Gatineau, QC

Contract type: Full time

Job Details

Description

Rôle et responsabilités / Fonctions essentielles

Assurer une facturation et des relevés précis et transmis en temps opportun aux clients et partenaires financiers.
S’assurer que tous les rapports périodiques pour les comptes majeurs et les clients spécifiques sont exacts et à jour.
Enregistrer et concilier les paiements entrants sur les comptes clients.
Enquêter et résoudre les écarts de paiement ou les demandes des clients, en collaborant avec d'autres membres du personnel et d'autres services pour contacter les clients, si nécessaire.
Surveiller les détails des comptes clients pour détecter les impayés et les retards de paiement.
Préparer les relevés de créance échues.
Effectuer les suivis de facturation, de recouvrement telles que la préparation des relevés clients et les appels de suivi clients.
S’assurer que tous les registres d’expédition, de facturation et de recouvrement sont correctement stockés et récupérables aux fins de vérification.
S’assurer que les données des clients sont exactes et complètes.
Préparer la conciliation des comptes complexes, en veillant à ce que les factures et les paiements soient correctement enregistrés et que tout balance.
Travailler avec les partenaires internes et externes pour assurer la résolution efficace des problèmes.
Créer la documentation relative aux processus et procédures, participer à la formation du personnel et effectuer d’autres tâches administratives ou de projet au besoin.

Compétences / Aptitudes / Autres

Minimum de deux ans d’expérience en comptabilité fournisseurs, en comptes clients ou en administration comptable.
Bilinguisme écrit et parlé (français / anglais) requis.
Études postsecondaires en finance, en comptabilité ou en administration des affaires, un atout.
Excellente maîtrise des logiciels Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, etc.) requise.
Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
Personne proactive capable de travailler de manière autonome, mais aussi en collaboration au sein d'une équipe.
Grand souci du détail, excellentes compétences organisationnelles et capacité à traiter un volume important de transactions quotidiennes dans un environnement dynamique.

Role And Responsibilities / Essential Functions

Ensure timely, accurate invoicing and statement for our clients and funding partners.
Ensure all periodic reports for major accounts and specific clients are completed.
Record and reconcile incoming payment on client accounts.
Investigate and resolve payment discrepancies or customer queries, collaborating with other staff and departments to contact customers, as needed.
Monitor customer account details for non-payments, delayed payments.
Prepare Accounts Receivable aging statements.
Carry out billing, collection, and reporting activities such as customer statements and customer follow up calls.
Ensure all shipping, invoicing, billing and collections records are adequately stored and retrievable for audit purposes.
Ensure customer data is accurate and complete.
Prepare complex account reconciliations, ensuring invoices and payments accurately recorded and matched.
Work with internal and external stakeholders to ensure successful resolution of issues.
Create process and procedural documentation, training of staff and other projects or administrative duties as may be required.

Competencies / Skills / Other

Minimum of 2 years’ experience in Accounts Payable, Receivables, or accounting administration.
Written and spoken bilingual (French / English) required.
Post-secondary education in Finance, Accounting and Business an asset.
Advanced skills with Microsoft Office products (Excel, Word, Outlook, etc.) required.
Excellent verbal and written communication skills.
Self-starter comfortable with working independently but also collaboratively as part of a team.
Strong attention to detail, excellent organizational skills and ability to work with large volume of daily transactions and in a fast-paced environment.

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