Technicien en contrôle documentaire at Moreau

Le technicien en contrôle documentaire joue un rôle crucial dans la fluidité des opérations en assurant que les documents nécessaires sont disponibles, à jour, et conformes, garantissant ainsi la qualité et la traçabilité des documents d’appels d’offres.

Tâches Principales

Gestion Des Soumissions Et De La Documentation

• Gérer et trier la boîte courriel de soumissions, assurer le suivi rigoureux des appels d'offres en cours et effectuer les suivis requis;
• Centraliser, organiser, classer et codifier les documents techniques, administratifs et réglementaires selon les procédures établies;
• Mettre à jour le registre de soumissions;
• Remplir les documents administratifs nécessaires aux appels d'offres.

Conformité Et Traçabilité

• Vérifier la conformité des documents aux normes et réglementations en vigueur;
• Maintenir les versions à jour et archiver correctement les versions obsolètes;
• Tenir un registre des documents entrants, sortants et révisés, et assurer la traçabilité des modifications.

Diffusion Et Transfert De L'information

• Distribuer les documents aux équipes concernées et veiller à ce que les parties prenantes disposent des dernières versions;
• Organiser le transfert de l'information aux intervenants et gérer leurs accès (internes et externes);
• Chapeauter les plateformes de transfert d'informations externes (SharePoint) et effectuer le partage de documentation avec les partenaires externes.

Archivage

• Gérer l'archivage électronique pour une conservation à long terme, dans le respect des procédures réglementaires garantissant la sécurité et l'intégrité des documents.

Soutien Aux Équipes

• Soutenir les équipes d'estimation en préparant la documentation à présenter au client;
• Fournir un soutien aux équipes techniques et administratives en matière de gestion documentaire;
• Former et sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques.

Amélioration Continue Et Assurance Qualité

• Analyser et optimiser le processus de soumission et proposer des pistes d'amélioration;
• Participer aux audits documentaires internes et externes;
• Collaborer avec les équipes qualité à l'amélioration des systèmes de gestion documentaire.