Adjoint(e) de projets at Groupe Malo

En collaboration avec le Directeur de projets, l’Adjoint(e) de projets participe à toutes les étapes de réalisations d’un projet de construction et fait partie de l’équipe interne de projet.

Il/elle travaille et collabore avec tous les partenaires du projet, notamment : les sous-traitants, les professionnels (architecte et ingénieurs) et le client.

Il/elle s’assure que l’ensemble des processus administratifs établis par l’entreprise sont suivis par l’équipe de gestion.

Description des tâches
Reçoit les courriels pour en faire le suivi et le classement par projets ;
Prépare et complète les différents documents requis à l’ouverture d’un projet ;
Prépare et tient à jour les différentes plateformes web de partage d’information ;
S’assure de la conformité légale des différents collaborateurs (fournisseurs et sous-traitants) avant l’émission d’un bon d’achat ou d’un contrat ;
Prépare les contrats et bons d’achat et s’assure d’en faire le suivi ;
Complète les documents reliés aux projets de construction ;
Fait le suivi des dessins d’ateliers, QRT, directives et BMI ;
Fait les demandes d’attestation CNESST et CCQ et en assure le suivi ;
Prépare, avec la collaboration des sous-traitants et de l’équipe projet, les manuels de fin de travaux ;
Tient des systèmes de classement pour des dossiers d’information ;
Procède à la préparation et à l’archivage informatique et papier des projets ;
Toute autre tâche demandée par la direction et se rapportant à ce poste.
Compétences recherchées
DEC en technique de bureau ;
2 ans d’expérience dans un poste similaire ;
Excellent français écrit et parlé ;
Bonne maîtrise de Microsoft Office 365 (Excell, Word, Outlook, MS Project) ;
Connaissance du domaine de la construction ; (atout)
Être bilingue français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ; (atout)
Discrétion, disponibilité, flexibilité, sens de l’organisation, qualité du travail bien fait, efficacité et travail d’équipe.