Adjoint.e administratif.ve at Groupe Optimum Inc.

Emplacements:Montréal

Société:Optimum Gestion de Placements inc.

Adjoint.e administratif.ve

Emplacement: Montréal (4 jrs/semaine en présentiel)

Société: Optimum Gestion de Placements inc.

Nous sommes à la recherche d’un·e Adjoint·e administratif·ve qui sera un élément clé dans le bon déroulement de nos opérations.

Le/la titulaire apportera un soutien administratif au Président et à la Vice-présidente Exécutive et travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe en offrant un support administratif aux activités de ventes et de marketing.

Responsabilités spécifiques

Coordination et production de document

• Réviser, corriger et mettre en page divers documents;
• Préparer les documents pour les réunions internes et externes
• Responsable de la coordination des rencontres corporatives et de la distribution des documents

Volet administratif

• Mettre à jour périodiquement des documents destinés à la clientèle et les distribuer ;
• Effectuer la mise à jour des certains documents pour la conformité;
• Prendre en charge les appels téléphoniques, la préparation et la gestion de courriels;
• Mettre à jour les calendriers et planifier les réunions des différentes équipes;
• Offrir un soutien aux équipes : distribution des correspondances, numérisation et impression de documents, autres tâches administratives;
• Réviser, corriger et mettre en page divers documents et présentations en utilisant les standards du Groupe Optimum;
• Commander les fournitures de bureau et gérer les demandes de maintenance (néons, thermostat, machines à eau, etc.);
• Gérer les stationnements et organiser les lunchs lorsque requis
• Participer au comité social et collaboration aux événements corporatifs et internes (cocktails, activités d’été, party de Noël);
• Élaborer le plan d’intégration et préparer l’espace de travail pour les nouveaux employé.es

Support à l'équipe vente, marketing et projets spéciaux

• Préparer et diffuser les publications web.
• Assister l’équipe dans ses projets et assurer le suivi de certains dossiers;
• Participer à des projets spéciaux selon les besoins.

Qualités et aptitudes

• Excellent sens de l’organisation et bonne gestion de temps et des priorités.
• Excellente capacité à travailler en équipe et à respecter des échéanciers serrés.
• Bonne flexibilité et capacité à relever des défis.
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse.
• Rigueur, efficacité et autonomie.
• Intégrité et respect de la confidentialité.

Expérience / Formation

• DEC en bureautique ou formation connexe;
• Expérience confirmée en support administratif;
• Maîtrise de Teams, Zoom ainsi que de la suite Office : Excel, Word, PowerPoint;
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais (interactions occasionnelles avec nos équipes unilingues anglophone à l’extérieur du Québec).