Coordonnateur·trice de bureau at Alto

Chez Alto, nous participons activement à la transformation du Canada de demain grâce à notre projet de train à grande vitesse reliant Québec à Toronto. Avec le soutien du gouvernement du Canada, cette initiative novatrice vise à améliorer la qualité de vie de nos citoyens, à renforcer les liens entre les communautés et à stimuler la croissance économique.

Vous voulez entreprendre un défi stimulant et percutant? Nous sommes à la recherche d’un·e coordonnateur·trice de bureau. Ce rôle est 5 jours semaine, en présentiel, au bureau de Montréal.

Le rôle

Relevant du directeur, Sécurité, votre rôle est de veiller à l’efficacité et à la fluidité des opérations quotidiennes du bureau, en assurant l’accueil des visiteurs, la gestion des espaces de réunions et des espaces communs, tout en soutenant les équipes dans leurs besoins administratifs.

Les responsabilités

• Assurer un accueil chaleureux et professionnel des invités et visiteurs, incluant la gestion de leur arrivée, l’enregistrement, l’orientation dans les locaux et la coordination avec les personnes ou équipes concernées.
• Gérer le contrôle d’accès des visiteurs, veiller à la sécurité et au respect des procédures internes lors de l’accueil.
• Gérer le courrier entrant et sortant, y compris d’accueillir des livreurs et effectuer la distribution des colis.
• Assurer la bonne organisation des salles de réunion (réservation, préparation, disposition des équipements, etc.).
• Veiller à la propreté et à l’ordre général des espaces de travail communs, incluant de s’assurer que la cuisine est propre et que la vaisselle ne traîne pas.
• Assurer la coordination des salles de réunion lors des rencontres exécutives ou de la direction, y compris l’organisation des services de traiteur.
• Participer activement au comité de santé et sécurité au travail, en représentant le bureau et en relayant les préoccupations des employés, en identifiant les risques potentiels, et contribuer à la mise en œuvre des actions correctives
• En support à l’équipe des technologies de l’information :
• Coordonner les réunions d’équipe.
• Lorsque nécessaire, assister le coordonnateur, TI et des installations à la gestion des stocks de fournitures de bureau, de cuisine, à passer des commandes en fonction des besoins, et à coordonner les services de maintenance de bureau (réparations, nettoyages, etc.).
• Aider à l’organisation des activités ou évènements corporatifs et sociaux tout au long de l’année.
  

Les exigences

• Diplôme d’études professionnelles ou collégiales dans le domaine du secrétariat, de la bureautique, de l’administration, ou tout autre domaine connexe;
• Un minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle de réceptionniste, de soutien administration, ou autre rôle similaire ;
• Maîtrise des outils bureautiques, incluant la Suite Microsoft Office ;
• Excellentes compétences en service à la clientèle ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler de manière autonome ;
• Sens de l'organisation et souci du détail ;
• Sens de l’initiative et capacité à faire preuve de discrétion ;
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale en français et en anglais.
  
  

Pourquoi se joindre à Alto?

• Assurances collectives de base payées pour vous et votre famille : soins médicaux, dentaires, vie, invalidité, etc.
• Accès à des comptes de mieux-être et de santé pour soutenir votre style de vie.
• Compte Flex-Alto de 500$ visant à encourager une approche santé et un mode de transport plus durable.
• Un régime de retraite et des options d’épargne (REER et CELI).
• Des vacances selon votre expérience, disponibles dès l’embauche.
• Un programme de rémunération incitative.
• Travail en mode hybride flexible.
• Un environnement de travail qui encourage l’initiative, l’innovation et les solutions avant-gardistes.
• Une occasion unique de façonner l’avenir du transport au Canada.
  
  

Nous travaillons à créer des équipes performantes et diversifiées

Chez Alto, nous croyons à la force des équipes diversifiées. Nous aspirons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable où chaque personne peut se développer et s’épanouir. Alto offre des chances d’emploi égales à tous et toutes et invite les personnes qualifiées, peu importe leur identité, leur origine ou leur situation, à présenter leur candidature.

N’hésitez pas à nous informer si vous avez besoin d’ajustements durant le processus de recrutement. Nous ferons notre possible pour vous offrir une expérience équitable et agréable, tout en gardant confidentielles les mesures d’ajustements.

Notez que nous communiquerons exclusivement avec les personnes dont la candidature sera retenue. Pour en savoir plus sur l’ensemble du projet, consultez Alto - Accueil.