Coordonnatrice ou coordonnateur de la gouvernance - Entités affiliées at Concordia University

Numéro de poste: 50020998 /
Département: Trésorerie et placements
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)

Salaire: $79 685,00 - $95 162,00 par année

Date limite de candidature: le 22 décembre 2025

Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.

Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.

En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.

REMARQUE : Poste contractuel pour la durée de quatre ans.

NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de la trésorière ou du trésorier et chef du placement, en étroite collaboration avec l’administratrice principale ou l’administrateur principal du portefeuille des avantages sociaux, et apporte son soutien à la directrice ou au directeur des placements, assurer l’exécution efficace et réussie des procédures et des modes opératoires sur le plan fiduciaire afin de soutenir l’administration du Fonds intergénérationnel de l’Université Concordia, du régime de retraite du personnel de l’Université Concordia ainsi que du Programme de gestion de portefeuilles Kenneth-Woods (KWPMP). Agir comme personne-ressource principale pour tout ce qui concerne l’administration générale du soutien à la gouvernance auprès des conseils, des sous-comités, des groupes de travail, des projets en cours ainsi que des systèmes et des procédures liés aux entités affiliées du Cabinet de la trésorière ou du trésorier et chef du placement, dans le respect des statuts, chartes et politiques internes en matière de gouvernance et, s’il y a lieu, en conformité avec les lois et règlements, tant fédéraux que provinciaux.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Veiller à l’administration des comités des entités affiliées relevant du cabinet. Assurer la coordination de divers comités et sous-comités, y compris des comités de recrutement et d’évaluation ainsi que des comités de politiques. À ce titre, planifier l’ordre du jour, organiser et coordonner les réunions courantes, tenir à jour les listes des membres, gérer la préparation des ordres du jour, rédiger les procès-verbaux des réunions, donner suite aux résolutions et aux recommandations, rédiger les rapports finaux et assumer toute autre responsabilité en matière de suivi, à la demande de ces comités.
• Assurer la gestion de l’ensemble des initiatives et des projets assignés par la direction en ce qui concerne notamment l’examen et la mise à jour des documents, y compris leur révision; la conception des processus; la création et la mise en œuvre; les suivis; la conservation des documents et l’optimisation des systèmes d’archivage; et la définition des besoins en matière de nettoyage des données. Superviser les processus de travail de chaque projet afin de maintenir une efficacité optimale. Procéder à des analyses et proposer des recommandations à cet égard à la trésorière ou au trésorier et chef du placement ainsi qu’aux responsables des portefeuilles des avantages sociaux et des placements.
• Mettre à jour les processus de gouvernance, y compris le développement de modes opératoires normalisés et d’autres outils de suivi, conjointement avec les entités affiliées du cabinet. Élaborer de nouvelles procédures et pratiques sous la supervision de la trésorière ou du trésorier et chef du placement ainsi que des responsables des portefeuilles des avantages sociaux et des placements.
• Préparer et relire des documents pour les besoins en communication – notes de service, courriels, présentations, etc.
• À l’aide de SharePoint ou d’un autre système infonuagique, tenir à jour l’ensemble des dossiers justificatifs liés aux exigences de reddition de compte. S’assurer que le contenu en ligne présenté par et pour les entités affiliées du cabinet est exact et à jour selon les parties responsables.
• Maintenir un dépôt de fichiers en ligne au moyen de la plateforme actuelle et rechercher des façons d’améliorer les fonctions du système. Gérer les processus visant l’intégration d’un système infonuagique de gestion des connaissances adapté à l’administration des investissements.
• À la demande de la trésorière ou du trésorier et chef du placement ainsi que des responsables des portefeuilles des avantages sociaux et des placements, donner des conseils et effectuer des recherches sur des sujets et des problèmes propres à la gouvernance. Entre autres, créer, compiler et analyser des données et des renseignements de nature délicate et hautement confidentielle (notamment sur le signalement de conflits d’intérêts), afin de constituer des dossiers externes et internes.
• Préparer des rapports sur les dossiers et projets spéciaux pour les membres du personnel subordonné direct de la trésorière ou du trésorier et chef du placement ainsi que des responsables des portefeuilles des avantages sociaux et des placements. À ce titre, recueillir les commentaires de diverses personnes, faire des recherches sur un large éventail de sujets, rassembler, analyser et synthétiser les données et les renseignements (par exemple : coûts, ressources, calendriers, sondages).
• Maintenir une base de données à jour des contacts et en assurer l’intégration dans l’outil de gestion des relations avec la clientèle (CRM). Collaborer avec les membres de l’équipe dans le cadre de projets spéciaux connexes et de recherches de fournisseurs.

QUALIFICATIONS
• Baccalauréat dans un domaine lié aux principales responsabilités et de deux à quatre ans d’expérience pertinente.
• Familiarité avec les structures de gouvernance reposant sur des statuts administratifs, des chartes, des politiques et le code Robert de règles de procédure.
• Très bonne connaissance (niveau 5) de l’anglais parlé et écrit, et bonne connaissance (niveau 4) du français parlé et écrit pour fournir et interpréter des renseignements détaillés et traiter des situations complexes dans les deux langues.
• Excellent sens de la communication et de l’organisation. Capacité éprouvée à faire preuve de tact et de diplomatie auprès de divers intervenants de l’établissement.
• Excellentes capacités de rédaction commerciale et de révision, pour produire des procès-verbaux de grande qualité.
• Capacité à travailler dans les environnements Windows et Office 365; très bonne connaissance (niveau avancé) de Word (formater des documents, fusionner du courrier et créer des macros) et d’Excel (créer des feuilles de calcul et des tableaux, et utiliser des fonctions mathématiques et financières); connaissance intermédiaire de PowerPoint, d’Outlook, d’Adobe Acrobat, de Zoom et des plateformes de signature électronique; connaissance des bases de données en ligne comme SharePoint.
• Excellent sens de la planification; excellentes capacités de révision de procédures, d’élaboration de documents de formation et de planification du flux de travail.
• Capacité à faire preuve de discrétion à l’égard des renseignements confidentiels.
• Capacité à respecter des échéances serrées, y compris à assurer un suivi continu.
• Aptitude à s’adapter à des échéanciers et à des livrables changeants. Approche éprouvée axée sur les solutions.
• Une certaine connaissance des tâches, des cadres et des pratiques en matière de gouvernance et de politiques est un atout.
• Connaissance approfondie de l’industrie québécoise des régimes de retraite, du cadre de gouvernance connexe et des lois applicables est un atout.
• Connaissance des meilleures pratiques et de l’utilisation des technologies les plus récentes en matière d’organisation et de gestion du temps est un atout.

En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.

L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.

IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.

Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à l’aider à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.

Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse [email protected]. Votre demande sera traitée en toute confidentialité.

Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.