Cheffe, chef de section - gestion administrative - Service des immeubles at Direction Philanthropie et Relations avec la communauté diplômée
Date: 4 hours ago
City: Montreal, QC
Contract type: Contractor
Sous la responsabilité du directeur du Service des immeubles, la personne recherchée dirige une équipe qui veille à une saine gestion des activités administratives, budgétaire et de planification des opérations. Elle veille à l’optimisation des différents processus administratifs du service. Elle coordonne l’ensemble des activités budgétaires et contractuelles du service. Elle assure la planification et la coordination des opérations, ayant un impact sur l’ensemble de Polytechnique.
Principales responsabilités
Gestion des opérations
Établit les objectifs de son secteur, de ses employés « cadre et professionnel »; crée de nouvelles normes et procédures et veille à l’application des politiques, règles, pratiques et normes concernant l’administration.
Gestion des ressources humaines
Planifie, organise et supervise le personnel sous sa responsabilité. Contribue à mobiliser le personnel sous sa responsabilité, à maintenir un climat de travail sécuritaire et sain. Participe à la planification de la main-d’œuvre pour s’assurer du bon fonctionnement des activités administratives en fonction de l’évolution des processus. Soumets ses recommandations au directeur. Selon les postes à combler, effectue, en tout ou en partie les activités suivantes du processus de dotation : sélection, accueil, intégration, formation et encadrement. Vois à l’application des conventions collectives ou autres ententes du personnel sous sa responsabilité. De façon variable et en fonction des choix organisationnels retenus, peut coordonner ou participer à la gestion de la santé et sécurité au travail.
Gestion des ressources financières
Réalise la gestion budgétaire du service en conformité avec les politiques en vigueur (gouvernementales, organismes subventionnaires, etc.) dont celles de Polytechnique. Selon les orientations budgétaires du service, vois à la préparation du budget, incluant les dépenses de fonctionnement et d’investissement relevant de sa compétence. Analyse l’évolution budgétaire des différents fonds pour informer et conseiller son directeur. Administre les transactions financières, autorise les achats selon les disponibilités budgétaires et en conformité avec les politiques en vigueur.
Planification et gestion administrative
Agis à titre d’agent de changement dans la stratégie de l’amélioration des pratiques et des processus administratifs du sein du SDI. Établit les objectifs de son secteur, de son personnel et voit à la création de nouvelles règles et normes, etc : Gère l’élaboration, l’application et la mise en oeuvre des processus liés aux opérations administratives du service dont le service à la clientèle, le stationnement, la paie et la planification et la coordination des opérations. Opérationnalise tous changements auprès de son équipe de travail, documente et tient à jour les procédures et les outils de travail.
Gestion des baux
Tiens le registre des emplacements et des baux, négocie les baux sous la juridiction du SDI, incluant la recherche de locaux, les aménagements, les services aux locataires, et s'assure du respect des dispositions prévues (durée, échéance, coûts et autres frais). Il est responsable de la vérification et de la validité des ajustements réclamés selon les clauses des baux respectifs.
Gestion des contrats d'assurance
Participe au processus de renouvellement des appels d'offres. Elle est responsable de l'obtention de tous les certificats de conformité pour le bâtiment exigé par les assurances ou par la législation (p. ex. : gicleurs, appareils sous pression, équipements pétroliers, etc.). Collabore à la mise en œuvre de nouveaux plans de protection d'assurances pour les étudiantes et étudiants étrangers et siège au sein du groupe de travail du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI).
Rôle-conseil et de soutien
Collabore avec le directeur afin de l’appuyer et de le conseiller dans divers dossiers relevant de ses fonctions (par exemple, les opérations administratives, les ressources humaines, les ressources financières ou matérielles). Assiste et guide les membres du service et les conseille en diverses matières relatives à ces fonctions. Participe à divers comités en fonction de l’organisation du travail retenue ou de la sollicitation institutionnelle.
Exigences
Scolarité
Classe 5 (de 87 597 $ à 148 319$).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
L’Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes en situation de handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : mardi 2 décembre 2025, à 17 h.
IMPORTANT! Pour consulter la LISTE COMPLÈTE DES OFFRES DISPONIBLES à Polytechnique Montréal, consultez cette page.
Vous êtes déjà employé de Polytechnique?
IMPORTANT! Vous DEVEZ vous connecter avec votre pMatricule pour postuler.
Principales responsabilités
Gestion des opérations
Établit les objectifs de son secteur, de ses employés « cadre et professionnel »; crée de nouvelles normes et procédures et veille à l’application des politiques, règles, pratiques et normes concernant l’administration.
Gestion des ressources humaines
Planifie, organise et supervise le personnel sous sa responsabilité. Contribue à mobiliser le personnel sous sa responsabilité, à maintenir un climat de travail sécuritaire et sain. Participe à la planification de la main-d’œuvre pour s’assurer du bon fonctionnement des activités administratives en fonction de l’évolution des processus. Soumets ses recommandations au directeur. Selon les postes à combler, effectue, en tout ou en partie les activités suivantes du processus de dotation : sélection, accueil, intégration, formation et encadrement. Vois à l’application des conventions collectives ou autres ententes du personnel sous sa responsabilité. De façon variable et en fonction des choix organisationnels retenus, peut coordonner ou participer à la gestion de la santé et sécurité au travail.
Gestion des ressources financières
Réalise la gestion budgétaire du service en conformité avec les politiques en vigueur (gouvernementales, organismes subventionnaires, etc.) dont celles de Polytechnique. Selon les orientations budgétaires du service, vois à la préparation du budget, incluant les dépenses de fonctionnement et d’investissement relevant de sa compétence. Analyse l’évolution budgétaire des différents fonds pour informer et conseiller son directeur. Administre les transactions financières, autorise les achats selon les disponibilités budgétaires et en conformité avec les politiques en vigueur.
Planification et gestion administrative
Agis à titre d’agent de changement dans la stratégie de l’amélioration des pratiques et des processus administratifs du sein du SDI. Établit les objectifs de son secteur, de son personnel et voit à la création de nouvelles règles et normes, etc : Gère l’élaboration, l’application et la mise en oeuvre des processus liés aux opérations administratives du service dont le service à la clientèle, le stationnement, la paie et la planification et la coordination des opérations. Opérationnalise tous changements auprès de son équipe de travail, documente et tient à jour les procédures et les outils de travail.
Gestion des baux
Tiens le registre des emplacements et des baux, négocie les baux sous la juridiction du SDI, incluant la recherche de locaux, les aménagements, les services aux locataires, et s'assure du respect des dispositions prévues (durée, échéance, coûts et autres frais). Il est responsable de la vérification et de la validité des ajustements réclamés selon les clauses des baux respectifs.
Gestion des contrats d'assurance
Participe au processus de renouvellement des appels d'offres. Elle est responsable de l'obtention de tous les certificats de conformité pour le bâtiment exigé par les assurances ou par la législation (p. ex. : gicleurs, appareils sous pression, équipements pétroliers, etc.). Collabore à la mise en œuvre de nouveaux plans de protection d'assurances pour les étudiantes et étudiants étrangers et siège au sein du groupe de travail du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI).
Rôle-conseil et de soutien
Collabore avec le directeur afin de l’appuyer et de le conseiller dans divers dossiers relevant de ses fonctions (par exemple, les opérations administratives, les ressources humaines, les ressources financières ou matérielles). Assiste et guide les membres du service et les conseille en diverses matières relatives à ces fonctions. Participe à divers comités en fonction de l’organisation du travail retenue ou de la sollicitation institutionnelle.
Exigences
Scolarité
- Baccalauréat en administration des affaires ou dans toute autre discipline jugée pertinente.
- Minimum de cinq (5) années d'expérience pertinente dans le domaine de la gestion des immeubles (gestion financière, soutien opérationnel, négociation de contrats, optimisation des processus de travail).
- Minimum de cinq (5) année d'expérience reconnue en gestion des ressources humaines.
Classe 5 (de 87 597 $ à 148 319$).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
- Emploi régulier.
- Temps complet - 5 jours/semaine.
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
L’Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes en situation de handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : mardi 2 décembre 2025, à 17 h.
IMPORTANT! Pour consulter la LISTE COMPLÈTE DES OFFRES DISPONIBLES à Polytechnique Montréal, consultez cette page.
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