Agent ou agente de secrétariat at Université Laval

Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

• Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.

• Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.

• Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.

• Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.

• Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.

• Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.

• Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.

• Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.

• Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

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À titre d'information

Autres logiciels: Explo, PeopleSoft Finances et RH

ULaval monde est l'unité responsable de la mise en œuvre de la stratégie d'internationalisation de l'Université Laval. Créée en 2025, cette nouvelle entité constitue un levier stratégique majeur au service de la communauté universitaire. ULaval monde vise à faire de l'Université Laval une destination universitaire prisée pour son accueil, son réseau de partenariats internationaux et son rayonnement dans la Francophonie et à l'international.

Sous l’autorité du directeur d’ULaval monde, la personne titulaire du poste apportera un soutien administratif essentiel en assumant diverses tâches de secrétariat. Elle veillera à assurer un suivi rigoureux des activités quotidiennes et à contribuer à l’efficacité du fonctionnement de la direction.

Tâches et responsabilités:

• Assurer le soutien administratif et logistique au directeur dans la planification, la coordination et le suivi de ses activités quotidiennes.
• Gérer l’agenda du directeur : planifier les rendez-vous, organiser les réunions et assurer la transmission efficace des informations pertinentes.
• Gérer la boîte de courriel du directeur en assurant le tri, la priorisation et le suivi des messages nécessitant une action ou une réponse.
• Rédiger, réviser, mettre en forme et assurer la mise à jour de divers documents administratifs, lettres, rapports, présentations et comptes rendus.
• Préparer les réunions de direction : convocations, ordres du jour, documents de travail et rédaction des procès-verbaux.
• Effectuer le suivi des décisions et des actions convenues lors des réunions.
• Accueillir les visiteurs et les partenaires internes et externes, fournir les renseignements requis et assurer une image professionnelle du service.
• Maintenir à jour les systèmes de classement (papier et numérique) et assurer la confidentialité des dossiers.
• Collaborer étroitement avec les autres membres de l’équipe pour favoriser une communication fluide et une gestion efficace des priorités.
• Assurer la coordination logistique de déplacements du directeur, rencontres, événements ou missions (réservations, inscriptions, remboursements, etc.).
• Soutenir le directeur dans la gestion budgétaire de ses activités en effectuant les suivis nécessaires relatifs aux achats, remboursements, factures et validations de codes budgétaires.
  

Candidature

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
[email protected]

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Posez votre candidature

Lieu de travail
Vice-rectorat aux affaires internationales et au développement durable
Ulaval monde
Maison Eugène-Roberge
Ville de Québec

Numéro d'offre: 17068

Période d'affichage : Du 25-11-2025 au 07-12-2025

Statut et admissibilité

Contrat temporaire
Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 11
Taux horaire: 28.16$ à 33.54$
Salaire annuel: 51 426.64$ à 61 251.75$

Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

La personne peut, selon l'autorisation et les restrictions du gestionnaire, effectuer du travail à distance.

La personne pourrait être appelée à travailler les soirs et fins de semaine lors d'événements particuliers.

Budget: Fonctionnement

Durée du contrat ou de l'affectation temporaire
Dès que possible au 5 mars 2027

Durée de la période d'essai
2 mois