Coordonnateur.trice service client at GROUPE DEVIMCO

PermisLe Groupe Devimco, c’est près de 400 personnes passionnées qui contribuent pleinement à faire valoir notre économie québécoise, c’est la plus haute tour jamais construite sur l’île de Montréal, c’est le gagnant de prix architecturaux reconnus à travers le monde, c’est une entreprise qui s’implique auprès des communautés, et plus encore!

Raison D’être Du Poste

Relevant du Directeur.trice, Gestion Immobilière et service clients, le.la coordonnateur.trice, Services clients assure un support sur tous les dossiers relatifs à la gestion de l’arrivée de nouveaux locataires bureaux/commercial ainsi que sur certains projets du département. Il.elle apporte également son soutien dans le traitement des demandes quotidiennes des locataires et au niveau des opérations de l’immeuble.

Plus Précisément, Tu Seras Amené.e à

LIEN LOCATAIRES

• Organiser des rencontres périodiques avec des locataires pour sa gestionnaire;
• Obtenir la documentation/rapports de la part des locataires commerciaux conformément à leurs baux;
• Faire le suivi des documents de fins de projets auprès des locataires pour permettre le paiement de l’allocation d’aménagement;
• Lors de départ de locataire, faire le lien avec le locataire pour la planification de son départ et s’occuper s’assurer de prendre en charge toutes les étapes;
• Prendre en charge les demandes de location temporaire et d’entreposage pour un événement dans les espaces communs ou espaces vacants;
• Effectuer des inspections d’entretien ménager des espaces locataires bureaux – suivant l’ouverture du locataire et en cours de bail à l’aide d’une grille d’items à vérifier;
• Faire le lien avec les locataires pour la location de la Terrasse Devimco;
• Collaborer à l’organisation d’événements spéciaux (marketing).
  
  

ADMINISTRATIF/COMPTABILITÉ

• Préparer des réquisitions pour des demandes de préparations de documents légaux;
• Planifier les rencontres (gestion d’agenda) et effectuer le compte de dépenses pour son gestionnaire;
• Comptes à recevoir;
• Responsable de maintenir à jour le tableau de refacturation et faire la demande de préparation de facture au comptable de propriété une fois que les travaux sont complétés;
• Préparer des bons de commande sur la plate-forme Sensaas sur demande pour les allocations de travaux d’aménagement de locataires et pour des fournisseurs;
• Préparer les lettres de réponse aux dénonciations de sous-traitants d’entrepreneurs;
• Effectuer les suivis du paiement des factures (approbation dans Sensaas) à toutes les semaines;
• Effectuer les démarches pour le paiement des retenues des entrepreneurs généraux;
• S’assurer avec la comptabilité que les locataires soient facturés pour leur consommation d’électricité et de gaz selon le projet;
• S’assurer que le locataire reçoive son avis de loyer (nouveau locataire);
• Transmettre les avis de loyer annuels et 13e factures aux locataires et s’assurer de répondre aux questions des locataires sur la facturation;
• S’assurer que les espaces vacants soient propres et sans matériaux en effectuant des visites mensuelles;
• S’assurer que toutes les clés soient fonctionnelles dans les trousseaux location et gestion pour les espaces vacants à tous les mois;
• Préparer et installer de l’affichage ponctuel et permanent pour les immeubles;
• Suivant le mesurage d’un local, s’assurer que le nouvel avis de loyer soit envoyé au locataire ainsi que la facture d’ajustement rétroactive (faire le lien avec la comptabilité);
• Programmer les cartes d’accès pour les locataires/fournisseurs des immeubles en l’absence de l’autre coordonnateur;
• Participer à la mise en place d’un nouveau CRM pour les demandes de services de locataires;
• Toutes autres tâches connexes
  
  

Formation Et Expérience

• AEC en administration ou secrétariat ou domaine connexe;
• Minimum 3 ans d'expérience dans un poste similaire;
• Expérience en gestion immobilière préférable;
• Axé service à la clientèle;
• Expérience dans la gestion des plaintes;
• Personne polyvalente (capable de gérer plusieurs dossiers en même temps et aussi en mesure de mettre de côté des dossiers pour traiter les urgences);
• Débrouillard et organisé;
• Bilinguisme fonctionnel;
• Posséder une voiture;
• Connaissance comptable pour effectuer des suivis de facturation avec les fournisseurs de services et préparer des bons de commande;
• Capacité à faire des suivis rigoureux auprès des locataires.
  
  

En plus d’un environnement de travail stimulant, nous offrons:

• Un compte mieux-être mis en place pour que tu puisses investir dans ta santé ou tes passions et intérêts; 
• Un programme d’assurances collectives compétitif payé à 100% par l’employeur comprenant le service de télémédecine!
• Un REER collectif et RPBD pour investir dans ton futur;  
• Un généreux programme de congés annuels, incluant une fermeture rémunérée des bureaux lors de la période des Fêtes de Noël; 
• Un horaire d’été qui te permet de profiter d’une demi-journée de plus par semaine du beau temps; 
• 5 longs weekends ajoutés annuellement au calendrier de l’entreprise;
• Matériel informatique complet fourni dès le premier jour pour que tu sois bien outillé pour attaquer ton nouveau défi; 
• Et bien plus encore!
  
  

Le défi te parle? Tu aimerais faire partie d’une entreprise dynamique où les journées sont bien remplies, mais ne se ressemblent pas? Pour nous faire parvenir ta candidature, postule sans tarder sur cet affichage.

• Le.la candidat sera amené.e à être en contact avec une clientèle unilingue anglophone