Coordonnateur de projets - Administrative Technician at Port of Montreal

Description

Sous la supervision du chef, soutien aux projets et aux opérations (GDI), la personne titulaire du poste apporte un soutien administratif aux équipes de projets et aux opérations, veille au respect des règles et processus en gestion de projet et travailles-en étroite collaboration avec les équipes de projets multidisciplinaires, des opérations et de gestionnaires de la vice-présidence Gestion d’actifs et Logistiques portuaires (*GDI, *LP et *SST).

Assurer un soutien administratif aux projets et aux opérations

• Rédiger et préparer divers rapports, des présentations, des procès- verbaux, des comptes-rendus, des notes de service, des ordres du jour et diverses correspondances, en effectuant la révision linguistique ainsi que la mise en page, et coordonner la traduction de divers documents ;
• Traiter et colliger les données (capitalisation de la main-d'œuvre, faits saillants, déclaration d’évènements, prévisions budgétaires, bilans de réalisation, bilans et indicateurs SST, etc.), les KPI, les tableaux de bords, la main-d’œuvre de déneigement, les rubriques dans SharePoint ;
• Soutenir le.la (Planificateur.trice et contrôleur de projets) et les responsables de projets pour effectuer les tâches administratives reliées à la planification et le suivi des projets, afin de structurer l’ordonnancement et d’optimiser le cycle de vie des projets ;
• Rédiger les processus, les procédures et les outils d’aide à la tâche ;
• Tenir à jour les calendriers de vacances et les différentes listes de services ;
• Effectuer et/ou modifier différentes demandes (*DA, *DPI, etc.) et en assurer le suivi ;
• Assurer le suivi des *DUV, *DAT, *BC, des fiches de cadenassage ;
• Imprimer, scanner, classer divers documents, plans et cartographies.
  
  

*DA = Demande d’Achats ; *DPI = Demande de Projets d’Immobilisation ; *DUV = Demande d’Utilisation des Voies ; *DAT = Demande d’Autorisation de Travail ; *BC = Bon de Commande.; GDI = Gestion Des Infrastructures ; LP = Logistique Portuaire ; SST = Santé et Sécurité au Travail

Agir à titre de responsable du suivi des demandes de changements.

• Soutenir les intervenants en chantier pour documenter les demandes de changements requis ;
• Assurer le soutien aux chargés de projets au niveau des justifications des demandes de changements ;
• Assurer le suivi des demandes de changements et s’assurer que tout soit conforme aux standards et processus établis ;
• Maintenir un lien constant avec les finances, l’approvisionnement stratégique et autres pour s’assurer des suivis et du respect des procédures établies.
  
  

Assurer le soutien dans toutes les étapes de réalisation des projets

• Coordonner la collaboration avec les parties prenantes des projets ;
• Soutenir les professionnels dans toutes les étapes de cheminement d’un projet : (assurer le suivi de la check-list de la fiche de projet, ouvrir les dossiers de nouveaux projets, leur attribuer un numéro et les consigner dans les différents supports informatiques des services, s’assurer de la mise à jour du statut du projet dans les supports informatiques, s’assurer de la réception des plans, devis, estimés d’étape, attributs, plans finaux, base de données d’actifs, toute documentation du projet, etc.);
• Assurer le suivi des demandes de paiement, des demandes de fonds, des demandes de propositions et des autorisations à obtenir pour les services ;
• Coordonner le règlement des réclamations en soutien au Planificateur et contrôleur de projets;
• Agir comme point de contact avec l’entrepreneur pour répondre à des questions concernant des problèmes d’ordre administratif ;
• Documenter et classer les dossiers de projets à toutes les étapes : de l’initialisation à la fermeture (plans, devis et estimations d’étape jusqu’à plans finaux, journaux de chantier, mémos, correspondance, photos, vidéos etc.) ;
• Faire le suivi des garanties et assurances et s’assurer avec le département d’approvisionnement stratégique de la conformité avec les documents contractuels ;
• Superviser la cueillette et la création des documents de fin de chantier ;
• Soutenir les professionnels dans la préparation des bilans et post-mortem de projet ;
• Tenir à jour la documentation des activités de chantier ;
• Effectuer des suivis administratifs reliés aux projets (coûts, contingences, paiement de factures, réclamations) ;
• Soutenir le.la Planificateur.trice et contrôleur de projets dans le développement des approches, méthodes et procédés menant à une gestion efficace des projets ;
• Prévenir les réclamations ultérieures par une supervision étroite des conditions générales des contrats et la surveillance de la coordination des documents contractuels.
• Participer à l’amélioration continue des processus de son poste et/ou service, au besoin
• Exécuter toute autre tâche connexe.
• Remplacer l’agent de services et/ou le préposé à l’exploitation ferroviaire au besoin, lors des absences, congés, vacances, etc., de ce.s dernier.e.s.
• Sur rotation, assurer le rôle de préposé à l’exploitation ferroviaire durant les fins de semaine pour les remplacements des absences ponctuelles et les affectations d’urgence s’il y a lieu, des opérateurs de locomotives et des chefs de cour, à l’aide du système informatisé de la gestion des appels (Mérinio).
  
  

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives ou dans une discipline connexe.
• 7 à 10 ans d’expérience pertinente.
• Maîtrise de la suite Office.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l'oral et à l’écrit.
• Être organisé et savoir assurer la gestion de son temps
• Bon jugement
• Sens du travail en équipe
• Connaissance SAP et des systèmes de gestion électronique des documents et de cartographie des processus sont un atout
  
  

Description

Under the supervision of the Head of Project and Operations Support (GDI), the incumbent provides administrative support to project and operations teams, ensures compliance with project management rules and processes, and works closely with multidisciplinary project teams, operations teams, and managers in the Asset Management and Port Logistics Vice-Presidency (*GDI, *LP, and *SST).

Provide administrative support for projects and operations

• Draft and prepare various reports, presentations, minutes, summaries, memos, agendas, and correspondence, reviewing them for language and formatting, and coordinate the translation of various documents;
• Process and collate data (workforce capitalization, highlights, event reports, budget forecasts, achievement reports, OHS reports and indicators, etc.), KPIs, dashboards, snow removal workforce, and SharePoint entries;
• Support the Project Planner and Controller and project managers in performing administrative tasks related to project planning and monitoring in order to structure scheduling and optimize the project life cycle.
• Write processes, procedures, and task support tools.
• Keep vacation schedules and various service lists up to date;
• Create and/or modify various requests (*DA, *DPI, etc.) and follow up on them;
• Follow up on *DUV, *DAT, *BC, and lockout sheets;
• Print, scan, and file various documents, plans, and maps.
  
  

*PO = Purchase Order; *CAP = Capital Asset Project; *ROC = Request for Track Use; *WPA = Work Permit Application; *PO = Purchase Order; IHM = Infrastructure Management; PL = Port Logistics; OHS = Occupational Health and Safety

Act as the person responsible for tracking change requests.

• Support site stakeholders in documenting required change requests;
• Provide support to project managers in justifying change requests;
• Follow up on change requests and ensure that everything complies with established standards and processes;
• Maintain constant contact with finance, strategic procurement, and other departments to ensure follow-up and compliance with established procedures.
  
  

Provide support at all stages of project implementation

• Coordinate collaboration with project stakeholders;
• Support professionals in all stages of a project's progress: (follow up on the project sheet checklist, open new project files, assign them a number and record them in the various IT systems used by the departments, ensure that the project status is updated in the IT systems, ensure that plans, quotes, stage estimates, attributes, final plans, asset database, all project documentation, etc.);
• Follow up on payment requests, funding requests, requests for proposals, and authorizations to be obtained for services;
• Coordinate the settlement of claims in support of the Project Planner and Controller;
• Act as a point of contact with the contractor to answer questions regarding administrative issues;
• Document and file project records at all stages: from initiation to closure (plans, specifications, and stage estimates to final plans, site logs, memos, correspondence, photos, videos, etc.);
• Follow up on warranties and insurance and work with the Strategic Procurement Department to ensure compliance with contractual documents;
• Oversee the collection and creation of end-of-project documents;
• Support professionals in preparing project reviews and post-mortems;
• Keep documentation of project activities up to date;
• Perform administrative follow-ups related to projects (costs, contingencies, invoice payments, claims);
• Support the Project Planner and Controller in developing approaches, methods, and processes that lead to effective project management;
• Prevent future claims by closely supervising the general terms and conditions of contracts and monitoring the coordination of contractual documents.
  
  

Participate in the continuous improvement of processes related to your position and/or department, as needed.

Perform Any Other Related Tasks.

Replace the service agent and/or rail operations attendant as needed during their absences, leave, vacations, etc.

Qualifications

• College diploma (DEC) in administrative techniques or a related field.
• 7 to 10 years of relevant experience.
• Proficiency in Microsoft Office.
• Excellent written and spoken French and English.
• Organized and able to manage time effectively.
• Good judgment.
• Team player.
• Knowledge of SAP and electronic document management and process mapping systems is an asset.